Projects: cómo planificar tu proyecto
Planifica tu proyecto con una estructura clara, responsabilidades definidas y un cronograma realista. Con Projects, puedes organizar el trabajo por tipos de elementos, establecer dependencias entre tareas y visualizar todo en la vista de Gantt.
Una vez configurado tu proyecto, puedes convertirlo en una plantilla de proyecto para reutilizar la misma estructura y ahorrar tiempo en proyectos futuros.
Elementos de trabajo de un proyecto
Dentro de un proyecto, el trabajo se organiza en los siguientes tipos de elementos:
| Elemento | Para qué sirve | Cuándo conviene usarlo | Características clave |
|---|---|---|---|
| Tareas | Pendientes o entregables | Necesitas dar seguimiento al trabajo pendiente | Flexible; no requiere propietario, fecha de inicio ni fecha de vencimiento |
| Subtareas | Pasos más pequeños dentro de una tarea | Una tarea tiene varios pasos | Se crean dentro de las tareas y siempre están vinculadas a una tarea principal |
| Logros | Logros clave | Quieres destacar puntos importantes del progreso | Dan seguimiento al progreso, no al trabajo |
| Actividades | Eventos programados (llamadas, reuniones) | Necesitas planificar interacciones con fecha y hora | Requiere fecha, hora y propietario. Se puede sincronizar con tu calendario externo. |
Una forma sencilla de distinguirlos:
- Usa tareas y subtareas para el trabajo que debe completarse
- Usa logros para marcar puntos de progreso importantes
- Usa actividades para eventos con fecha y hora
Detalles que puedes agregar a cada elemento
Cada tipo de elemento tiene distintos campos para planificar tu proyecto y dar seguimiento a su progreso.
| Elemento | Detalles clave que puedes agregar | Diferencias clave |
|---|---|---|
| Tareas, subtareas y logros | Asunto, varios asignados, prioridad, fecha de inicio y fecha de vencimiento, proyecto, fase, grupo, descripción, notas | Las tareas pueden incluir subtareas. Las subtareas se crean dentro de tareas y no pueden incluir otras subtareas. Los logros no incluyen subtareas. |
| Actividades | Asunto, tipo de actividad, fecha y hora, prioridad, invitados, ubicación, videollamada, nota, vínculos al proyecto, contacto y organización, fase y grupo | Se asignan a un usuario y se pueden sincronizar con tu calendario externo |
Planifica tu proyecto
Abre la pestaña plan de tu proyecto para empezar a planificar. Desde aquí puedes alternar entre:
- Vista de plan: permite estructurar y organizar el trabajo
- Vista de Gantt: permite visualizar cronogramas y dependencias
Agregar elementos de trabajo al proyecto
Para empezar a planificar, agrega tareas, acciones o logros a tu proyecto. Puedes:
- Agregar elementos con todos los detalles usando “+ Tarea” o el menú desplegable junto a este para seleccionar “+ Acción” o “+ Logro”
- Usa el mismo menú desplegable para aplicar una plantilla de proyecto existente en lugar de agregar los elementos uno por uno
- Agrega marcadores de posición de elementos directamente en una fase y completa los detalles más adelante
Editar y actualizar elementos
Al abrir un elemento de trabajo, su vista de detalles se convierte en el lugar principal para ajustar el plan de tu proyecto.
Aquí puedes actualizar campos como asignado, prioridad, fechas y descripción, además de agregar notas para dar más contexto a tu equipo.
También puedes dividir el trabajo más complejo de las tareas en pasos más pequeños si agregas subtareas. Así puedes gestionar el trabajo detallado sin perder de vista la estructura general del proyecto.
También puedes definir dependencias para conectar tareas y logros y asegurarte de que el trabajo ocurra en el orden correcto.
Abre una tarea o un logro, ve a la pestaña de dependencias, haz clic en “Agregar dependencia”, luego selecciona una tarea y define la relación.
Un elemento de trabajo puede bloquear otra tarea o esperar a que se complete una.
Usa la vista de Gantt para planificar el cronograma
La vista de Gantt te ofrece un resumen visual de todo el cronograma de tu proyecto, lo que te ayuda a entender cómo se conectan las tareas, subtareas, acciones y logros a lo largo del tiempo.
Haz clic en “Expandir vista” para obtener una perspectiva más amplia de tu proyecto.
También puedes ajustar cómo se muestra el tiempo cambiando entre día, semana, mes, trimestre o año.
Las dependencias aparecen como flechas entre tareas y logros, lo que facilita ver cómo se conecta el trabajo y qué elementos dependen entre sí. También puedes ajustar estas dependencias directamente en el cronograma para actualizar rápidamente las relaciones entre tareas.
Al planificar o actualizar tu proyecto, puedes interactuar directamente con el cronograma. Arrastra un elemento de trabajo para reprogramarlo o ajusta su duración arrastrando sus bordes.
Estos cambios se reflejan en todo el proyecto, por lo que puedes responder rápidamente a las actualizaciones sin editar cada elemento de forma manual.
Reutiliza la configuración de tu plan con plantillas
Una vez que completes el plan de tu proyecto, puedes convertirlo en una plantilla de proyecto y reutilizar la misma estructura en proyectos futuros.
Para hacerlo, abre tu proyecto, haz clic en “…” y selecciona “Convertir en plantilla”.
El mismo menú también incluye la opción “Usar plantilla”, con la que puedes aplicar una plantilla existente a este proyecto.
Con el tiempo, mantener plantillas basadas en planes de proyectos reales permite que tu equipo trabaje de forma más eficiente y reduce la necesidad de volver a crear los procesos desde cero.
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