База знань

З додатком інтеграції Quickbooks ви можете створити рахунки з перегляду деталей угоди та без проблем відправити їх у ваш обліковий запис Quickbooks без необхідності копіювання та вставлення даних між цими двома інструментами.

Інтеграція також може надавати оновлені статуси рахунків, створених з Pipedrive, щоб ви точно знали, коли вони схвалені, оплачені або прострочені, не виходячи з додатка Pipedrive.

Увімкнення інтеграції з Quickbooks

Для підключення вашого облікового запису Quickbooks перейдіть до Інструменти та додатки > Виставлення рахунків та виберіть “Quickbooks”.

Вас перенаправлять на ринок Pipedrive, де ви зможете завершити процес встановлення та дати додатку доступ до вашого облікового запису. Видалити додаток можна в розділі Інструменти та додатки > Додатки магазину.

Після підтвердження вашого валідного логіну вас повернуть до налаштувань Pipedrive для налаштування ваших уподобань інтеграції з Quickbooks.

Під час налаштування інтеграції з Quickbooks вам потрібно вибрати поля Pipedrive та дату сплати, які будуть автоматично заповнені після створення рахунку в Pipedrive.

• Для – Це поле для адресата рахунку. Оскільки рахунки зазвичай оплачуються відділом рахунків компанії, ми рекомендуємо використовувати поле Організація – Назва в Pipedrive. Ви також можете вибрати з інших полів організацій, контактів осіб та угод.
• Адреса – Це поле для фізичної адреси одержувача рахунку. Оскільки рахунки зазвичай оплачуються відділом рахунків компанії, ми рекомендуємо використовувати поле Організація – Адреса в Pipedrive. Ви також можете вибрати з інших полів організацій, контактів осіб та угод.
• Email – Це поле для електронної адреси одержувача рахунку. Оскільки поле електронної пошти в Pipedrive є полем типу "особа", ми рекомендуємо використання поля Особа – Email в Pipedrive. Ви також можете вибрати з інших полів організацій, контактів осіб та угод.
• ІПН клієнта – Не всі рахунки потребують цієї інформації, але якщо у вас є створене своє поле в Pipedrive для зберігання інформації про ІПН вашого клієнта, ми рекомендуємо використовувати це поле тут.
• Дата сплати – Тут ви можете встановити термін сплати. Наприклад, якщо термін сплати встановлений на сім днів після дати виписування, рахунок, створений 13 березня, буде мати термін сплати 20 березня.

Після задоволення вашим вибором полів Pipedrive для заповнення ваших рахунків Quickbooks, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб зберегти ваші уподобання інтеграції для облікового запису вашої компанії Pipedrive.

Використання інтеграції

Після завершення налаштування вашої інтеграції ви можете перейти до детального перегляду будь-якої угоди, щоб створити свій перший рахунок-фактуру. Натисніть на вкладку Invoice tab > + Invoice, щоб розпочати.

Вам буде запропоновано заповнити деталі вашого рахунку-фактури. Інформація, додана тут, буде відправлена в ваш акаунт Quickbooks, коли рахунок-фактура буде збережений.

• Деталі клієнта – Вони будуть автоматично заповнені на основі полів, вибраних під час налаштування ваших налаштувань виставлення рахунків для Quickbooks.
• Деталі рахунка – Ці деталі потрібно заповнювати відповідно до потреб вашої компанії. Наприклад, якщо ви хочете налаштувати функції оподаткування цього рахунку, яку валюту слід використовувати в цьому рахунку або будь-які шаблони рахунків Quickbooks, які ви хотіли б використовувати. Валюта є обов'язковим полем для Quickbooks.
• Позиції рахунка – Це поле відображає позиції – такі, як товари чи послуги – які складають збори в рахунку. Воно автоматично заповниться продуктами, які пов'язані з вашою угодою. Дізнайтеся більше про те, як додати продукти до ваших угод тут. Ви також можете додати більше позицій до вашого списку.

У розділі “Деталі клієнта”, вам потрібно буде пов'язати рахунок із вже існуючим клієнтом в вашому акаунті Quickbooks або створити нового.

Після того, як контакт зв'язано, у вас буде можливість оновити інформацію про клієнта з боку провайдера.

Якщо ця функція увімкнена, інформація, додана у полях Адреса, Електронна пошта та Ідентифікаційний код податку, буде перенесена в Quickbooks, якщо вона відрізняється від збереженої інформації.

Натисніть на кнопку “Створити рахунок” після введення всіх деталей рахунка.

Перегляд ваших рахунків

Ваш новий рахунок буде відображений у розділі Журнал змін у вашому детальному перегляді. Рахунки в Pipedrive будуть відображати наступні прапорці в залежності від їхнього статусу:

• Відкритий
• Сплачено
• Скасований
• Прострочено
• Видалений
• Частково сплачено

Якщо ви натиснете на Більш “...”, ви знайдете ці опції:

• Скасувати – Скасувати будь-які непогашені або сплачені рахунки. Скасовані рахунки не можуть бути розскасовані.
• Видалити – Видалити рахунок.
• Надіслати по електронній пошті – Надішліть будь-які сплачені або до плати рахунки напряму своєму клієнту. Рахунки, надіслані по електронній пошті, будуть відправлені з Quickbooks.
• Завантажити PDF – Завантажити PDF-версію свого рахунку для надсилання його клієнтам безпосередньо.
• Відкрити в QuickBooks – Натискаючи на цю опцію, ви перейдете до свого облікового запису Quickbooks, де зможете редагувати, надсилати свій рахунок і приймати оплату.

Бічна панель детального перегляду

Історія вашого рахунку також буде додана у бічну панель детального перегляду. Тут ви можете оновити, щоб отримати нові оновлення з Quickbooks, або натиснути на Більше (“...”) для переходу до налаштувань або відключення вашого контакту.