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Vertriebsprozesse bestehen oft aus wiederkehrenden Aufgaben wie dem Versenden von Benachrichtigungen an Teammitglieder oder der Kommunikation mit Leads. Die Automatisierung von E-Mail-Nachfassaktionen kann die Effizienz steigern, die Kundenbindung erhöhen und Fehler minimieren.

Zunächst müssen Sie eine Automation erstellen und ein Trigger-Ereignis auswählen, das auf den Szenarien basiert, in denen Sie den Versand der E-Mail auslösen möchten. Es ist überaus wichtig, genaue Bedingungen für spezifische Situationen zu bestimmen, in denen E-Mails versendet werden sollen.

Nachdem der Trigger definiert ist, wählen Sie die E-Mail-Aktionen aus: Sie können für die Ausführung der Kommunikation entweder E-Mail senden oder E-Mail mittels Vorlage senden wählen.

E-Mail senden

Wenn Sie die Aktion E-Mail senden verwenden, müssen Sie die gewünschten Felder und Einstellungen auswählen.

• Die Bestimmung der Zielgruppe ist einer der wichtigsten Schritte und die Auswahl der E-Mail-Empfänger ist entscheidend. Sie können diese Selektion im Feld „An“ vornehmen und entscheiden, ob Sie die E-Mail an Kunden, interne Teams, Partner usw. senden möchten.
• In der E-Mail-Betreffzeile können Sie manuell einen Text eingeben oder einen Feld-Platzhalter verwenden, um relevante Informationen, wie z. B. den Deal-Titel, basierend auf dem Automatisierungs-Trigger automatisch einzufügen.
• Wenn Sie mehrere E-Mail-Posteingänge in Pipedrive synchronisiert haben, können Sie die Absender-E-Mail-Adresse im Feld „Von“ auswählen.
• In den Feldern CC und BCC können Sie Empfänger eingeben, die in die E-Mail einkopiert, bzw. blind einkopiert werden sollen.
• Sie können zudem eine E-Mail-Signatur hinzufügen (falls zuvor in den Einstellungen für die E-Mail-Synchronisierung eingerichtet) und das Tracking von E-Mail-Öffnungen aktivieren.
  

Anschließend müssen Sie den Inhalt der E-Mail manuell verfassen und die Änderungen speichern.

E-Mail mittels Vorlage senden

Die Aktion E-Mail mittels Vorlage senden entspricht weitgehend der Aktion E-Mail senden, bietet aber zusätzliche Optionen für die Einrichtung von E-Mail-Vorlagen.

Wenn Sie eine Vorlage einrichten, können Sie Felder für Leads, Deals, Projekte und Organisationen hinzufügen. Wenn die Vorlage Felder enthält und Sie diese auswählen, werden diese Felder von der Automation automatisch in den E-Mail-Text eingefügt.

Wenn Ihre Vorlage zudem einen Link enthält, können Sie in diesem Schritt das Link-Tracking einrichten.

Erweiterte E-Mail Automatisierungen

Sie können die Schritte Verzögerung und Warten auf Bedingung verwenden, um komplexere Automatisierungen zu erstellen. Dadurch können E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt – und nicht unmittelbar – nach Eintreten eines Triggers oder Ereignisses versendet werden.

Verzögerungsschritt

Wenn Sie über eine Automatisierung Follow-up-Nachrichten oder mehrere Erinnerungen an Teammitglieder oder potenzielle Kunden senden möchten, verwenden Sie den Verzögerungsschritt.

Bestimmen Sie das Zeitintervall in Tagen oder Stunden, bevor Sie die darauf folgende E-Mail-Aktion einrichten.

Warten auf Bedingung

Verwenden Sie die Option Warten auf Bedingung, um den Schritt nach der Ausführung eines bestimmten Triggers oder Aktion durchzuführen.

Ein praktisches Beispiel für diesen Schritt ist das Versenden einer Folge-E-Mail, sobald eine Interaktion mit der ersten versendeten E-Mail stattgefunden hat. Sie können bestimmen, ob die E-Mail ausgelöst werden soll, wenn Sie eine Antwort erhalten oder auf einen Link in der E-Mail geklickt wird.

Geben Sie dann die Dauer (Zeitlimit) an, während der die Automatisierung auf das Ereignis warten soll. Eine längere Wartezeit kann sich nachteilig auswirken, da eine persönliche Kontaktaufnahme erforderlich sein könnte.

Nach dem E-Mail-Versand

Um die per E-Mail gesendeten Informationen festzuhalten, können Sie eine Notiz hinzufügen oder eine Aktivität im Zusammenhang mit der automatisierten E-Mail erstellen.

Wenn ein Empfänger beispielsweise wichtige Informationen über eine automatisierte E-Mail erhält, beispielsweise einen Link zu einem Sonderangebot, sollten Sie dies im Eintrag der Kontaktperson, die mit dem Deal verbunden ist, vermerken.

Wählen Sie dazu eine Notiz-Aktion für den Kontakt, der Ihre E-Mails bereits erhalten hat, und heben Sie die Wichtigkeit des Ereignisses in der Notiz hervor.

Um eine Aktivität zu erstellen, beispielsweise das Erstellen einer Aufgabe oder eines Anrufs nach Erhalt einer E-Mail-Antwort, fügen Sie eine Aktivität-Aktion im Anschluss an den Schritt Warten auf Bedingung hinzu, den Sie für E-Mail-Antworten eingerichtet haben.

Sie können den Namen, den Typ und den Erstellungszeitpunkt der Aktivität spezifizieren.