База знаний

С помощью приложения интеграции QuickBooks вы можете создавать счета-фактуры из представления деталей сделки и без труда отправлять их в ваш аккаунт QuickBooks, не мучаясь с копированием и вставкой данных между двумя инструментами.

Интеграция также может предоставлять обновленные статусы по счетам-фактурам, созданным из Pipedrive, так что вы будете точно знать, когда они оплачены или просрочены, не покидая приложение Pipedrive.

Включение интеграции

Чтобы подключить свою учетную запись QuickBooks, откройте меню учетной записи в правом верхнем углу, перейдите в Инструменты и приложения > Выставление счетов и нажмите “Установить” рядом с QuickBooks.

Вы будете перенаправлены на рынок Pipedrive, где сможете завершить установку и предоставить доступ. Приложение можно удалить в разделе Инструменты и приложения > Приложения рынка.

После подтверждения ваших учетных данных вы вернетесь к настройкам Pipedrive, чтобы настроить предпочтения QuickBooks.

Следующие поля автоматически заполняются в QuickBooks, когда счет-фактура создается в Pipedrive:

• Контакт – Это поле указывает получателя счета. Поскольку счета обычно оплачиваются отделом кредиторской задолженности компании, мы рекомендуем использовать поле Pipedrive Организация – Название. Вы также можете выбирать из других полей организаций, контактов и сделок.
• Адрес – Это поле для физического адреса получателя счета. Поскольку счета обычно оплачиваются отделом кредиторской задолженности компании, мы рекомендуем использовать поле Pipedrive Организация – Адрес. Вы также можете выбирать из других полей организаций, контактов и сделок.
• Email – Это поле является адресом электронной почты получателя счета. Поскольку поле электронной почты в Pipedrive является полем типа “человек”, мы рекомендуем использовать поле Pipedrive Человек – Email. Вы также можете выбирать из других полей организаций, контактов и сделок.
• Идентификационный номер налогоплательщика клиента – Не все счета требуют этой информации, но если вы создали настраиваемое поле в Pipedrive для хранения информации о налоговом номере вашего клиента, мы рекомендуем использовать это поле здесь.
• Срок платежа – Вы можете установить срок платежа. Например, если срок платежа установлен на семь дней после даты выставления счета, счет, созданный 13 марта, будет иметь срок платежа 20 марта.
• Стандартная налоговая ставка – Используйте это поле, чтобы указать стандартную налоговую ставку, применяемую к продуктам в новых счетах. При необходимости вы можете изменить стандартную налоговую ставку для каждого счета.
• Стандартный счет – Вы можете выбрать стандартный доходный счет для новых счетов. При необходимости вы можете изменить стандартный счет для каждого счета.

Настройка доступа пользователей позволяет вам уточнить, можете ли вы или все пользователи получать доступ, выдавать и управлять счетами от имени вашей компании.

Как только вы будете удовлетворены своим выбором, нажмите кнопку “Сохранить”, чтобы сохранить ваши предпочтения интеграции QuickBooks для вашей учетной записи компании Pipedrive.

Использование интеграции

После завершения настройки интеграции перейдите к подробному просмотру любой сделки, чтобы создать свой первый счет-фактуру. Нажмите на вкладку “Счет” и выберите “+ Счет”, чтобы начать.

Хотя большая часть информации автоматически заполняется на основе полей, выбранных вами в настройках ранее, и значений, связанных с конкретной сделкой, убедитесь, что вы включили все недостающие детали.

Вы увидите окно создания счета-фактуры, которое разделено на три секции:

Детали клиента

Эта секция отражает информацию о получателе счета, такую как имя юридического лица, которому выставляется счет, адрес, электронную почту и Идентификационный номер налогоплательщика.

Начните ваш обзор с секции детали клиента. Если для поля “Кому” появляется значок предупреждения, это указывает на то, что контакт не связан с QuickBooks.

Чтобы успешно создать счет-фактуру, нажмите на значок предупреждения и либо создайте новый контакт, либо свяжите счет с существующим клиентом в вашем аккаунте QuickBooks. В любом случае вам нужно будет нажать “Подтвердить”, чтобы завершить связывание.

Вы также заметите, что вы можете обновить информацию о клиенте на стороне провайдера. Когда это включено, адрес, электронная почта и Идентификационный номер налогоплательщика получателя счета будут перенесены в QuickBooks.

Детали счета-фактуры

Эта секция включает информацию о конкретных деталях выставления счета, таких как налог, дата выпуска и сроки оплаты, валюта и номер счета.

В секции детали счета-фактуры вы можете настроить все поля в соответствии с потребностями вашей компании. Обратите внимание, что валюта должна быть заполнена, так как это обязательное поле в QuickBooks.

Элементы счета-фактуры

Эта секция перечисляет товары или услуги, которые составляют суммы по вашему счету.

Хотя товары, связанные с сделкой, автоматически заполняются в секции элементы счета-фактуры, вы также можете добавить больше элементов в свой список. Узнайте больше о том, как добавлять товары к сделкам в этой статье.

После ввода всех деталей нажмите на кнопку “Создать счет-фактуру”, чтобы отправить это в ваш аккаунт QuickBooks.

Просмотр ваших счетов

Ваш новый счет появится на вкладке счета в разделе история вашего просмотра деталей сделки. Счета в Pipedrive будут отражать следующие статусные флаги:

• Открыт
• Оплачен
• Аннулирован
• Просрочен
• Частично оплаченный

Три значка в правом верхнем углу счета позволяют вам делать следующее:

• Скачать PDF – Скачать PDF версию вашего счета, чтобы отправить ее вашим клиентам напрямую
• Отправить по электронной почте – Отправить любые оплаченные или ожидающие счета напрямую вашему клиенту. Счета будут отправлены из QuickBooks.
• Скопировать ссылку – Вы можете сгенерировать публичную ссылку для совместного использования счета. Этот вариант доступен только тогда, когда на вашем счету QuickBooks включены онлайн-платежи, и счет включает адрес электронной почты.

Нажмите “...” для получения дополнительных вариантов:

• Аннулировать – Аннулировать любые неоплаченные или оплаченные счета. Аннулированные счета не могут быть восстановлены.
• Удалить – Удаляет счет как из Pipedrive, так и из QuickBooks
• Отключить от сделки – Удалить счет из сделки
• Открыть в QuickBooks – Нажатие на этот вариант перенаправит вас в ваш аккаунт QuickBooks, где вы можете отредактировать свой счет, отправить его и принять платеж

Боковая панель просмотра деталей

Ваша история счетов будет включена в боковую панель просмотра деталей сделки. Здесь вы можете обновить, чтобы получить новые обновления из QuickBooks, или нажать на “...”, чтобы перейти к настройкам или отключить ваш контакт.

Нажмите на “Просмотреть все счета”, чтобы просмотреть более подробную информацию по всем связанным счетам, отфильтрованным по настраиваемому временному интервалу.

Вы можете просмотреть все счета, связанные с подключенным контактом, и управлять соединением и отключением этих счетов от сделки, которую вы в данный момент просматриваете.