ฐานความรู้

แทนที่จะสร้างงานและไทม์ไลน์เดิมซ้ำสำหรับทุกโปรเจกต์ คุณสามารถใช้ เทมเพลตโปรเจกต์ เพื่อทำให้กระบวนการที่ทำซ้ำได้มีมาตรฐานเดียวกัน

เทมเพลตช่วยให้คุณตั้งค่างานที่เกิดซ้ำได้อย่างรวดเร็ว เช่น การเริ่มต้นทำงานกับลูกค้าใหม่หรือการส่งมอบบริการ โดยมีโครงสร้างและไทม์ไลน์พร้อมใช้งานอยู่แล้ว

เพิ่มเทมเพลตโปรเจกต์

หากต้องการสร้างเทมเพลต ให้ไปที่ Projects > Templates แล้วคลิก “+ Template”.

ขั้นแรก ให้เลือก บอร์ด ที่โปรเจกต์ซึ่งสร้างจากเทมเพลตนี้จะอยู่ จากนั้นคลิก “Continue”.

เพิ่มชื่อและคำอธิบายที่ชัดเจน เพื่อให้ทีมของคุณทราบว่าควรใช้เมื่อใด

ตั้งค่าแผนโปรเจกต์ของคุณ

ภายในตัวแก้ไขเทมเพลต ให้สร้างงานที่ทีมของคุณทำในทุกโปรเจกต์ขึ้นมาอีกครั้ง

เพิ่มงาน กิจกรรม และหมุดหมายที่คุณมักสร้างด้วยตนเองเป็นประจำ

คุณสามารถจัดระเบียบรายการงานเดียวกันได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับว่ากระบวนการของคุณมีโครงสร้างมากน้อยเพียงใด กำหนดให้รายการเหล่านั้นอยู่ในเฟสที่เฉพาะเจาะจง จัดกลุ่มด้วยกลุ่ม หรือคงไว้เป็นยังไม่ได้กำหนด

หากต้องการเปลี่ยนวิธีจัดระเบียบรายการงาน ให้คลิก “Phases” แล้วเลือก “Groups”.

จากนั้นคลิก “+” เพื่อสร้างกลุ่มและกำหนดรายการงานให้กับกลุ่มนั้น

เมื่อเพิ่มรายการงาน ให้กำหนดวันครบกำหนดแบบสัมพันธ์ตามวันที่เริ่มต้นของโปรเจกต์ เพื่อให้ทุกโปรเจกต์ที่สร้างจากเทมเพลตเป็นไปตามไทม์ไลน์เดียวกัน

กำหนดการอ้างอิงกันของงาน

การอ้างอิงกันของงานช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจลำดับการทำงานที่ถูกต้อง และหลีกเลี่ยงการเริ่มงานเร็วเกินไป

เปิดงานหรือหมุดหมายที่คุณเพิ่มไว้ จากนั้นไปที่แท็บ dependencies แล้วคลิก “Add dependency".

เลือกงานอื่นและกำหนดความสัมพันธ์:

• Blocking – งานปัจจุบันบล็อกงานที่เลือก
• Waiting on – ต้องทำงานที่เลือกให้เสร็จก่อนจึงจะเริ่มงานปัจจุบันได้

เมื่อเทมเพลตของคุณพร้อมแล้ว ให้คลิก “Save and close”.

แปลงโปรเจกต์เป็นเทมเพลต

หากคุณมีโปรเจกต์ที่มีโครงสร้างซึ่งต้องการนำกลับมาใช้ซ้ำอยู่แล้ว คุณสามารถแปลงโปรเจกต์นั้นเป็นเทมเพลตได้

เปิดโปรเจกต์ คลิก “…” ที่มุมขวาบน แล้วเลือก “Convert to template”.

จากนั้นเลือกว่าจะเก็บหรือลบโปรเจกต์ต้นฉบับ

เทมเพลตใหม่จะคงงาน กิจกรรม และหมุดหมายของคุณไว้ในเฟสเดิม รวมถึงวันครบกำหนดแบบสัมพันธ์ของแต่ละรายการด้วย

สร้างโปรเจกต์จากเทมเพลต

เมื่อเทมเพลตของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตนั้นสร้างโปรเจกต์ได้ทั้งแบบด้วยตนเองหรือแบบอัตโนมัติ

เพิ่มโปรเจกต์ใหม่

ไปที่ Projects > Templates แล้วคลิก “Use” บนเทมเพลต

หรือคุณสามารถไปที่ Projects คลิก “+ Project” แล้วเลือกเทมเพลตระหว่างการตั้งค่า

หลังจากเลือกเทมเพลตแล้ว ให้เพิ่มรายละเอียดโปรเจกต์ของคุณและกำหนดวันที่เริ่มต้น งาน กิจกรรม และหมุดหมายจากเทมเพลตจะถูกกำหนดเวลาโดยอ้างอิงจากวันที่นี้

ใช้เทมเพลตกับโปรเจกต์ที่มีอยู่

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตกับโปรเจกต์ที่มีอยู่แล้วภายในบอร์ดเดียวกันได้

เปิดมุมมองรายละเอียดของโปรเจกต์ คลิก “…” ที่มุมขวาบน แล้วเลือก “Use template.”

เลือกเทมเพลตและกำหนดวันที่เริ่มต้น วันที่นี้ใช้สำหรับคำนวณวันครบกำหนดแบบสัมพันธ์ของงาน กิจกรรม และหมุดหมายเท่านั้น โดยจะไม่เปลี่ยนวันที่เริ่มต้นปัจจุบันของโปรเจกต์

รายการงานที่มีอยู่แล้วในโปรเจกต์จะยังคงอยู่ในเฟสปัจจุบันของรายการนั้น

ทำให้การสร้างโปรเจกต์เป็นอัตโนมัติ

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตเพื่อทำให้การสร้างโปรเจกต์เป็นอัตโนมัติได้

เมื่อสร้างระบบอัตโนมัติด้วยแอ็กชันโปรเจกต์ ให้คลิก “Add fields” จากนั้นเลือกเทมเพลตและกำหนดวันที่เริ่มต้น

เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ระบบจะสร้างโปรเจกต์ใหม่โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ระบบอัตโนมัติถูกทริกเกอร์ เช่น เมื่อดีลชนะ

จัดการและอัปเดตเทมเพลตของคุณ

เมื่อกระบวนการทำงานของคุณพัฒนาไป เทมเพลตของคุณก็ควรปรับตามไปด้วย

ใน Projects > Templates ให้ใช้เมนู “…” เพื่อแก้ไข ทำซ้ำ หรือลบเทมเพลต

การอัปเดตเทมเพลตให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอจะช่วยให้ทุกโปรเจกต์ใหม่สะท้อนวิธีการทำงานของทีมคุณในปัจจุบัน