ฐานความรู้

เมื่อสร้าง การอัตโนมัติ คุณจะเริ่มต้นด้วยการเลือก เหตุการณ์ trigger และ การกระทำ action เสมอ ขั้นตอน “รอสถานการณ์” ช่วยให้คุณทำการกระทำในระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยตรงตามเงื่อนไขที่คุณกำหนด ขั้นตอน “รอเงื่อนไข” ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการให้สำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด ตราบใดที่เป็นไปตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้แล้ว.

มาดูตัวอย่างกันเพื่อเข้าใจแนวคิดนี้ได้ดียิ่งขึ้น:

• ส่งอีเมลเมื่อมีการสร้างดีล และทันทีที่มีการตอบกลับอีเมล จะส่งอีเมลอีกฉบับหนึ่งออกไป. ส่งอีเมลเมื่อทำการสร้างดีลและหากมีการตอบกลับอีเมลทันทีจะส่งอีเมลอีกต่อไป หากไม่มีการตอบกลับอีเมลภายในสามวัน แล้วฝังการอัตโนมัตินั้น

• สร้างกิจกรรม และเมื่อกิจกรรมนั้นถูกทำเครื่องหมายว่า “เสร็จ” ให้สร้างกิจกรรมติดตามผลอีกหนึ่งรายการ. สร้างกิจกรรมและหากกิจกรรมถูกทำเครื่องหมายว่า “เสร็จสิ้น” จะสร้างกิจกรรมติดต่อใหม่ หากกิจกรรมไม่ตั้งเครื่องหมายว่า “เสร็จสิ้น” ภายในหนึ่งสัปดาห์ แล้วฝังการอัตโนมัตินั้น

วิธีการตั้งค่าขั้นตอน “รอจนกว่าเงื่อนไขจะเป็นไปตามที่กำหนด”

เริ่มสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณตามปกติ. เริ่มสร้างกระบวนการทำงานของคุณด้วยวิธีที่คุณมักทำปกติ หากคุณต้องการความช่วยเหลือ คุณสามารถตรวจสอบคู่มือเรื่องการสร้างกระบวนการอัตโนมัติของเราได้ที่นี่.

ในกระบวนการทำงานของคุณ คุณต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• ตัวกระตุ้น > เงื่อนไขตัวกระตุ้น > การดำเนินการ

หลังจากที่คุณเพิ่มขั้นตอนข้างต้นแล้ว คุณจะสามารถเพิ่มขั้นตอน รอจนกว่าเงื่อนไขจะเป็นไปตามที่กำหนด ได้

เมื่อคลิกแล้ว คุณจำเป็นต้องกำหนดเงื่อนไขสำหรับขั้นตอนนี้ที่ต้องเป็นไปตามที่กำหนดก่อนที่กระบวนการอัตโนมัติจะย้ายไปที่ขั้นตอนถัดไป

เหตุการณ์

เหตุการณ์จะช่วยให้คุณได้เลือกตัวกระตุ้นหรือการดำเนินการ ซึ่งมีเงื่อนไขที่สอดคล้องกับที่มีอยู่ในขั้นตอนก่อนหน้า

คุณสามารถเพิ่มขั้นตอนการรอจนกว่าเงื่อนไขจะเป็นไปตามที่กำหนดสำหรับการดำเนินการต่อไปนี้:

• บุคคล
• องค์กร
• เสนอข้อตกลง
• ลีด
• อีเมล
• กิจกรรม
• โครงการ

ขีดจำกัดเวลา

ขีดจำกัดเวลาจะช่วยให้คุณสามารถใส่ช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงจนกว่าเหตุการณ์และเงื่อนไขจะถูกตรวจสอบ คุณสามารถเลือกระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจากรายการแบบเลื่อนลงหรือ ตั้งค่าระยะเวลาที่กำหนดเองสำหรับความละเอียดรายละเอียด คุณสามารถเลือกช่วงเวลาที่กำหนดล่วงหน้าจากดรอปดาวน์ หรือ ตั้งค่าระยะเวลาที่กำหนดเอง เพื่อความละเอียดที่ต้องการ.

เมื่อคุณบันทึกขั้นตอน รอจนกว่าเงื่อนไขจะเป็นไปตามที่กำหนด คุณสามารถดำเนินการเพิ่มขั้นตอนอื่นๆ ได้

ในภาพจอที่แสดงข้างต้น จะแสดงว่าเมื่อส่งอีเมลกลับมาครั้งแรกแล้ว กระบวนการอัตโนมัติจะดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการทำงาน สิ่งนี้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อเงื่อนไขได้รับการตรวจสอบว่าสอดคล้องกับการกำหนดเงื่อนไขภายในไม่เกินสามวัน เหตุการณ์นี้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อเงื่อนไขครบถ้วนภายในไม่เกินสามวัน.

การดำเนินการอัตโนมัติจะปรากฏเป็นรอคอยในขณะที่เงื่อนไขยังไม่ได้รับการตรวจสอบหรือยังไม่ถึงเวลาที่กำหนด

การดำเนินการที่รอดำเนินการ

ในโลกที่เปลี่ยนแปลงนี้ คุณอาจเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ด้วยขั้นตอน รอสถานการณ์ ที่มีเวลาจำกัด 7 วัน แล้วสถานการณ์อาจเปลี่ยนแปลงหรือสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วยเทมเพลตอีเมลที่ผิด Then, คุณจำเป็นต้องอัปเดตการกำหนดค่าอัตโนมัติเพื่อตรงตามความเป็นจริงใหม่ หลังจากนั้นคุณจะต้องอัปเดตการตั้งค่าระบบอัตโนมัติเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ใหม่.

ในกรณีนี้ หากคุณแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานและจากนั้นบันทึกอีกครั้ง คุณต้องตัดสินใจว่าการดำเนินการที่ค้างอยู่ในขั้นตอนนี้ควรถูกเก็บไว้หรือยกเลิก

หากคุณต้องการปิดใช้งานอัตโนมัติ คุณต้องตัดสินใจว่าจะรักษาการดำเนินการปัจจุบันหรือยกเลิกทั้งหมด

ประวัติการดำเนินการ

ฟีเจอร์ประวัติการอัตโนมัติ ช่วยให้คุณดูบันทึกของการดำเนินการที่ทำโดยการอัตโนมัติของคุณ สำหรับขั้นตอนรอสถานะ มีสามสถานะการดำเนินการที่ใช้ได้ สำหรับขั้นตอน รอเงื่อนไข จะมีสถานะการดำเนินการให้เลือก 3 สถานะ.

รอดำเนินการ

สถานะนี้ปรากฏเมื่อขั้นตอนอยู่ภายในขอบเขตเวลาที่กำหนด แต่เงื่อนไขยังไม่ได้ตรงตามที่กำหนด

สำเร็จ

สถานะนี้ปรากฏเมื่อขั้นตอนรอสถานะ ถูกดำเนินการ โดยที่เงื่อนไขได้ตรงตามที่กำหนด

หมดอายุแล้ว

สถานะนี้ปรากฏเมื่อการอัตโนมัติถูกหยุด โดยเนื่องจากเวลาสิ้นสุดและเงื่อนไขไม่ตรงตามกำหนด

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์ประวัติการอัตโนมัติ ใน บทความนี้.