Integración de Pipedrive: Asana
Asana es una herramienta para la administración de proyectos que se utiliza para organizar tareas y colaborar entre equipos.
Si necesitas reenviar datos de Pipedrive a otro equipo que use Asana, esta integración se encuentra disponible para hacerlo.
Instalar la integración
Para habilitar la integración, ve a la página de Asana en nuestro Marketplace y haz clic en “Instalar ahora”.
Si navegas directamente al Marketplace y seleccionas la integración de Asana, haz clic en “Autorizar”.
En el paso 1 de la autorización, selecciona la empresa en donde deseas instalar la integración y elige quién puede usarla: todos los usuarios, solo yo o usuarios específicos.
Si eliges la opción de usuarios específicos, selecciona los usuarios que usarán la integración y, si deseas notificarles por correo electrónico, haz clic en “Siguiente”.
Si seleccionaste todos los usuarios o solo yo, solo tendrás que hacer clic en “Siguiente” para continuar.
En el paso 2, se te solicitará que leas y otorgues permisos a la aplicación. Después de revisarlos, haz clic en “Permitir e instalar”.
Si no has iniciado sesión o aún no tienes una cuenta de Asana, se te solicitará que inicies sesión o crees una.
Si ya has iniciado sesión, se te solicitará que otorgues permiso a Pipedrive para acceder a tu cuenta de Asana. Haz clic en “Permitir” y podrás continuar con la configuración de la integración.
Configuración de la integración
Una vez que tu cuenta de Asana esté conectada, abre el menú Cuenta de Pipedrive > Herramientas y aplicaciones > Asana para configurar la integración.
Cómo elegir el evento activador y la información que vas a transferir
Para enviar datos de Pipedrive a Asana, deberás crear una regla que active la acción de obtener la información de Pipedrive y enviarla a Asana.
A la izquierda, en Evento de Pipedrive, deberás elegir qué activará la transferencia de información.
Los activadores disponibles son:
Se ganó el trato
Se perdió el trato
Se movió el trato (deberás especificar a qué etapa)
Recuerda especificar el embudo, ya que es obligatorio.
Si elegiste se movió el trato como activador, también deberás especificar la etapa. Al mover un trato a la etapa especificada, se activará la regla.
Después de definir el embudo, puedes seleccionar qué datos transferir a la tarea/proyecto de Asana recién creado. Los datos que puedes transferir son:
Título del trato (no se puede desactivar)
Valor del trato
Datos de contacto de una persona u organización
Notas ancladas
Archivos adjuntos
Dado que se requiere un título para un trato, excepto el título del trato, puedes desactivar toda la información que no quieras transferir a Asana.
Cómo elegir qué se creará en Asana
Al configurar una regla, puedes crear dos tipos de elementos en Asana: tareas y proyectos.
Crear una tarea en Asana
Si decides crear una tarea en Asana, tendrás que ir a los menús desplegables, seleccionar el espacio de trabajo o la organización que recibirá la tarea y, a continuación, elegir el nombre del proyecto.
Opcionalmente, también puedes asignarla a un usuario existente de Asana.
Cómo crear un proyecto en Asana
Si quieres que tu regla cree un proyecto en Asana, verás que la opción de archivos adjuntos en detalles para transferir se desactivará automáticamente.
En los menús desplegables de la derecha, selecciona el espacio de trabajo o la organización donde crearás el proyecto y, opcionalmente, el equipo.
Una vez que estés conforme con tus selecciones, haz clic en "Guardar cambios". Después, cada trato que cumpla con los criterios de tu regla creará una tarea o proyecto en Asana con la información especificada, lo que les permitirá a tus equipos darles un seguimiento eficaz a tus tratos.
Cómo automatizar tareas con la integración con Asana
Puedes usar la integración de Asana para automatizar la facturación o las tareas administrativas según el embudo de ventas. Por ejemplo, cuando un trato llega a la etapa de facturación, puedes activar una tarea en Asana para generar una factura o notificarle a tu equipo legal sin transferencia manual.
Para empezar, ve a Automatizaciones en Pipedrive, abre la pestaña Plantillas y selecciona la categoría Asana para elegir entre cuatro plantillas listas para usar:
- Añadir tareas al mover tratos: Cuando un trato se mueve a una etapa, crea una tarea o un proyecto en Asana.
Puede usarse para transferencias internas como facturación, incorporación o implementación.
- Entregar los tratos ganados: Cuando un trato se marca como ganado, crea una tarea o un proyecto en Asana.
Puede usarse para comenzar el trabajo del proyecto en cuanto se cierra un trato.
- Quitar los tratos perdidos: Cuando un trato se marca como perdido, crea una tarea o un proyecto en Asana.
Puede usarse para crear tareas de seguimiento o activar ciclos de retroalimentación.
- Nuevos prospectos interesados: Cuando se añade un nuevo prospecto, crea una tarea o un proyecto en Asana.
Se puede usar para dirigir tareas de nutrición a los prospectos para los equipos de marketing o desarrollo de ventas.
Veamos un ejemplo de cómo usar la plantilla "Añadir tareas al mover tratos" para automatizar las acciones relacionadas con la facturación.
Configurar una automatización de facturación con una plantilla
Selecciona Añadir tareas al mover tratos y, en la primera pantalla, define qué sucederá después de que el trato se mueva a la etapa seleccionada del embudo; en este caso, "Añadir una tarea en Asana" y, haz clic en "Usar plantilla".
En la segunda pantalla, selecciona el embudo y la etapa específicos que utilizas para la facturación o la preparación del contrato. Supongamos que esto ocurre en la etapa final; por lo tanto, seleccionaremos "Negociaciones iniciadas", que es la etapa final de nuestro embudo.
En la sección "Añadir una tarea en Asana", completa el nombre y la descripción de la tarea. Los campos grises se completarán automáticamente según los datos en Pipedrive. Puedes desactivar cualquier información que tu equipo no necesite para que las tareas se creen con el contexto adecuado.
Selecciona el proyecto donde crearás la tarea si quieres añadir notas fijadas a la descripción para añadir contexto. Finalmente, haz clic en "Guardar como borrador".
La siguiente pantalla mostrará todos los detalles de tu automatización, que aún podrás editar antes de activarla.
Supongamos que prefieres que la automatización se active al ganar un trato. Haz clic en el ícono del lápiz junto a la condición instantánea y cambia los menús desplegables a "El estado del trato ha cambiado a ganado" y, haz clic en "Aplicar condiciones".
Cuando todo esté listo, activa la automatización en la parte superior.
Después de activarla, cada vez que un trato pase a la etapa seleccionada (o si se gana si cambiaste la condición), se creará automáticamente una tarea en Asana con la información que hayas configurado.
Amplía tus flujos de trabajo
Este caso de facturación es solo un ejemplo. Puedes usar estas plantillas como punto de partida para agilizar las transferencias entre varios equipos:
De ventas a implementación: Inicia automáticamente las tareas de incorporación al ganar un trato
De ventas a soporte: Crea tareas de dar seguimiento al perder un trato
De ventas a marketing: Agrega tareas para nutrir a los prospectos, ya sean manuales o mediante importaciones
Cada plantilla se puede personalizar para que se adapte a tu proceso interno, lo que proporciona flexibilidad sin necesidad de empezar desde cero.
Para obtener más información sobre personalizar las automatizaciones, consulta nuestras Automatizaciones: guía de primeros pasos.
¿Te pareció útil este artículo?
Sí
No