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Dónde encontrar la herramienta de asignación automática
Cómo configurar la herramienta de asignación automática
Administrar tus reglas
Ver tus elementos asignados
Ordenar reglas para el turno rotativo

Asignación automática (BETA)

SR
Steven Reinartz, 16 de diciembre de 2022
Nota: Esta función está disponible de forma gratuita durante la versión beta. Una vez lanzada, solo estará disponible para usuarios del plan Profesional o Corporativo.

Parte de administrar a un equipo es distribuir los tratos de manera uniforme entre los miembros del equipo. Con la herramienta de asignación automática de Pipedrive, puedes configurar reglas para manejar esto automáticamente.


Dónde encontrar la herramienta de asignación automática

Haz clic en "..." para abrir el menú de opciones del lado izquierdo o ve a Ajustes:

Ambos caminos te llevarán a la página de funciones, en donde puedes configurar la herramienta.


Cómo configurar la herramienta de asignación automática

Nota: Debes ser un usuario administrador para configurar esta herramienta.

Haz clic en "+ Añadir regla" para crear una nueva regla de asignación automática.

Nota: Cuando se crea una regla, solo se aplica a tratos recién creados.

Solo los tratos nuevos pueden activar la herramienta de asignación, pero puedes crear condiciones al utilizar los campos de tipo de trato, persona u organización.

AA 7
Nota: Los campos disponibles incluyen campos personalizados.

Después de configurar tu regla, debes darle un título y seleccionar un tipo de asignado y un asignado (la descripción de la regla es opcional).

Hay dos tipos de asignados entre los que puedes elegir: usuario y equipo.

AA 5
  • Usuario: Selecciona un solo usuario en tu cuenta para asignarle tratos recién creados

  • Equipo: Selecciona un equipo en tu cuenta y utiliza un turno rotativo para distribuir los datos recién creados entre sus miembros

La regla también asignará a la persona u organización vinculada al nuevo trato, siempre que también sean recién creados.

Nota: La función Equipos debe estar habilitada para poder acceder a esta opción.

Una vez que hayas seleccionado a tu asignado, asegúrate de que la opción Regla habilitada esté activada y haz clic en "Guardar regla".


Administrar tus reglas

Si has creado dos o más reglas, deberás definir la prioridad de cada regla al arrastrar y soltarla dentro de la lista:

Nota: La primera regla de la lista se considera la prioridad más alta.

Cuando se crea un trato nuevo, la función intentará hacerlo coincidir con la primera regla de la lista. Si los criterios no coinciden, se moverá a través de las reglas hasta que se encuentre una coincidencia.


Ver tus elementos asignados

Para ver tu historial de ejecución, haz clic en "Registros".

Nota: Actualmente, las columnas se ordenan de la más antigua a la más nueva y no se pueden reordenar.

En esta vista, puedes ver:

  • Si se activó alguna de las reglas

  • El usuario al que se le asignó el elemento

  • A qué hora la herramienta de asignación procesó el elemento recién creado

También puedes buscar tus registros al seleccionar un rango de fechas y luego al hacer clic en "Aplicar filtro". Esto te mostrará tus elementos dentro de ese intervalo de fechas seleccionado:

Nota: Puedes hacer clic en los títulos de tus tratos desde esta página para abrir las vistas de detalles.

Si al menos una regla está activa, se añadirá una nota a la vista de detalles de cualquier trato creado, indicando cuál regla se usó para asignarlo (o si no se usó ninguna regla).


Ordenar reglas para el turno rotativo

Cuando selecciones "equipo" como el asignado de tu regla, intentará distribuir los tratos de manera uniforme según lo ponderado.

Por esta razón, algunos casos pueden conducir a una distribución de tratos desigual:

  • Si los usuarios están en más de un equipo, se les asignarán más tratos.

  • Si a los usuarios se les asignan tratos con reglas de usuario y equipo, se les asignarán más tratos.

Esto se debe a que las asignaciones no se basan en el usuario, sino en la equidad general dentro de las reglas o equipos individuales.

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