База знань

З додатком інтеграції QuickBooks ви можете створювати рахунки з перегляду деталей угоди та без проблем надсилати їх у ваш акаунт QuickBooks, без необхідності копіювати та вставляти дані між обома інструментами.

Інтеграція також може забезпечити оновлені статуси рахунків, створених з Pipedrive, тому ви будете точно знати, коли вони затверджені, сплачені або прострочені, не покидаючи додаток Pipedrive.

Увімкнення інтеграції з QuickBooks

Щоб підключити свій обліковий запис QuickBooks, перейдіть до Інструменти та додатки > Виставлення рахунків і виберіть “QuickBooks”.

Ви будете перенаправлені до маркетплейсу Pipedrive, де зможете завершити процес встановлення та надати додатку доступ до свого облікового запису. Видалити додаток можна в Інструменти та додатки > Маркетплейс додатків.

Після підтвердження ваших дійсних облікових даних, ви будете знову перенаправлені до налаштувань Pipedrive для конфігурації ваших переваг інтеграції з QuickBooks.

При налаштуванні інтеграції з QuickBooks вам потрібно буде вибрати поля Pipedrive та термін оплати, які будуть автоматично заповнені, коли рахунок буде створений у Pipedrive.

• Кому – Це поле для того, кому ви хочете адресувати рахунок. Оскільки рахунки зазвичай оплачуються відділом бухгалтерії компанії, ми пропонуємо використовувати поле Pipedrive Організація – Назва. Ви також можете вибрати з інших організацій, контактних осіб та полів угод.
• Адреса – Це поле для фізичної адреси одержувача рахунку. Оскільки рахунки зазвичай оплачуються відділом бухгалтерії компанії, ми пропонуємо використовувати поле Pipedrive Організація – Адреса. Ви також можете вибрати з інших організацій, контактних осіб та полів угод.
• Електронна пошта –Це поле для адреси електронної пошти одержувача рахунку. Оскільки поле електронної пошти в Pipedrive є поліем для особи, ми пропонуємо використовувати поле Pipedrive Особа – Електронна пошта. Ви також можете вибрати з інших організацій, контактних осіб та полів угод.
• Податковий номер клієнта –Не всі рахунки потребують цієї інформації, але якщо ви створили кастомне поле в Pipedrive для зберігання інформації про податковий номер вашого клієнта, ми пропонуємо застосувати це поле тут.
• Термін оплати – Тут ви можете встановити термін оплати. Наприклад, якщо термін оплати встановлено на сім днів після дати виписки, рахунок, створений 13 березня, матиме термін оплати 20 березня.

Коли ви будете задоволені своїм вибором полів Pipedrive для заповнення ваших рахунків QuickBooks, натисніть кнопку “Зберегти”, щоб зберегти свої уподобання інтеграції для вашого облікового запису Pipedrive.

Використання інтеграції

Якщо ви завершили налаштування інтеграції, ви можете перейти до подробиць будь-якої угоди, щоб створити свій перший рахунок-фактуру. Натисніть на Вкладку Рахунок-фактура > + Рахунок-фактура, щоб почати.

Вас попросять заповнити деталі вашого рахунка-фактури. Інформація, додана тут, буде надіслана до вашого облікового запису QuickBooks, коли рахунок-фактура буде збережена.

• Дані клієнта – Ці дані будуть автоматично заповнені на основі полів, вибраних під час налаштування ваших переваг для рахунків-фактур у QuickBooks.
• Деталі рахунка-фактури – Ці деталі потрібно заповнити відповідно до потреб вашої компанії. Наприклад, якщо ви хочете відкоригувати податкові функції цього рахунка-фактури, яку валюту слід використовувати в цьому рахунку-фактурі або будь-які шаблони рахунків-фактур QuickBooks, які ви хочете використовувати. Валюта є обов'язковим полем для QuickBooks.
• Товари рахунка-фактури – Це поле відображає товари – як-от товари чи послуги – які складають витрати у вашому рахунку-фактурі. Це автоматично заповниться продуктами, які пов'язані з вашою угодою. Дізнайтеся більше про те, як додати продукти до ваших угод тут. Ви також можете додати більше товарів до свого списку.

У розділі “Деталі клієнта” вам потрібно буде зв’язати рахунок-фактуру з існуючим клієнтом у вашому обліковому записі QuickBooks або створити нового.

Коли контакт буде зв'язаний, у вас буде можливість оновити інформацію про клієнта на стороні постачальника.

Якщо ви активували цю опцію, інформація, додана в Адресу, Електронну пошту та Податковий ідентифікатор, буде перенесена в QuickBooks, якщо вона відрізняється від збереженої інформації.

Натисніть кнопку “Створити рахунок-фактуру” після того, як ви ввели всі деталі рахунка-фактури.

Перегляд ваших рахунків

Ваш новий рахунок з'явиться під Журнал змін у вашому детальному перегляді. Рахунки в Pipedrive відображатимуть такі позначки в залежності від їх статусів:

• Відкритий
• Оплачений
• Скасований
• Прострочений
• Видалений
• Частково оплачений

Якщо ви натиснете на Більше “...”, ви отримаєте ці варіанти:

• Скасувати – Скасувати будь-які неоплачені або оплачені рахунки. Скасовані рахунки не можна відновити.
• Видалити – Видалити рахунок.
• Відправити електронною поштою – Відправити будь-які оплачені або прострочені рахунки безпосередньо вашому клієнту. Рахунки, відправлені електронною поштою, будуть надіслані з QuickBooks.
• Завантажити PDF – Завантажити PDF-версію вашого рахунку, щоб надіслати її вашим клієнтам безпосередньо.
• Відкрити в QuickBooks – Натиснувши цей варіант, ви потрапите до свого облікового запису QuickBooks, де можете редагувати, відсилати рахунок та приймати оплату.

Бокова панель детального перегляду

Історія ваших рахунків також буде додана до бокової панелі детального перегляду. Тут ви можете оновити, щоб отримати будь-які нові оновлення з QuickBooks, або натиснути на Більше (“...”), щоб перейти до налаштувань або відкоригувати ваш контакт.