Base de conocimiento

Las firmas electrónicas ya son ampliamente aceptadas en el mundo empresarial y, en consecuencia, son una parte esencial de cualquier software de gestión de documentos. A estas alturas, muchas organizaciones decidieron cambiarse a procesos sin papel, lo que está impulsando el crecimiento de más soluciones de gestión de documentos en línea y de firmas electrónicas.

DocuSign es una solución rápida y confiable que permite a los clientes firmar de forma electrónica documentos y acuerdos. Con la integración de Pipedrive puedes solicitar firmas, obtener actualizaciones del estado de los sobres y gestionar documentos en un solo lugar.

Configuración de la integración

1. Ve a Herramientas y aplicaciones > Integraciones > DocuSign y haz clic en "Conectar ahora".
   
2. Serás redirigido al Marketplace de Pipedrive. Ahí, haz clic en "Instalar ahora".
   
3. Se abre otra ventana y te pedirá que le permitas a DocuSign conectarse a Pipedrive. Elige la cuenta de Pipedrive que quieres conectar y haz clic en "Permitir e instalar".
   
4. Será redirigido a DocuSign donde debes otorgar acceso a la integración a Pipedrive.
5. Una vez que otorgaste el acceso a la integración de Pipedrive, serás dirigido nuevamente a los ajustes de DocuSign en los ajustes de Pipedrive.
6. Paso importante: Para crear sobres y recibir actualizaciones del estado en Pipedrive, primero tienes que configurar DocuSign. Para hacerlo, dirígete a DocuSign, haz clic en "Ajustes" en la barra de navegación superior y después en "Actualizaciones" en la barra de navegación lateral.

• Si tus ajustes se ven así:
  

Entonces no puedes crear sobres o recibir actualizaciones del estado desde Pipedrive porque el estado de actualizaciones del sistema para Enviar mensajes individuales está configurado como Activo. Para cambiarlo, un usuario administrador debe desactivar el ajuste desde su cuenta.

Si tus ajustes se ven así:

Entonces la integración de Pipedrive y DocuSign debería funcionar, y puedes crear sobres y recibir actualizaciones del estado desde Pipedrive.

Creación de sobres de DocuSign

Para crear un sobre en DocuSign, puedes usar nuestro complemento Smart Docs o cargar tus documentos en la pestaña Documentos.

Si usas Smart Docs, haz clic en "Compartir" y "Crear un sobre de DocuSign" dentro de la vista de Editar documento.

También puedes crear un sobre en la vista de detalles de un trato o contacto al hacer clic en el botón Más (...) > Crear un sobre de DocuSign.

También puedes crear un sobre en la vista previa de documentos si cargas un archivo PDF a través de la pestaña Documentos en la vista de detalles.

Haz clic en "Crear un sobre de DocuSign" y puedes revisar el documento. Cuando estés listo, haz clic en "Continuar" para generar el sobre.

Ahora debes añadir los destinatarios del sobre. Puedes añadir hasta diez destinatarios en un solo documento y puedes establecer el orden de firmas marcando la casilla en la parte superior.

Además, puedes especificar el rol de los destinatarios en el documento. Por ejemplo, si deben firmar el sobre o solo están recibiendo una copia. Se vería así:

Una vez añadidos todos los destinatarios, haz clic en "Editar mensaje" para enviarles un mensaje personalizado para solicitar sus firmas.

A continuación, se te pedirá que añadas los campos de firma de DocuSign a los destinatarios. Aquí también puedes actualizar otros elementos del sobre además de los campos de firma, tal como destinatarios, documentos del sobre y configuraciones como la fecha de vencimiento.

Una vez que el documento ya tenga los campos de firmas, haz clic en "Enviar". Los destinatarios recibirán un correo electrónico de DocuSign pidiéndoles que revisen y firmen el documento.

Rastreo del sobre y del destinatario

Una vez que hayas enviado el sobre de DocuSign, puedes rastrear el proceso y la información más pertinente de los destinatarios desde Pipedrive. Esto te permite guardar datos en un solo lugar sin tener que regresar a DocuSign para tener un registro de la información o sincronizar los datos en Pipedrive.

Cuando se completa el proceso, los documentos firmados se descargan desde DocuSign y se almacenan dentro de Pipedrive.

En azul, encontrarás el contador de destinatarios. Este contador te da un resumen rápido de la información más relevante del destinatario. Haz clic para abrir el modal del destinatario y ver la información detallada sobre el estado y rol actual de los destinatarios.

Cuando se envía un sobre de DocuSign, se mostrará el rastreador de visualizaciones a un lado de la versión del documento. Toma en cuenta que actualmente DocuSign no es compatible con el rastreo de documentos que muestra la cantidad de vistas del sobre.

Pero aun así puedes rastrear el documento con el enlace compartido provisto por Pipedrive. Para obtener el enlace, haz clic en Más(...) > Compartir como enlace.

Verás una ventana con el enlace de rastreo del documento. Configura los ajustes del enlace de ser necesario y haz clic en "Copiar enlace".

Ahora puedes compartir públicamente tu documento y rastrear las vistas desde Pipedrive.