Цю статтю створено з використанням машинного перекладу.
Projects: як спланувати свій проєкт
Плануйте свій проєкт із чіткою структурою, визначеними відповідальними та реалістичною часовою шкалою. У Projects ви можете організовувати роботу за допомогою різних типів елементів, пов’язувати завдання залежностями й візуалізувати все це у поданні Ганта.
Коли ваш проєкт буде налаштовано, ви можете перетворити його на шаблон проєкту, щоб повторно використовувати ту саму структуру й заощаджувати час у майбутніх проєктах.
Розберіться з типами елементів роботи в проєкті
У межах проєкту ваша робота організовується за допомогою таких типів елементів:
| Елемент | Для чого призначено | Найкраще використовувати, коли | Ключові характеристики |
|---|---|---|---|
| Завдання | Елементи справ або результати роботи | Потрібно відстежувати роботу, яку слід виконати | Гнучкі: не обов’язково вказувати відповідального, дату початку чи термін виконання |
| Підзадачі | Менші кроки в межах завдання | Завдання має кілька кроків | Створюються в межах завдань і завжди пов’язані з батьківським завданням |
| Віхи | Ключові досягнення | Потрібно виділити важливі точки прогресу | Відстежують прогрес, а не роботу |
| Дії | Заплановані події (дзвінки, зустрічі) | Потрібно планувати взаємодії, прив’язані до часу | Потрібно вказати дату, час і відповідального. Можуть синхронізуватися із зовнішнім календарем. |
Простіше кажучи:
- Використовуйте завдання і підзавдання для роботи, яку потрібно виконати
- Використовуйте віхи, щоб позначати важливі точки прогресу
- Використовуйте активності для подій, прив’язаних до часу
Які дані можна додати до кожного елемента
Кожен тип елемента містить різні поля, які допомагають планувати проєкт і відстежувати його.
| Елемент | Основні дані, які можна додати | Ключові відмінності |
|---|---|---|
| Завдання, підзавдання та віхи | Тема, кілька виконавців, пріоритет, дата початку й термін виконання, проєкт, етап, група, опис | Завдання можуть містити підзавдання. Підзавдання створюються в межах завдань і не можуть містити інші підзавдання. Віхи не містять підзавдань. |
| Активності | Тема, тип активності, дата й час, пріоритет, гості, місце, відеодзвінок, нотатки, посилання на проєкт, контакт і організацію, етап і група | Призначаються одному користувачу й можуть синхронізуватися із зовнішнім календарем |
Плануйте свій проєкт
Планувати проєкт можна в поданні деталей проєкту, використовуючи і подання плану, і подання Ганта.
- Подання плану допомагає структурувати й організовувати роботу
- Подання Ганта допомагає візуалізувати часові шкали та залежності
Додайте елементи роботи до проєкту
Щоб почати планування, додайте до проєкту завдання, активності або віхи. Ви можете:
- Додавати елементи з повними даними за допомогою “+ Task” або спадного меню поруч, щоб вибрати “+ Activity” чи “+ Milestone”
- Додавати заповнювачі елементів безпосередньо на етапі й заповнювати дані пізніше
Редагуйте та оновлюйте елементи
Коли ви відкриваєте будь-який елемент роботи, його подання деталей стає основним місцем для уточнення плану проєкту.
Тут ви можете оновлювати такі поля, як виконавець, пріоритет, дати і опис, а також додавати нотатки, щоб надати команді додатковий контекст.
Для завдань ви також можете розбивати складнішу роботу на менші кроки, додаючи підзавдання. Це допомагає керувати деталізованою роботою, не втрачаючи загальної структури проєкту.
Ви також можете налаштовувати залежності, щоб пов’язувати завдання й віхи та забезпечувати правильну послідовність роботи.
Відкрийте завдання або віху, перейдіть на вкладку залежностей, натисніть “Add dependency”, потім виберіть завдання й визначте зв’язок.
Елемент роботи може або блокувати інше завдання, або чекати на його завершення.
Використовуйте подання Ганта для планування за часовою шкалою
Подання Ганта дає вам наочний огляд усієї часової шкали проєкту й допомагає зрозуміти, як завдання, підзавдання, активності та віхи пов’язані між собою в часі.
Натисніть “Expand view”, щоб отримати ширший огляд проєкту.
Ви також можете змінювати спосіб відображення часу, перемикаючись між днем, тижнем, місяцем, кварталом або роком.
Залежності відображаються як стрілки між завданнями й віхами, тож легко побачити, як пов’язана робота і які елементи залежать один від одного. Ви також можете змінювати ці залежності безпосередньо на часовій шкалі, щоб швидко оновлювати зв’язки між завданнями.
Під час планування або оновлення проєкту ви можете взаємодіяти з часовою шкалою безпосередньо. Перетягніть елемент роботи, щоб змінити його розклад, або змініть його тривалість, перетягуючи краї.
Ці зміни відображаються в усьому проєкті, тож ви можете швидко реагувати на оновлення без ручного редагування кожного елемента.
Повторно використовуйте налаштування плану за допомогою шаблонів
Коли план проєкту буде завершено, ви можете перетворити його на шаблон проєкту і повторно використовувати ту саму структуру в майбутніх проєктах.
Для цього відкрийте проєкт, натисніть “…” і виберіть “Convert to template”.
З часом підтримка шаблонів, створених на основі реальних планів проєктів, допомагає вашій команді працювати ефективніше й зменшує потребу щоразу вибудовувати процеси з нуля.
Чи була ця стаття корисною?
Так
Ні