Projects: cómo planificar tu proyecto
Planifica tu proyecto con una estructura clara, responsabilidades definidas y un cronograma realista. Con Projects, puedes organizar el trabajo con distintos tipos de elementos, conectar tareas con dependencias y visualizar todo en la vista de Gantt.
Una vez que tu proyecto esté configurado, puedes convertirlo en una plantilla de proyecto para reutilizar la misma estructura y ahorrar tiempo en proyectos futuros.
Comprende los elementos de trabajo relacionados con el proyecto
Dentro de un proyecto, tu trabajo se organiza con los siguientes tipos de elementos:
| Elemento | Para qué sirve | Se recomienda usar cuando | Características clave |
|---|---|---|---|
| Tareas | Pendientes o entregables | Necesitas dar seguimiento al trabajo que se debe completar | Flexible; no requiere propietario, fecha de inicio ni fecha de cierre |
| Subtareas | Pasos más pequeños dentro de una tarea | Una tarea tiene varios pasos | Se crean dentro de tareas y siempre están vinculadas a una tarea principal |
| Hitos | Logros clave | Quieres destacar puntos de progreso importantes | Da seguimiento al progreso, no al trabajo |
| Actividades | Eventos programados (llamadas, reuniones) | Necesitas planificar interacciones basadas en el tiempo | Requiere fecha, hora y propietario. Se puede sincronizar con tu calendario externo. |
Una forma sencilla de entenderlo:
- Usa tareas y subtareas para el trabajo que debe completarse
- Usa hitos para marcar puntos de progreso importantes
- Usa acciones para eventos basados en el tiempo
Qué detalles puedes agregar a cada elemento
Cada tipo de elemento incluye diferentes campos para ayudarte a planificar y dar seguimiento a tu proyecto.
| Elemento | Detalles clave que puedes agregar | Diferencias clave |
|---|---|---|
| Tareas, subtareas e hitos | Asunto, varios asignados, prioridad, fecha de inicio y de cierre, proyecto, fase, grupo, descripción | Las tareas pueden incluir subtareas. Las subtareas se crean dentro de tareas y no pueden incluir otras subtareas. Los hitos no incluyen subtareas. |
| Acciones | Asunto, tipo de acción, fecha y hora, prioridad, invitados, ubicación, videollamada, notas, enlaces al proyecto, contacto y organización, fase y grupo | Asignada a un usuario y se puede sincronizar con tu calendario externo |
Planifica tu proyecto
Puedes planificar tu proyecto en la vista detallada del proyecto, usando tanto la vista de plan como la vista de Gantt.
- La vista de plan te ayuda a estructurar y organizar el trabajo
- La vista de Gantt te ayuda a visualizar cronogramas y dependencias
Agregar elementos de trabajo del proyecto
Para empezar a planificar, agrega tareas, acciones o hitos a tu proyecto. Puedes:
- Agregar elementos con todos los detalles usando “+ Tarea” o el menú desplegable junto a este para seleccionar “+ Acción” o “+ Hito”
- Agregar marcadores de posición de elementos directamente en una fase y completar los detalles después
Editar y actualizar elementos
Cuando abres cualquier elemento de trabajo, su vista detallada se convierte en el lugar central para ajustar el plan de tu proyecto.
Aquí puedes actualizar campos como asignado, prioridad, fechas y descripción, además de agregar notas para dar más contexto a tu equipo.
Para las tareas, también puedes dividir el trabajo más complejo en pasos más pequeños agregando subtareas. Esto te ayuda a gestionar el trabajo detallado sin perder la estructura general del proyecto.
También puedes definir dependencias para conectar tareas e hitos y asegurarte de que el trabajo ocurra en el orden correcto.
Abre una tarea o un hito, ve a la pestaña de dependencias, haz clic en “Agregar dependencia”, luego selecciona una tarea y define la relación.
Un elemento de trabajo puede bloquear otra tarea o esperar a que se complete una.
Usa la vista de Gantt para planificar el cronograma
La vista de Gantt te ofrece un resumen visual de todo el cronograma de tu proyecto, lo que te ayuda a entender cómo se conectan las tareas, subtareas, acciones e hitos a lo largo del tiempo.
Haz clic en “Expandir vista” para obtener una perspectiva más amplia de tu proyecto.
También puedes ajustar cómo se muestra el tiempo cambiando entre día, semana, mes, trimestre o año.
Las dependencias aparecen como flechas entre tareas e hitos, lo que facilita ver cómo se conecta el trabajo y qué elementos dependen entre sí. También puedes ajustar estas dependencias directamente en el cronograma para actualizar rápidamente las relaciones entre tareas.
Al planificar o actualizar tu proyecto, puedes interactuar directamente con el cronograma. Arrastra un elemento de trabajo para reprogramarlo o ajusta su duración arrastrando sus bordes.
Estos cambios se reflejan en todo tu proyecto, para que puedas responder rápidamente a las actualizaciones sin editar manualmente cada elemento.
Reutiliza la configuración de tu plan con plantillas
Una vez que el plan de tu proyecto esté completo, puedes convertirlo en una plantilla de proyecto y reutilizar la misma estructura en proyectos futuros.
Para hacerlo, abre tu proyecto, haz clic en “…” y selecciona “Convertir en plantilla”.
Con el tiempo, mantener plantillas basadas en planes de proyectos reales ayuda a tu equipo a trabajar de manera más eficiente y reduce la necesidad de reconstruir procesos desde cero.
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