Sincronización con Google Drive

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Breandan Flood, 21 de mayo de 2021

Con la Sincronización de Google Drive puedes usar Google Drive como la ubicación de almacenamiento de tus adjuntos y archivos cargados en Pipedrive. Además puedes crear nuevos documentos de Google dentro de Pipedrive y vincular documentos existentes desde Google Drive a elementos (tratos, personas, empresas) en Pipedrive.

Nota: Si bien los adjuntos y los archivos cargados en tus tratos y contactos se pueden almacenar en Google Drive, los adjuntos de correos no se almacenan en Google Drive. Se guardan en el propio sistema de almacenamiento de Pipedrive.

¿Por qué usar Google Drive?

  • Accesibilidad: Si la sincronización con Google Drive está habilitada, todos los archivos se almacenarán en Google Drive por lo que se puede acceder a ellos a través de la interfaz de Pipedrive
  • Eficiencia: El mismo archivo puede vincularse varias veces en Pipedrive, lo que garantiza que siempre se adjunte la versión más reciente de un documento.
  • Sencilla edición integrada: Los archivos subidos se pueden convertir a Google Docs, verse y editarse sin tener que descargar el archivo y abrirlo en otro programa.
  • Sencilla creación directa: Un nuevo documento de Google se puede generar directamente.​

Sincronización con Google Drive

Para sincronizar tus archivos con Google Drive:

  • Ve a Preferencias personales > Google Drive para acceder a las opciones de sincronización.
  • Selecciona Conectar ahora para conectar tu cuenta de Google Drive.
  • Selecciona en la opción Usar Google Drive para habilitar la función de sincronización.
  • Selecciona si deseas almacenar archivos de Pipedrive en una carpeta aparte en Google Drive.
  • Selecciona si deseas habilitar el uso compartido de todos los archivos de Google Drive con otros usuarios de Pipedrive en tu empresa.

Nota: Al subir archivos, verás que tienes la opción de "Compartir"option. Esto permitirá a cualquier miembro de Pipedrive de tu empresa tener acceso de lectura y escritura a todos los archivos adjuntados a Pipedrive por defecto.
Puedes usar los siguientes ajustes de privacidad en Google Drive:
  • Solo visualización: Si quieres que todos los usuarios de Pipedrive puedan ver pero no editar tus archivos, configura tu archivo como "puede visualizar" o "puede comentar". "Puede comentar" permite que puedan dejar comentarios en tus archivos.
  • Privado: Si quieres mantener determinados archivos adjuntos a los negocios como privados o de solo lectura, tendrás que editar los permisos de uso compartido en Google. En este caso, los archivos seguirán apareciendo en tu cola de archivos en Pipedrive, pero otros usuarios no podrán abrirlos.

Añadir archivos nuevos

Nota: Los documentos guardados en Google Drive o importados desde allí, se almacenan en Google Drive pero no en Pipedrive. Es decir que si el archivo se elimina de Google Drive, se elimina de Pipedrive.

Ve a la pestaña Subir archivos en la Vista de detalles de uno de tus tratos, empresas o personas de contacto. Verás que, en lugar de tener solo la opción "Subir desde tu ordenador" que había antes de habilitar la sincronización con Google Drive, ahora tienes varias opciones:

  • Seleccionar desde tu ordenador: Sube un archivo directamente desde tu ordenador, lo que mantiene tu archivo almacenado en Pipedrive y también lo migra a Google Drive.
  • Importar de Google Drive: Añade un archivo que ya se encuentre en Google Drive. Simplemente comienza a escribir el nombre de tu archivo y, una vez encontrado, selecciónalo.
  • Crear nuevo: Crea un archivo desde cero a través de Google Drive, lo que guarda automáticamente el archivo en Pipedrive y Google Drive a la vez.

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Si has creado o añadido un archivo a través de Google Drive, puedes hacer clic en el archivo y podrás visualizarlo o editarlo fácilmente desde Pipedrive, así como permitir a otros usuarios de Pipedrive que vean o editen el archivo directamente desde Pipedrive.

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