Denna artikel har producerats med hjälp av maskinöversättning.
Projects: så planerar du ditt projekt
Planera ditt projekt med en tydlig struktur, tydligt definierade ansvarsområden och en realistisk tidslinje. Med Projects kan du organisera arbetet med hjälp av olika objekttyper, koppla samman uppgifter med beroenden och visualisera allt i Gantt-vyn.
När projektet är konfigurerat kan du omvandla det till en projektmall för att återanvända samma struktur och spara tid i framtida projekt.
Förstå projektrelaterade arbetsobjekt
I ett projekt organiseras arbetet med följande objekttyper:
| Objekt | Vad det används till | Används bäst när | Viktiga egenskaper |
|---|---|---|---|
| Uppgifter | Att göra-punkter eller leveranser | Du behöver följa arbete som ska slutföras | Flexibelt – ingen ägare, inget startdatum eller förfallodatum krävs |
| Deluppgifter | Mindre steg inom en uppgift | En uppgift har flera steg | Skapas inom uppgifter och är alltid kopplade till en överordnad uppgift |
| Milstolpar | Viktiga delmål | Du vill lyfta fram viktiga framstegspunkter | Följ framsteg, inte arbete |
| Aktiviteter | Schemalagda händelser (samtal, möten) | Du behöver planera tidsbaserade interaktioner | Kräver datum, tid och ägare. Kan synkroniseras med din externa kalender. |
Ett enkelt sätt att tänka på det:
- Använd uppgifter och deluppgifter för arbete som behöver göras
- Använd milstolpar för att markera viktiga framstegspunkter
- Använd aktiviteter för tidsbaserade händelser
Vilka detaljer kan du lägga till i varje objekt
Varje objekttyp innehåller olika fält som hjälper dig att planera och följa ditt projekt.
| Objekt | Viktiga detaljer du kan lägga till | Viktiga skillnader |
|---|---|---|
| Uppgifter, deluppgifter och milstolpar | Ämne, flera tilldelade, prioritet, start- och förfallodatum, projekt, fas, grupp, beskrivning | Uppgifter kan innehålla deluppgifter. Deluppgifter skapas inom uppgifter och kan inte innehålla andra deluppgifter. Milstolpar innehåller inte deluppgifter. |
| Aktiviteter | Ämne, aktivitetstyp, datum och tid, prioritet, gäster, plats, videosamtal, anteckningar, länkar till projekt, kontakt och organisation, fas och grupp | Tilldelas till en användare och kan synkroniseras med din externa kalender |
Planera ditt projekt
Du kan planera ditt projekt i projektets detaljvy med både planvyn och Gantt-vyn.
- Planvyn hjälper dig att strukturera och organisera arbetet
- Gantt-vyn hjälper dig att visualisera tidslinjer och beroenden
Lägg till projektets arbetsobjekt
Börja planera genom att lägga till uppgifter, aktiviteter eller milstolpar i projektet. Du kan antingen:
- Lägga till objekt med fullständig information via ”+ Uppgift” eller rullgardinsmenyn bredvid för att välja ”+ Aktivitet” eller ”+ Milstolpe”
- Lägga till platshållare för objekt direkt i en fas och fylla i detaljer senare
Redigera och uppdatera objekt
När du öppnar ett arbetsobjekt blir dess detaljvy den centrala platsen för att förfina projektplanen.
Här kan du uppdatera fält som tilldelad, prioritet, datum och beskrivning, samt lägga till anteckningar för att ge teamet mer sammanhang.
För uppgifter kan du också dela upp mer komplext arbete i mindre steg genom att lägga till deluppgifter. Det hjälper dig att hantera detaljerat arbete utan att tappa projektets övergripande struktur.
Du kan också definiera beroenden för att koppla samman uppgifter och milstolpar, så att arbetet sker i rätt ordning.
Öppna en uppgift eller milstolpe, gå till fliken för beroenden, klicka på ”Lägg till beroende” och välj sedan en uppgift och definiera relationen.
Ett arbetsobjekt kan antingen blockera en annan uppgift eller vänta på att en ska slutföras.
Använd Gantt-vyn för tidslinjeplanering
Gantt-vyn ger dig en visuell översikt över hela projektets tidslinje och hjälper dig att förstå hur uppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar hänger ihop över tid.
Klicka på ”Expand view” för att få en bredare överblick över projektet.
Du kan också justera hur tiden visas genom att växla mellan dag, vecka, månad, kvartal eller år.
Beroenden visas som pilar mellan uppgifter och milstolpar, vilket gör det enkelt att se hur arbetet hänger ihop och vilka objekt som är beroende av varandra. Du kan också justera dessa beroenden direkt i tidslinjen för att snabbt uppdatera relationerna mellan uppgifter.
När du planerar eller uppdaterar projektet kan du interagera direkt med tidslinjen. Dra ett arbetsobjekt för att schemalägga om det eller justera dess varaktighet genom att dra i kanterna.
De här ändringarna återspeglas i hela projektet, så att du snabbt kan anpassa dig till uppdateringar utan att manuellt redigera varje objekt.
Återanvänd din planering med mallar
När projektplanen är klar kan du omvandla den till en projektmall och återanvända samma struktur i framtida projekt.
Det gör du genom att öppna projektet, klicka på ”…” och välja ”Convert to template”.
Med tiden hjälper det teamet att arbeta mer effektivt om ni underhåller mallar baserade på verkliga projektplaner, samtidigt som behovet av att bygga upp processer från grunden minskar.
Var den här artikeln till någon hjälp?
Ja
Nej