База знань

З додатком інтеграції QuickBooks ви можете створювати рахунки-фактури з перегляду деталей угоди та безперешкодно надсилати їх у свій обліковий запис QuickBooks без необхідності копіювати та вставляти дані між цими двома інструментами.

Інтеграція також може надавати оновлені статуси рахунків-фактур, створених з Pipedrive, тому ви будете точно знати, коли вони оплачено або прострочено, не залишаючи додаток Pipedrive.

Увімкнення інтеграції

Щоб підключити свій обліковий запис QuickBooks, відкрийте меню облікового запису у верхньому правому куті, перейдіть до Інструменти та програми > Виставлення рахунків і натисніть “Встановити” поруч із QuickBooks.

Вас буде перенаправлено до Pipedrive Marketplace, де ви зможете завершити встановлення та надати доступ. Додаток можна видалити в розділі Інструменти та додатки > Додатки Маркетплейсу.

Після підтвердження ваших облікових даних ви повернетеся до налаштувань Pipedrive, щоб налаштувати параметри QuickBooks.

Наступні поля автоматично заповнюються в QuickBooks, коли рахунок-фактура створюється в Pipedrive:

• Контакт – Це поле вказує, кому призначений рахунок-фактура. Оскільки рахунки-фактури зазвичай оплачує відділ дебіторської заборгованості компанії, рекомендуємо використовувати поле Pipedrive Організація – Назва. Ви також можете обрати з інших полів організацій, контактів або угод.
• Адреса – Це поле для поштової адреси одержувача рахунку-фактури. Оскільки рахунки-фактури зазвичай оплачує відділ дебіторської заборгованості компанії, рекомендуємо використовувати поле Pipedrive Організація – Адреса. Ви також можете обрати з інших полів організацій, контактів або угод.
• Email – Це поле для електронної адреси одержувача рахунку-фактури. Оскільки поле для електронної пошти в Pipedrive є полем типу контактна особа, рекомендуємо використовувати поле Pipedrive Контактна особа – Email. Ви також можете обрати з інших полів організацій, контактів та угод.
• Ідентифікаційний номер платника податків клієнта – Не всі рахунки-фактури вимагають цю інформацію, але якщо ви створили кастомне поле в Pipedrive для зберігання інформації про ідентифікаційний номер платника податків вашого клієнта, ми рекомендуємо застосувати це поле тут.
• Термін виконання – Ви можете встановити термін оплати. Наприклад, якщо термін виконання встановлено через сім днів після дати виставлення, то рахунок, створений 13 березня, матиме термін виконання 20 березня.
• Стандартна ставка податку – Використовуйте це поле, щоб вказати стандартну ставку податку для товарів у нових рахунках-фактурах. За необхідності можна перевизначити стандартну ставку податку для кожного рахунку-фактури.
• Стандартний рахунок – Ви можете обрати стандартний рахунок доходів для нових рахунків-фактур. За потреби можна перевизначити стандартний рахунок для кожного рахунку-фактури.

Налаштування доступу користувачів дозволяє уточнити, чи можете ви або всі користувачі отримувати доступ, видавати та керувати рахунками-фактурами від імені вашої компанії.

Коли ви будете задоволені своїм вибором, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб зберегти свої налаштування інтеграції QuickBooks для облікового запису вашої компанії в Pipedrive.

Використання інтеграції

Після завершення налаштування інтеграції перейдіть до детального перегляду будь-якої угоди, щоб створити перший рахунок-фактуру. Натисніть на вкладку «Рахунок-фактура» і виберіть «+ Рахунок-фактура», щоб почати.

Хоча більшість інформації автоматично заповнюється на основі полів, які ви вибрали раніше в налаштуваннях, та значень, пов'язаних з конкретною угодою, переконайтеся, що ви включили всі відсутні деталі.

