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Automations ermöglicht Ihnen, E-Mails automatisch auf Basis von Ereignissen in Ihrem Vertriebsprozess zu versenden, etwa wenn ein Deal in eine neue Phase verschoben oder ein Lead erstellt wird.

Automatisierte E-Mails werden über verbundene E-Mail-Konten gesendet. Je nach Konfiguration Ihrer Automatisierung können E-Mails vom Automations-Inhaber, vom Elementinhaber, vom Nutzer, der die Automatisierung auslöst, oder über eine verbundene Team-Inbox gesendet werden.

E-Mail-Automatisierung einrichten

Öffnen Sie das Kontomenü und gehen Sie zu Tools und Apps > Automations. Klicken Sie dann auf „+ Automation“.

Wählen Sie ein Trigger-Ereignis aus und fügen Sie Bedingungen hinzu. So legen Sie genauer fest, wann die E-Mail gesendet werden soll.

Sobald Ihr Trigger bereit ist, gehen Sie zu Aktion ausführen > E-Mail senden.

Empfänger und Absender auswählen

Verwenden Sie das Feld „An“, um festzulegen, wer die E-Mail erhält. Sie können vordefinierte Empfänger hinzufügen oder bestimmte E-Mail-Adressen eingeben.

Verwenden Sie das Feld „Absenderkonto“, um festzulegen, von wem die E-Mail gesendet wird. Je nach Einrichtung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Automations-Inhaber: sendet über das verbundene E-Mail-Konto des Automations-Inhabers
• Elementinhaber: sendet über das Standard-E-Mail-Konto des aktuellen Elementinhabers
• Auslösender Nutzer: sendet über das Standardkonto des Nutzers, der die Automatisierung ausgelöst hat
• Team Inbox: sendet über ein verbundenes Team-Inbox-Konto

Elementinhaber und auslösender Nutzer sind dynamische Absenderoptionen. Das bedeutet, dass der Absender erst beim Ausführen der Automatisierung bestimmt wird. Der betreffende Nutzer muss ein persönliches E-Mail-Konto mit Pipedrive verbunden und als Standard-E-Mail-Konto festgelegt haben. Andernfalls schlägt die Automatisierung beim Schritt zum Senden der E-Mail fehl.

Weitere Informationen zu Absenderoptionen und Standard-E-Mail-Konten finden Sie unter E-Mail-Absender in Automatisierungen.

Wenn Antworten an eine andere Adresse als die Absenderadresse gehen sollen, öffnen Sie das Menü „Felder hinzufügen“ und wählen Sie „Antwort-E-Mail-Adresse“ aus, um eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzuzufügen. Beispielsweise kann eine Automatisierung eine E-Mail über ein Konto senden und Antworten an den Deal-Besitzer oder ein anderes Teammitglied weiterleiten, das für die Unterhaltung zuständig ist.

Über das Menü Felder hinzufügen können Sie außerdem Cc- und Bcc-Empfänger für Kopie und Blindkopie hinzufügen.

Mit einer Vorlage senden

Wählen Sie den Tab „Vorlage“ aus und wählen Sie dann die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Sie können den vollständigen E-Mail-Inhalt in der Vorschau anzeigen, damit Sie die passende Vorlage auswählen.

Wenn Ihre Vorlage Seriendruckfelder für Deals, Leads, Projekte, Kontakte oder Organisationen enthält, müssen Sie diese mit den relevanten Elementen in Ihrer Automatisierung verknüpfen. Damit weiß die Automatisierung, aus welchen Daten die einzelnen Seriendruckfelder befüllt werden.

Enthält Ihre Vorlage beispielsweise Deal-Seriendruckfelder, verknüpfen Sie den Deal der E-Mail-Vorlage mit dem Deal, den die Automatisierung verwenden soll. Wenn mehrere passende Elemente verfügbar sind, wählen Sie das Element aus, das Sie für die E-Mail verwenden möchten.

Selbst erstellen

Wählen Sie den Tab „Verfassen“ aus, wenn Sie die E-Mail selbst schreiben und keine Vorlage verwenden möchten.

