База знань

З допомогою додатка інтеграції Quickbooks ви можете створювати рахунки-фактури з перегляду деталей угоди та легко надсилати їх у ваш обліковий запис Quickbooks без проблем з копіюванням та вставленням даних між цими двома інструментами.

Інтеграція також може надавати оновлені статуси рахунків-фактур, створених з Pipedrive, так що ви точно будете знати, коли вони схвалені, оплачені або прострочені без покидання додатка Pipedrive.

Увімкнення інтеграції Quickbooks

Щоб підключити свій обліковий запис Quickbooks, перейдіть до Інструменти та додатки > Виставлення рахунків та виберіть “Quickbooks”.

Вас перенаправлять до маркетплейсу Pipedrive, де ви зможете завершити процес встановлення та надати додатку доступ до свого облікового запису. Видалити додаток можна за адресою Інструменти та додатки > Додатки маркетплейсу.

Після підтвердження вашої дійсної ідентифікаційних даних ви будете направлені назад до налаштувань Pipedrive для налаштування ваших уподобань інтеграції Quickbooks.

Під час налаштування вашої інтеграції Quickbooks вам потрібно буде вибрати поля Pipedrive і строк оплати, який буде автоматично заповнюватися після створення рахунку в Pipedrive.

• Для – Це поле призначене для адресата рахунку. Оскільки рахунки зазвичай сплачує відділ обліку компанії, ми радимо використовувати поле Організація – Назва в Pipedrive. Ви також можете вибрати інші поля організацій, контактів та угод.
• Адреса – Це поле призначене для фізичної адреси отримувача рахунку. Оскільки рахунки зазвичай сплачуються відділом обліку компанії, ми радимо використовувати поле Організація – Адреса в Pipedrive. Ви також можете вибрати інші поля організацій, контактів та угод.
• Електронна пошта – Це поле є електронною адресою отримувача рахунку. Оскільки поле електронної пошти в Pipedrive є полем типу "особа", ми радимо використовувати поле Особа – Електронна пошта в Pipedrive. Ви також можете вибрати інші поля організацій, контактів та угод.
• Ідентифікаційний код клієнта – Не всі рахунки потребують цієї інформації, але якщо ви створили додаткове поле в Pipedrive для зберігання ідентифікаційного коду вашого клієнта, ми радимо використовувати це поле тут.
• Строк оплати – Тут ви можете встановити строк оплати. Наприклад, якщо строк оплати встановлено на сім днів після дати виставлення, рахунок, створений 13 березня, матиме дату оплати 20 березня.

Після задоволення вашими виборами для полів Pipedrive для заповнення ваших рахунків Quickbooks, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб зберегти ваши уподобання інтеграції для облікового запису компанії Pipedrive.

Використання інтеграції

Після того, як ви завершили налаштування вашої інтеграції, ви можете перейти до детального перегляду будь-якої угоди, щоб створити ваш перший рахунок. Натисніть на вкладку Invoice (Рахунок) > + Invoice (Рахунок) щоб почати.

Вас попросять заповнити деталі вашого рахунку. Інформація, додана тут, буде відправлена ​​вашому обліковому запису Quickbooks, коли рахунок буде збережено.

• Customer Details (Деталі клієнта) – Вони будуть автоматично заповнені на основі полів, обраних при налаштуванні ваших налаштувань виставлення рахунків для Quickbooks.
• Invoice Details (Деталі рахунку) – Ці деталі потребують заповнення згідно з потребами вашої компанії. Наприклад, якщо ви хочете налаштувати податкові функції цього рахунку, яку валюту слід використовувати в цьому рахунку або будь-які шаблони рахунків Quickbooks, які ви хочете використовувати. Валюта є обов'язковим полем для Quickbooks.
• Invoice Items (Позиції рахунку) – Це поле відображає предмети - такі як товари або послуги - що складають вартість у вашому рахунку. Він автоматично заповнюється продуктами, які пов'язані з вашою угодою. Дізнайтеся більше про те, як додати продукти до ваших угод тут. Ви також можете додати більше позицій до свого списку.

У розділі “Customer details (Деталі клієнта)”, вам потрібно буде пов'язати рахунок з існуючим клієнтом у вашому обліковому запису Quickbooks або створити нового.

Jakщo контакт помічено, у вас буде можливість оновити інформацію про клієнта з боку постачальника.

Якщо ця функція включена, інформація, додана у полях Address (Адреса), Email (Еmail) та Tax ID (Податковий ID), буде перенесена в Quickbooks, якщо вона відрізняється від збереженої інформації.

Натисніть на кнопку “Створити рахунок (Create invoice)”, як тільки ви введете всі деталі рахунку.

Перегляд ваших рахунків

Ваш новий рахунок з'явиться в розділі змін в вашому детальному перегляді. Рахунки в Pipedrive будуть відображати наступні прапори в залежності від їх статусів:

• Відкритий
• Сплачений
• Скасований
• Прострочений
• Видалений
• Частково оплачений

Якщо ви натиснете на Більше “...”, у вас будуть такі можливості:

• Скасувати – Скасувати будь-які несплачені або сплачені рахунки. Скасовані рахунки не можуть бути розскасовані.
• Видалити – Видалити рахунок.
• Надіслати по електронній пошті – Надіслати будь-які сплачені або наступні рахунки безпосередньо вашому клієнту. Рахунки, надіслані по електронній пошті, будуть надіслані з Quickbooks.
• Завантажити PDF – Завантажити PDF-версію вашого рахунку для надсилання клієнтам безпосередньо.
• Відкрити в QuickBooks – Натискання цієї опції перенесе вас до вашого облікового запису Quickbooks, де ви зможете редагувати, надсилати ваш рахунок і приймати оплату.

Бічна панель детального перегляду

Історія ваших рахунків також буде додана до бічної панелі детального перегляду. Тут ви можете оновити, щоб принести будь-які нові оновлення з Quickbooks або натиснути Більше (“...”) для переходу до параметрів або відключення контакту.