Ви побачите вікно створення рахунка-фактури, яке поділено на три секції:

Дані клієнта

Ця секція відображає інформацію про отримувача рахунка-фактури, таку як назва юридичної особи, якій виставляється рахунок, адреса, електронна пошта та Ідентифікаційний номер платника податків.

Почніть перевірку з розділу дані клієнта. Якщо біля поля «Кому» з’являється іконка попередження, це означає, що контакт не пов'язаний із QuickBooks.

Щоб успішно створити рахунок-фактуру, натисніть на іконку попередження та створіть новий контакт або пов'яжіть рахунок-фактуру з існуючим клієнтом у вашому обліковому записі QuickBooks. У будь-якому випадку потрібно натиснути «Підтвердити», щоб завершити прив'язку.

Ви також помітите, що можете оновити інформацію про клієнта на стороні постачальника. Після активації адреса, email та податковий номер одержувача рахунку-фактури будуть підтягуються у QuickBooks.

Деталі рахунка-фактури

Ця секція містить інформацію про специфічні деталі рахунка-фактури, такі як податок, дата виписки та термін оплати, валюта та номер рахунка-фактури.

У розділі деталі рахунку-фактури ви можете змінювати всі поля відповідно до потреб вашої компанії. Зверніть увагу, що валюта повинна бути заповнена, оскільки це обов'язкове поле у QuickBooks.

Позиції рахунка-фактури

Ця секція містить товари або послуги, які складають витрати у вашій рахунку-фактурі.

Поки товари, пов'язані з угодою, автоматично підтягуються в розділі позиції рахунку, ви також можете додати більше позицій до свого списку. Дізнайтеся більше про додавання товарів до ваших угод у цій статті.

Після введення всіх деталей натисніть кнопку “Створити рахунок-фактуру”, щоб надіслати це у ваш обліковий запис QuickBooks.

Перегляд ваших рахунків

Новий рахунок-фактура з'явиться на вкладці рахунки-фактури у розділі історія детального перегляду вашої угоди. Рахунки-фактури в Pipedrive відображатимуть такі позначки залежно від їхнього статусу:

• Відкритий
• Оплачений
• Скасований
• Прострочений
• Частково оплачений

Три значки у верхньому правому куті рахунку дозволяють вам зробити наступне:

• Завантажити PDF – Завантажте PDF-версію вашого рахунку, щоб надіслати її безпосередньо вашим клієнтам
• Надіслати електронною поштою – Надсилайте будь-які оплачені або призначені до оплати рахунки-фактури безпосередньо вашому клієнту. Рахунки-фактури надсилатимуться з QuickBooks.
• Копіювати посилання – Ви можете згенерувати загальнодоступне посилання для спільного перегляду рахунку-фактури. Ця опція доступна лише тоді, коли у вашому обліковому записі QuickBooks увімкнені онлайн-платежі, і у рахунку-фактурі вказано адресу електронної пошти.

Натисніть “...” для додаткових опцій:

• Анулювати – Анулювати будь-які неоплачені чи оплачені рахунки-фактури. Анульовані рахунки-фактури не можна відновити.
• Видалити – Видаляє рахунок як з Pipedrive, так і з QuickBooks
• Видалити зв'язок з угодою – Видаліть рахунок з угоди
• Відкрити в QuickBooks – Натиснувши цю опцію, ви перейдете до свого облікового запису QuickBooks, де зможете редагувати свій рахунок, надсилати його та приймати оплату

Бокова панель перегляду деталей

Історія ваших рахунків-фактур буде відображена в бічній панелі детального перегляду угоди. Тут ви можете оновити, щоб отримати нові зміни з QuickBooks, або натиснути «...» для переходу до налаштувань чи розриву зв’язку контакту.

Натисніть на “Переглянути всі рахунки”, щоб переглянути більше деталей про всі пов'язані рахунки, відфільтровані за настроюваним періодом часу.

Ви можете переглядати всі рахунки, пов'язані з обраним контактом, і керувати зв'язуванням та видаленням зв'язку цих рахунків з угодою, яку ви зараз переглядаєте.