Kunskapsbas

Asana är ett projektledningsverktyg som används för att organisera uppgifter och samarbeta mellan team.

Om du behöver vidarebefordra data från Pipedrive till ett annat team som använder Asana, är denna integration tillgänglig för det ändamålet.

Installera integrationen

För att aktivera integrationen, gå till Asana-sidan i vår Marketplace och klicka på ”Installera nu.”

Om du går direkt till Marketplace och väljer Asana-integrationen, klicka på ”Auktorisera.”

I steg 1 i auktoriseringen, välj det företag där du vill installera integrationen och välj vem som kan använda den: alla användare, endast jag eller specifika användare.

Om du väljer alternativet specifika användare, välj de användare som kommer att använda integrationen och om du vill meddela dem via e-post, klicka sedan på ”Nästa.”

Om du valde alla användare eller endast jag behöver du bara klicka på ”Nästa” för att gå vidare.

I steg 2 kommer du att uppmanas att läsa och bevilja appens behörigheter. Efter att ha granskat dem, klicka på ”Tillåt och installera.”

Om du inte är inloggad, eller om du fortfarande inte har ett Asana-konto, kommer du att uppmanas att logga in eller skapa ett.

Om du redan är inloggad kommer du att uppmanas att ge Pipedrive tillåtelse att få åtkomst till ditt Asana-konto. Klicka på ”Tillåt” så kan du fortsätta med att konfigurera din integration.

Ställa in integrationen

När ditt Asana-konto är anslutet, öppna Pipedrive Kontomeny > Verktyg och appar > Asana för att ställa in integrationen.

Välja utlösande händelse och vilken information som ska överföras

För att skicka data från Pipedrive till Asana behöver du skapa en regel som triggar åtgärden att hämta information från Pipedrive och skicka den till Asana.

Till vänster, under Pipedrive-händelse, väljer du vad som ska utlösa informationsöverföringen.

De tillgängliga utlösarna är:

• Affären är vunnen

• Affären är förlorad

• Affären flyttas (du måste ange till vilken fas)

Kom ihåg att ange pipelinen, eftersom det är obligatoriskt.

Om du valde affären flyttas som utlösare måste du också ange fasen. När du flyttar en affär till den angivna fasen kommer regeln att utlösas.

Efter att du har definierat pipelinen kan du välja vilken data som ska överföras till den nyskapade Asana-uppgiften/projektet. Detaljer du kan överföra är:

• Affärstitel (kan inte stängas av)

• Affärens värde

• Kontaktuppgifter för en person eller organisation

• Fästa anteckningar

• Bilagor

Eftersom en titel krävs för en affär kan du, förutom affärstiteln, stänga av all information som du inte vill överföra till Asana.

Välja vad som ska skapas i Asana

När du ställer in en regel kan du skapa två typer av objekt i Asana: uppgifter och projekt.

Skapa en uppgift i Asana

Om du väljer att skapa en uppgift i Asana måste du gå till rullgardinsmenyerna, välja den arbetsyta eller den organisation som ska ta emot uppgiften, och sedan välja namnet på projektet.

Valfritt kan du också tilldela den till en befintlig Asana-användare

Skapa ett projekt i Asana

Om du vill att regeln ska skapa ett projekt i Asana kommer du att märka att alternativet bilagor under detaljer att överföra automatiskt kommer att vara inaktiverat.

I rullgardinsmenyerna till höger väljer du den arbetsyta eller organisation där du ska skapa ett projekt, och eventuellt teamet.

När du är nöjd med dina val klickar du på ”Spara ändringar.” Därefter kommer varje affär som uppfyller dina regelkriterier att skapa en uppgift eller ett projekt i Asana med den angivna informationen, vilket gör det möjligt för dina team att följa upp dina affärer effektivt.

Automatisera uppgifter med Asana-integrationen

Du kan använda Asana-integrationen för att automatisera fakturerings- eller administrativa uppgifter baserat på din försäljningspipeline. Till exempel, när en affär når ett faktureringssteg kan du skapa en uppgift i Asana för att generera en faktura eller meddela din juridiska avdelning utan manuell överlämning.

För att komma igång, gå till Automations i Pipedrive, öppna fliken Mallar, och välj kategorin Asana för att välja bland fyra färdiga mallar:

• Lägg till uppgifter när affärer flyttas: När en affär flyttas till ett steg, skapa en uppgift eller ett projekt i Asana

  • Kan användas för interna överlämningar som fakturering, onboarding eller implementering

• Överlämna vunna affärer: När en affär markeras som vunnen, skapa en uppgift eller ett projekt i Asana

  • Kan användas för att starta projektarbete så snart en affär är stängd

• Avsluta förlorade affärer: När en affär markeras som förlorad, skapa en uppgift eller ett projekt i Asana

  • Kan användas för att skapa uppföljningsuppgifter eller utlösa återkopplingsloopar

• Värma upp nya leads: När en ny lead läggs till, skapa en uppgift eller ett projekt i Asana.

  • Kan användas för att skicka uppgifter för lead nurturing till marknadsföring eller säljutvecklingsteam

Låt oss gå igenom ett exempel på hur du använder mallen “Add tasks when moving deals” för att automatisera faktureringsrelaterade åtgärder.

Ställ in en faktureringsautomatisering med en mall

Välj Add tasks when moving deals och på den första skärmen definierar du vad som ska hända efter att affären har flyttats till det valda pipeline-steget — i det här fallet “Add a task in Asana” — och klicka på “Use template.”

På den andra skärmen väljer du den specifika pipeline och det steg du använder för fakturering eller avtalsförberedelse. Säg att detta sker i sista steget; därför väljer vi “Negotiations started,” som är det sista steget i vår pipeline.

Under avsnittet “Add a task in Asana” fyller du i uppgiftens namn och beskrivning. De grå fälten fylls automatiskt i baserat på Pipedrive-data. Du kan välja bort information som ditt team inte behöver, så att uppgifterna skapas med precis rätt kontext.

Välj projektet där du ska skapa uppgiften, om du vill lägga till fästa anteckningar i beskrivningen för extra kontext, och klicka slutligen på “Save as draft.”

Nästa skärm visar alla detaljer för din automation, och du kan fortfarande redigera den innan aktivering.

Säg att du föredrar att automationen utlöses när en deal is won. Klicka på pencil icon bredvid det omedelbara villkoret och ändra rullgardinsvalen till Deal status has changed to won och klicka på “Apply conditions.”

När du är redo, växla automationen till active längst upp.

Efter att du aktiverat den kommer varje gång en affär flyttas till det valda steget (eller blir vunnen om du ändrat villkoret) en uppgift automatiskt att skapas i Asana med den information du har konfigurerat.

Utöka dina arbetsflöden

Detta användningsfall för fakturering är bara ett exempel. Du kan använda dessa mallar som utgångspunkt för att effektivisera överlämningar mellan många team:

• Försäljning till implementation: Starta automatiskt onboarding-uppgifter när en affär markeras som vunnen

• Försäljning till support: Skapa uppgifter för uppföljning när en affär markeras som förlorad

• Försäljning till marknadsföring: Lägg till uppgifter för att vårda leads som lagts till manuellt eller via import

Varje mall kan anpassas för att matcha din interna process, vilket ger flexibilitet utan att du behöver börja från början.

För mer om att anpassa automationer, se vår Automations: first steps guide.