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Projects : modèles

Steven Reinartz, 15 avril 2024

Remarque : La fonctionnalité Projects peut être achetée comme extension pour les comptes de niveau Professionnel ou inférieur ; elle est comprise d'office dans les abonnements Power et Entreprise.

L'idée, comme toujours, est de gagner du temps, et avec les modèles de projets, vous pouvez rendre la création de nouveaux projets plus rapide et plus facile.

Où cela se trouve-t-il

Dans le panneau de gauche, cliquez sur Projects puis sur l'onglet Modèles. Vous trouverez là vos modèles existants. Cliquez sur le bouton vert + Modèle, dans le coin supérieur droit, pour créer de nouveaux modèles.

Vous pouvez aussi modifier, dupliquer ou supprimer vos modèles existants en cliquant sur « … » à droite :

Ajouter un nouveau modèle

Remarque : Tous les changements effectués durant une modification sont enregistrés automatiquement. Cependant, vous pouvez aussi enregistrer manuellement votre modèle au moyen du bouton Enregistrer et fermer.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton + Modèle, il vous sera demandé de choisir à quel tableau vous souhaitez ajouter vos projets créés en utilisant ce modèle, et aussi de fournir un titre et une description :

Remarque : Il n'est pas possible de transférer des modèles vers différents tableaux, ni de créer des projets à partir de modèles liés à d'autres tableaux.

Après avoir cliqué sur Continuer, vous serez redirigé vers l'écran d'édition du projet, où vous pourrez ajouter des tâches et des activités aux plans et aux phases de votre choix :

Lorsque vous ajoutez des activités, vous pouvez même leur attribuer des dates d'échéance dans la zone des dates d'échéance négatives :

Si vous voulez ajouter une sous-tâche à votre modèle, cliquez sur le bouton + Tâche : vous verrez alors l'option + Sous-tâche apparaître dans cette fenêtre.

Une fois que vous avez ajouté vos tâches et activités, cliquez sur le bouton Enregistrer et continuer pour ajouter le modèle à votre liste :

Ajouter un nouveau modèle en utilisant un projet existant

Si vous souhaitez utiliser un projet existant pour créer un nouveau modèle, cliquez sur « … » dans le coin supérieur droit de votre projet et sélectionnez « Convertir en modèle ».

Il vous sera alors demandé si vous souhaitez supprimer le projet existant après la conversion, ou si vous voulez le conserver. Une fois une option choisie, cliquez sur Convertir pour confirmer la création de votre nouveau modèle :

Une fois votre nouveau modèle complété, les activités et tâches du projet seront dupliquées dans le modèle aux mêmes phases, et les dates d'échéance seront reproduites dans le modèle.

Remarque : Si le projet n'a pas de date de début, le modèle calculera les dates d'échéance par rapport à la première date d'échéance d'un élément du plan (c'est-à-dire par rapport à l'activité ou à la tâche planifiées en premier).

Utilisation de vos modèles de projets

Une fois que vous avez créé votre modèle, vous le retrouverez dans votre liste des modèles. Cliquez sur le bouton Utiliser pour créer un projet à partir de ce modèle :

Vous pouvez entrer des informations relatives à votre nouveau projet, lier des affaires et des contacts existants et apposer des étiquettes.

Remarque : Le champ Date de début est obligatoire lorsque vous créez un nouveau projet sur la base d'un modèle, car les dates d'échéance des tâches et des activités sont spécifiées de façon relative, par rapport à la date de démarrage du projet. Vous pouvez cependant fixer une date de début dans le passé ou dans le futur.

Vos modèles peuvent également être utilisés pour créer des projets via une automatisation.

Si vous avez des projets activés et que vous avez créé au moins un modèle, vous trouverez l'option d'utiliser des modèles dans votre automatisation :

Remarque : Cette option n'apparaît que lorsque vous sélectionnez l'étape d'action projet dans le flux de votre automatisation.

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