Bilgi Bankası

Her proje için aynı görevleri ve zaman çizelgelerini yeniden oluşturmak yerine, tekrarlanabilir süreçleri standardize etmek için proje şablonlarını kullanın.

Şablonlar, müşteri işe alıştırma veya hizmet sunumu gibi tekrarlayan işleri, yapı ve zaman çizelgeleri önceden hazırlanmış halde hızlıca kurmanıza yardımcı olur.

Proje şablonları ekleme

Bir şablon oluşturmak için Projeler > Şablonlar bölümüne gidin ve “+ Şablon”e tıklayın.

Önce, bu şablondan oluşturulan projelerin yer alacağı panoyu seçin, ardından “Devam”'a tıklayın.

Ekip arkadaşlarınızın ne zaman kullanacağını bilmesi için net bir başlık ve açıklama ekleyin.

Proje planınızı oluşturun

Şablon düzenleyicisinde, ekibinizin her projede tamamladığı işleri yeniden oluşturun.

Düzenli olarak manuel oluşturduğunuz görevleri, etkinlikleri ve kilometre taşlarını ekleyin.

Aynı iş öğelerini, sürecinizin ne kadar yapılandırıldığına bağlı olarak farklı şekillerde düzenleyebilirsiniz. Bunları belirli aşamalara atayın, gruplar kullanarak gruplayın veya atanmamış bırakın.

İş öğelerinin nasıl düzenlendiğini değiştirmek için “Aşamalar”'a tıklayın ve “Gruplar”'ı seçin.

Ardından “+”'ya tıklayarak bir grup oluşturun ve iş öğelerini ona atayın.

İş öğeleri eklerken, şablondan oluşturulan her projenin aynı zaman çizelgesini izlemesi için göreli bitiş tarihlerini projenin başlangıç tarihine göre ayarlayın.

Görev bağımlılıklarını tanımlayın

Bağımlılıklar, ekibinizin işlerin doğru sırasını anlamasına ve görevleri çok erken başlatmaktan kaçınmasına yardımcı olur.

Eklediğiniz bir görev veya kilometre taşını açın, ardından bağımlılıklar sekmesine gidin ve “Bağımlılık ekle”'ye tıklayın.

Başka bir görevi seçin ve ilişkiyi tanımlayın:

• Engelleyen – mevcut görev seçilen görevi engeller
• Bekleniyor – seçilen görev mevcut görevden önce tamamlanmalıdır

Şablonunuz hazır olduğunda, “Kaydet ve kapat”'a tıklayın.

Bir projeyi şablona dönüştürün

Yeniden kullanmak istediğiniz yapıya sahip bir projeniz zaten varsa, bunu bir şablona dönüştürebilirsiniz.

Projeyi açın, sağ üst köşedeki “…”'e tıklayın ve “Şablona dönüştür”'ü seçin.

Ardından orijinal projeyi saklamak mı yoksa silmek mi istediğinizi seçin.

Yeni şablon, görevlerinizi, etkinliklerinizi ve kilometre taşlarınızı göreli bitiş tarihleri dahil olmak üzere aynı aşamalarda tutar.

Şablondan proje oluşturma

Şablonunuz hazır olduğunda, projeleri manuel veya otomatik olarak oluşturmak için kullanabilirsiniz.

Yeni projeler ekleme

Şu adrese gidin Projeler > Şablonlar ve bir şablonda “Kullan” seçeneğine tıklayın.

Ayrıca Projeler bölümüne gidip “+ Proje”'ye tıklayabilir ve kurulum sırasında bir şablon seçebilirsiniz.

Bir şablon seçtikten sonra proje ayrıntılarınızı ekleyin ve bir başlangıç tarihi belirleyin. Şablondaki görevler, etkinlikler ve kilometre taşları bu tarihe göre planlanır.

Mevcut projelere şablon uygulama

Aynı panodaki mevcut bir projeye de şablon uygulayabilirsiniz.

Proje detay görünümünü açın, sağ üst köşedeki “…”'e tıklayın ve “Şablonu kullan.” seçeneğini seçin.

Bir şablon seçin ve bir başlangıç tarihi belirleyin. Bu tarih yalnızca görevlerin, etkinliklerin ve kilometre taşlarının göreli son tarihlerinin hesaplanmasında kullanılır. Projenin mevcut başlangıç tarihini değiştirmez.

Projede zaten bulunan mevcut iş öğeleri bulundukları aşamalarda kalır.

Proje oluşturmayı otomatikleştirme

Şablonları proje oluşturmayı otomatikleştirmek için de kullanabilirsiniz.

Bir proje eylemi içeren bir otomasyon oluştururken, “Alan ekle”'ye tıklayın, ardından bir şablon seçin ve bir başlangıç tarihi belirleyin.

Kurulduktan sonra, otomasyon tetiklendiğinde (örneğin bir anlaşma kazanıldığında) yeni bir proje otomatik olarak oluşturulur.

Şablonlarınızı yönetin ve güncelleyin

Süreçleriniz geliştikçe, şablonlarınız da onlarla birlikte gelişmelidir.

Projeler > Şablonlar bölümünde, şablonları düzenlemek, çoğaltmak veya silmek için “…” menüsünü kullanın.

Şablonları güncel tutmak, her yeni projenin ekibinizin şu an nasıl çalıştığını yansıtmasını sağlar.