Base de connaissances

Au lieu de recréer les mêmes tâches et chronologies pour chaque projet, utilisez des modèles de projet afin de standardiser les processus reproductibles.

Les modèles vous aident à configurer rapidement le travail récurrent, comme l’intégration de clients ou la prestation de services, avec une structure et des chronologies déjà en place.

Ajouter des modèles de projet

Pour créer un modèle, accédez à Projects > Modèles et cliquez sur « + Modèle ».

Sélectionnez d’abord le tableau dans lequel les projets créés à partir de ce modèle seront placés, puis cliquez sur « Continuer ».

Ajoutez un titre et une description clairs afin que votre équipe sache quand l’utiliser.

Configurer le plan de votre projet

Dans l’éditeur de modèles, recréez le travail que votre équipe réalise dans chaque projet.

Ajoutez les tâches, les activités et les jalons que vous créez régulièrement manuellement.

Vous pouvez organiser les mêmes éléments de travail de différentes manières, selon le degré de structure de votre processus. Assignez-les à des phases spécifiques, regroupez-les à l’aide de groupes ou laissez-les non assignés.

Pour modifier l’organisation des éléments de travail, cliquez sur « Phases » et sélectionnez « Groupes ».

Cliquez ensuite sur « + » pour créer un groupe et lui assigner des éléments de travail.

Lorsque vous ajoutez des éléments de travail, définissez des dates d’échéance relatives en fonction de la date de début du projet afin que chaque projet créé à partir du modèle suive la même chronologie.

Définir les dépendances des tâches

Les dépendances aident votre équipe à comprendre l’ordre de travail approprié et à éviter de commencer des tâches trop tôt.

Ouvrez une tâche ou un jalon que vous avez ajouté, puis accédez à l’onglet dépendances et cliquez sur « Ajouter une dépendance ».

Sélectionnez une autre tâche et définissez la relation :

• Bloque – la tâche actuelle bloque la tâche sélectionnée
• En attente de – la tâche sélectionnée doit être terminée avant la tâche actuelle

Lorsque votre modèle est prêt, cliquez sur « Enregistrer et fermer ».

Convertir un projet en modèle

Si vous avez déjà un projet dont vous souhaitez réutiliser la structure, vous pouvez le convertir en modèle.

Ouvrez le projet, cliquez sur « … » dans l’angle supérieur droit et sélectionnez « Convertir en modèle ».

Choisissez ensuite de conserver ou de supprimer le projet d’origine.

Le nouveau modèle conserve vos tâches, activités et jalons dans les mêmes phases, y compris leurs dates d’échéance relatives.

Créer des projets à partir d’un modèle

Une fois votre modèle prêt, vous pouvez l’utiliser pour créer des projets manuellement ou automatiquement.

Ajouter de nouveaux projets

Accédez à Projets > Modèles et cliquez sur « Utiliser » pour un modèle.

Vous pouvez également accéder à Projets, cliquer sur « + Projet » et sélectionner un modèle pendant la configuration.

Après avoir sélectionné un modèle, ajoutez les détails de votre projet et définissez une date de début. Les tâches, activités et jalons du modèle sont planifiés par rapport à cette date.

Appliquer des modèles aux projets existants

Vous pouvez également appliquer un modèle à un projet existant au sein du même tableau.

Ouvrez la vue détaillée du projet, cliquez sur « … » dans l’angle supérieur droit et sélectionnez « Utiliser un modèle ».

Sélectionnez un modèle et définissez une date de début. Cette date sert uniquement à calculer les dates d’échéance relatives des tâches, activités et jalons. Elle ne modifiera pas la date de début existante du projet.

Tous les éléments de travail déjà présents dans le projet restent dans leurs phases actuelles.

Automatiser la création de projets

Vous pouvez également utiliser des modèles pour automatiser la création de projets.

Lorsque vous créez une automatisation avec une action de projet, cliquez sur « Ajouter des champs », puis sélectionnez un modèle et définissez une date de début.

Une fois la configuration terminée, un nouveau projet est créé automatiquement chaque fois que l’automatisation est déclenchée, par exemple lorsqu’une affaire est gagnée.

Gérer et mettre à jour vos modèles

À mesure que vos processus évoluent, vos modèles doivent évoluer avec eux.

Dans Projets > Modèles, utilisez le menu « … » pour modifier, dupliquer ou supprimer des modèles.

Maintenir vos modèles à jour garantit que chaque nouveau projet reflète la façon dont votre équipe travaille actuellement.