Tento článek byl vytvořen za použití strojového překladu.
Projects: jak naplánovat projekt
Naplánujte si projekt s jasnou strukturou, definovanými odpovědnostmi a realistickou časovou osou. S Projects můžete organizovat práci pomocí různých typů položek, propojovat úkoly pomocí závislostí a vše zobrazit v Ganttově zobrazení.
Jakmile je váš projekt nastavený, můžete ho převést na šablonu projektu, abyste mohli znovu použít stejnou strukturu a ušetřit čas u budoucích projektů.
Seznamte se s pracovními položkami v projektu
V rámci projektu je vaše práce uspořádána pomocí následujících typů položek:
| Položka | K čemu slouží | Nejvhodnější použití | Klíčové charakteristiky |
|---|---|---|---|
| Úkoly | Položky k dokončení nebo výstupy | Potřebujete sledovat práci, kterou je třeba dokončit | Flexibilní, nevyžaduje vlastníka ani datum zahájení či dokončení |
| Podúkoly | Menší kroky v rámci úkolu | Úkol má více kroků | Vytvářejí se v rámci úkolů a jsou vždy propojené s nadřazeným úkolem |
| Milníky | Klíčové dosažené body | Chcete zvýraznit důležité body postupu | Sledují postup, ne práci |
| Aktivity | Naplánované události (hovory, schůzky) | Potřebujete plánovat interakce vázané na konkrétní čas | Vyžaduje datum, čas a vlastníka. Lze synchronizovat s vaším externím kalendářem. |
Jednoduše řečeno:
- Úkoly a dílčí úkoly používejte pro práci, kterou je potřeba udělat
- Milníky používejte k označení důležitých bodů postupu
- Aktivity používejte pro události vázané na čas
Jaké podrobnosti můžete přidat ke každé položce
Každý typ položky obsahuje různá pole, která vám pomohou projekt plánovat a sledovat.
| Položka | Klíčové údaje, které můžete přidat | Klíčové rozdíly |
|---|---|---|
| Úkoly, dílčí úkoly a milníky | Předmět, více přiřazených osob, priorita, datum zahájení a dokončení, projekt, fáze, skupina, popis | Úkoly mohou obsahovat dílčí úkoly. Dílčí úkoly se vytvářejí v rámci úkolů a nemohou obsahovat další dílčí úkoly. Milníky dílčí úkoly neobsahují. |
| Aktivity | Předmět, typ aktivity, datum a čas, priorita, hosté, místo, videohovor, poznámky, odkazy na projekt, kontakt a organizaci, fáze a skupina | Jsou přiřazené jednomu uživateli a lze je synchronizovat s externím kalendářem |
Naplánujte si projekt
Projekt můžete plánovat v detailním zobrazení projektu pomocí zobrazení plánu i Ganttova zobrazení.
- Zobrazení plánu vám pomůže práci strukturovat a organizovat
- Ganttovo zobrazení vám pomůže vizualizovat časové osy a závislosti
Přidání pracovních položek do projektu
Chcete-li začít plánovat, přidejte do projektu úkoly, aktivity nebo milníky. Můžete buď:
- Přidat položky se všemi podrobnostmi pomocí „+ Úkol“ nebo z rozbalovací nabídky vedle něj vybrat „+ Aktivita“ nebo „+ Milník“
- Přidat zástupné položky přímo do fáze a podrobnosti doplnit později
Upravujte a aktualizujte položky
Když otevřete libovolnou pracovní položku, její detailní zobrazení se stane hlavním místem pro upřesnění plánu projektu.
Zde můžete aktualizovat pole jako přiřazená osoba, priorita, data a popis a také přidávat poznámky, které vašemu týmu poskytnou další kontext.
U úkolů můžete složitější práci rozdělit na menší kroky přidáním dílčích úkolů. To vám pomůže spravovat podrobnou práci, aniž byste ztratili celkovou strukturu projektu.
Můžete také definovat závislosti, které propojí úkoly a milníky a zajistí, že práce bude probíhat ve správném pořadí.
Otevřete úkol nebo milník, přejděte na kartu závislostí, klikněte na „Přidat závislost“, potom vyberte úkol a určete vztah.
Pracovní položka může buď blokovat jiný úkol, nebo čekat na jeho dokončení.
Používejte Ganttovo zobrazení pro plánování časové osy
Ganttovo zobrazení vám poskytne vizuální přehled celé časové osy projektu a pomůže vám pochopit, jak jsou úkoly, dílčí úkoly, aktivity a milníky v čase propojené.
Klikněte na „Rozbalit zobrazení“ a získejte širší přehled o projektu.
Zobrazení času můžete také upravit přepínáním mezi dnem, týdnem, měsícem, čtvrtletím a rokem.
Závislosti se mezi úkoly a milníky zobrazují jako šipky, takže snadno uvidíte, jak je práce propojená a které položky jsou na sobě závislé. Tyto závislosti můžete také upravovat přímo v časové ose a rychle tak aktualizovat vztahy mezi úkoly.
Při plánování nebo aktualizaci projektu můžete s časovou osou pracovat přímo. Přetažením pracovní položky ji přeplánujete, nebo úpravou jejích okrajů změníte její trvání.
Tyto změny se promítnou v celém projektu, takže můžete rychle reagovat na aktualizace bez nutnosti ručně upravovat každou položku.
Znovu použijte nastavení plánu pomocí šablon
Jakmile je plán projektu hotový, můžete ho převést na šablonu projektu a stejnou strukturu znovu použít v budoucích projektech.
Uděláte to tak, že otevřete projekt, kliknete na „…“ a vyberete „Převést na šablonu“.
Dlouhodobá údržba šablon založených na reálných plánech projektů pomáhá vašemu týmu pracovat efektivněji a snižuje potřebu znovu vytvářet procesy od nuly.
Byl tento článek užitečný?
Ano
Ne