Tietokanta

Automaatiot-ominaisuuden avulla voit lähettää sähköposteja automaattisesti myyntiprosessisi tapahtumien perusteella, esimerkiksi kun kauppa siirtyy uuteen vaiheeseen tai liidi luodaan.

Automaattiset sähköpostit lähetetään yhdistettyjen sähköpostitilien kautta. Automaation määrityksistä riippuen sähköpostit voidaan lähettää automaation omistajalta, kohteen omistajalta, automaation käynnistäneeltä käyttäjältä tai yhdistetystä Tiimin postilaatikosta.

Määritä sähköpostiautomaatio

Avaa tilivalikko ja siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Automaatiot ja klikkaa sitten “+ Automaatio”.

Valitse käynnistystapahtuma ja lisää ehtoja, joilla rajaat, milloin sähköposti lähetetään.

Kun käynnistin on valmis, siirry kohtaan Suorita toiminto > Lähetä sähköposti.

Valitse vastaanottaja ja lähettäjä

Määritä sähköpostin vastaanottaja “Vastaanottaja”-kentässä. Voit lisätä ennalta määritettyjä vastaanottajia tai syöttää tiettyjä sähköpostiosoitteita.

Valitse “Lähettäjätili”-kentässä, keneltä sähköposti lähetetään. Määrityksistäsi riippuen voit valita seuraavista:

• Automaation omistaja – lähettää automaation omistajan yhdistetyltä sähköpostitililtä
• Kohteen omistaja – lähettää kohteen nykyisen omistajan oletussähköpostitililtä
• Käynnistänyt käyttäjä – lähettää automaation käynnistäneen käyttäjän oletustililtä
• Tiimin postilaatikko – lähettää yhdistetyltä Tiimin postilaatikko -tililtä

Kohteen omistaja ja käynnistänyt käyttäjä ovat dynaamisia lähettäjävaihtoehtoja, eli lähettäjä määräytyy automaation suoritushetkellä. Kyseisellä käyttäjällä on oltava Pipedriveen yhdistetty henkilökohtainen sähköpostitili, joka on määritetty hänen oletussähköpostitilikseen. Jos näin ei ole, automaatio epäonnistuu sähköpostin lähetysvaiheessa.

Lisätietoja lähettäjävaihtoehdoista ja oletussähköpostitileistä on artikkelissa Sähköpostien lähettäjät automaatioissa.

Jos vastausten pitää mennä muualle kuin lähettäjän osoitteeseen, avaa “Lisää kenttiä” -valikko ja lisää yksi tai useampi sähköpostiosoite valitsemalla “Vastausosoite”. Automaatio voi esimerkiksi lähettää sähköpostin yhdeltä tililtä ja ohjata vastaukset kaupan omistajalle tai toiselle keskustelusta vastaavalle tiimin jäsenelle.

Lisää kenttiä -valikosta voit myös lisätä Cc- ja Bcc-vastaanottajia kopio- ja piilokopiolähetystä varten.

Lähetä mallin avulla

Valitse “Malli”-välilehti ja valitse sitten malli, jota haluat käyttää. Voit esikatsella sähköpostin koko sisältöä, jotta löydät oikean mallin.

Jos mallissasi on kauppoihin, liideihin, projekteihin, henkilöihin tai organisaatioihin liittyviä yhdistämiskenttiä, sinun on linkitettävä ne automaatiosi asianmukaisiin kohteisiin. Näin automaatio tietää, mistä se hakee kunkin yhdistämiskentän täyttämiseen käytettävät tiedot.

Jos mallissasi on esimerkiksi kaupan yhdistämiskenttiä, linkitä sähköpostimallin kauppa kauppaan, jota haluat automaation käyttävän. Jos saatavilla on useita vastaavia kohteita, valitse se, jota haluat käyttää sähköpostissa.

Kirjoita alusta asti

Valitse “Kirjoita”-välilehti, jos haluat kirjoittaa sähköpostin itse mallin käyttämisen sijaan.

Syötä sähköpostin aihe ja kirjoita sähköpostin sisältö.

Voit myös lisätä yhdistämiskenttien avulla tietoja kohteista, joita automaatiossasi jo käytetään. Jos automaatiosi käynnistyy esimerkiksi kaupasta, voit lisätä sähköpostiisi automaattisesti tietoja, kuten kaupan yhteyshenkilön nimen, kaupan otsikon, kaupan omistajan ja muita kaupan tietoja.

Jotta sähköpostisi näkyy lähettämisen jälkeen oikeissa tietonäkymissä, klikkaa “+ Lisää kenttiä” ja valitse linkitetyt kohteet, joissa haluat sen näkyvän. Kun esimerkiksi linkität sähköpostin kauppaan, se näkyy kyseisen kaupan tietonäkymässä.

Seuraa sitoutumista ja lisää allekirjoitus

Sähköpostin sisällön alta löydät kolme valintaruutua, jotka ovat käytettävissä riippumatta siitä, kirjoitatko sähköpostin itse vai käytätkö mallia:

• Seuraa sähköpostin avaamista – ilmoittaa, kun vastaanottaja avaa sähköpostin
• Seuraa linkin avaamista – ilmoittaa, kun vastaanottaja klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä
• Käytä sähköpostin allekirjoitusta – lisää sähköpostien synkronointiasetuksissa määritetyn allekirjoituksen

Kun olet valmis, klikkaa “Käytä toimintoa”.

Määritä, milloin sähköposti lähetetään

Voit yhdistää lähetä sähköposti -toiminnon muihin automaation vaiheisiin ja määrittää tarkasti, milloin viesti lähetetään tai mitä tapahtuu sen lähettämisen jälkeen. Siirry kohtaan Seuraava vaihe > Odota ja valitse sitten odotuksen tyyppi.

Lisää viive

Valitse avattavasta valikosta, kuinka kauan viive kestää minuutteina, tunteina, päivinä tai viikkoina. Jos valitsit päivät tai viikot, voit myös määrittää ajan, jolloin viive päättyy.

Lisää tapahtuman odotus

Valitse seurattava tapahtuma, kuten sähköposti päivitetty, ja määritä sitten ehto, jonka pitäisi käynnistää seuraava vaihe.

Määritä seuraavaksi aikaraja sille, kuinka kauan automaatio odottaa määrittämääsi tapahtumaa.

Vastaa olemassa olevaan keskusteluun

Yleinen tapa tehdä seurantaa on lisätä ensimmäisen sähköpostin jälkeen odota tapahtumaa -vaihe ja lähettää sitten toinen sähköposti, jos vastaanottaja ei vastaa määritetyn ajan kuluessa.

Voit määrittää seuraavan sähköpostivaiheen siirtymällä kohtaan Suorita toiminto > Lähetä sähköposti. Jos et halua rakentaa tätä vaihetta alusta asti, voit kopioida ja liittää edellisen lähetä sähköposti -vaiheen. Valitse sitten uusi vaihe ja tee tarvittavat muutokset.

Jos haluat lähettää vastauksesi alkuperäisen sähköpostin keskusteluketjuun, ota “Lähetä ketjussa” käyttöön ja linkitä se edelliseen sähköpostivaiheeseesi.

Jatka sähköpostiautomaatiota

Sähköpostin lähettämisen ei tarvitse olla automaatiosi viimeinen vaihe. Kun sähköposti on lähetetty, voit jatkaa automaation rakentamista esimerkiksi päivittämällä siihen liittyvän kaupan tai henkilön tai luomalla seurantaktiviteetin tiimillesi.

Jos sähköpostien lähettämisessä on ongelmia, tutustu vianmääritysoppaaseemme.