Geben Sie den Betreff der E-Mail ein und verfassen Sie den E-Mail-Text.

Außerdem können Sie Seriendruckfelder verwenden, um Informationen aus Elementen einzufügen, die bereits in Ihrer Automatisierung genutzt werden. Wenn Ihre Automatisierung beispielsweise durch einen Deal ausgelöst wird, können Sie automatisch Details wie den Namen des Deal-Kontakts, den Deal-Titel, den Deal-Besitzer und weitere Deal-Informationen in Ihre E-Mail einfügen.

Damit Ihre E-Mail nach dem Senden in den richtigen Detailansichten angezeigt wird, klicken Sie auf „+ Felder hinzufügen“ und wählen Sie die verknüpften Elemente aus, in denen sie erscheinen soll. Wenn Sie die E-Mail beispielsweise mit einem Deal verknüpfen, erscheint sie in der Detailansicht dieses Deals.

Interaktionen verfolgen und Signatur hinzufügen

Unter dem E-Mail-Text finden Sie drei Kontrollkästchen, die sowohl beim Verfassen einer E-Mail als auch bei der Verwendung einer Vorlage gelten:

• E-Mail-Öffnung verfolgen: Sie werden benachrichtigt, wenn der Empfänger die E-Mail öffnet
• Link-Öffnung verfolgen: Sie werden benachrichtigt, wenn der Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt
• E-Mail-Signatur verwenden: fügt die in Ihren E-Mail-Sync-Einstellungen konfigurierte Signatur hinzu

Wenn Sie soweit sind, klicken Sie auf „Aktion anwenden“.

Zeitpunkt für den E-Mail-Versand steuern

Sie können die Aktion E-Mail senden mit weiteren Automatisierungsschritten kombinieren und so genau steuern, wann die Nachricht versendet wird oder was danach passiert. Gehen Sie zu Nächster Schritt > Warten und wählen Sie dann einen Wartetyp aus.

Verzögerung hinzufügen

Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, wie lange die Verzögerung dauern soll: Minuten, Stunden, Tage oder Wochen. Wenn Sie Tage oder Wochen ausgewählt haben, können Sie außerdem eine Uhrzeit festlegen, zu der die Verzögerung endet.

„Auf ein Ereignis warten“ hinzufügen

Wählen Sie ein Ereignis aus, das überwacht werden soll, zum Beispiel E-Mail aktualisiert, und definieren Sie dann die Bedingung, die den nächsten Schritt auslösen soll.

Legen Sie anschließend fest, wie lange die Automatisierung auf das angegebene Ereignis warten soll.

In einer bestehenden Unterhaltung antworten

Eine gängige Follow-up-Variante: Fügen Sie nach Ihrer ersten E-Mail einen Schritt Auf ein Ereignis warten hinzu und senden Sie eine weitere E-Mail, wenn der Empfänger innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht antwortet.

Den nächsten E-Mail-Schritt richten Sie über Aktion ausführen > E-Mail senden ein. Wenn Sie diesen Schritt nicht von Grund auf erstellen möchten, können Sie den vorherigen Schritt E-Mail senden kopieren und einfügen. Wählen Sie anschließend den neuen Schritt aus, um Anpassungen vorzunehmen.

Aktivieren Sie „Im Thread senden“ und verknüpfen Sie die Option mit Ihrem vorherigen E-Mail-Schritt, damit Ihre Antwort in der ursprünglichen E-Mail-Unterhaltung gesendet wird.

E-Mail-Automatisierung fortsetzen

Das Senden einer E-Mail muss nicht der letzte Schritt in Ihrer Automatisierung sein. Sobald sie gesendet wurde, können Sie weiter aufbauen, indem Sie zum Beispiel den zugehörigen Deal oder Kontakt aktualisieren oder eine Follow-up-Aktivität für Ihr Team erstellen.

Wenn Sie Probleme beim Senden von E-Mails haben, besuchen Sie unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung.