Automatisations : conditions
Un aspect crucial, lors de la création des automatisations, est le choix des conditions à inclure. Les conditions sont des filtres qu'une action de déclenchement doit satisfaire pour être exécutée.
Conditions passives ou actives
Les conditions des automatisations se répartissent en deux groupes suivant qu'elles sont passives ou actives.
- Les conditions passives ne supposent pas qu'une action ait eu lieu. Par exemple, la condition « Le créateur de l'affaire est moi-même » est passive, puisqu'il n'est pas nécessaire que l'affaire soit modifiée pour que ce soit vrai.
- Les conditions actives supposent qu'une action a eu lieu. Par exemple, « L'étiquette de la personne est passée à froid » signifie que quelqu'un a changé l'étiquette en froid.
Cette distinction est très importante lorsque vous tentez de débusquer une erreur dans une automatisation. Si une automatisation que vous avez créée ne fonctionne pas, posez-vous les questions suivantes :
Quelle action devrait déclencher cette automatisation ?
La condition que j'utilise correspond-elle à l'action que j'effectue ?
Mon automatisation a-t-elle bien une étape d'action ?
La troisième question est vitale, car aucune automatisation ne peut être déclenchée sans effectuer une action.
Conditions courantes
Si certaines conditions se comprennent toutes seules, d'autres peuvent sembler vagues à première vue. Voici quelques termes courants pour les conditions, avec leur signification.
Est devenu | Active | Lorsqu'un élément est mis à jour par le changement de la valeur d'un champ en une valeur bien précise. | « L'étape de l'affaire est devenue proposition » |
A changé | Active | Lorsqu'un élément est mis à jour en changeant la valeur d'un champ en une valeur différente quelconque. | « L'étape de l'affaire a changé » |
Est | Passive | Lorsqu'un élément créé/modifié contient une valeur de champ spécifique. À la différence de est devenu, est nécessite une condition supplémentaire si on l'utilise pour une modification. | « L'étape de l'affaire est proposition » et « Le propriétaire de l'affaire a changé » |
Contient | Passive | Lorsqu'un champ texte contient certains mots ou expressions | « Le nom de la personne contient business » |
N'est pas vide | Passive | Lorsqu'un champ spécifique contient une valeur, quelle qu'elle soit. | « L'adresse de l'organisation n'est pas vide » |
Le propriétaire/utilisateur attributaire est | Passive | Lorsqu'un utilisateur spécifique s'est vu attribuer un élément (affaire/contact/activité). | « L'utilisateur attributaire de l'activité est l'utilisateur A » |
Créateur est | Passive | Attention à ne pas confondre avec propriétaire est. Le créateur est la personne qui a créé l'élément en question, tandis que le propriétaire a pu changer. | « Le créateur de l'organisation est l'utilisateur B » |
Satisfait au filtre | Active | Lorsqu'un élément correspond aux paramètres constitutifs d'un filtre spécifique. | « La personne satisfait au filtre l'étiquette de la personne est froid » |
Changements d'étape d'une affaire
Si vous souhaitez déclencher une automatisation sur la base d'un changement d'étape de l'affaire, utilisez l'une des conditions L'étape de l'affaire est devenue ou L'étape de l'affaire a changé, suivant que vous souhaitez ou non spécifier une étape.
Vous pouvez également utiliser la condition l'étape de l'affaire est, mais cette condition, du fait qu'elle est passive par elle-même, nécessite la présence d'une condition additionnelle.
Dans cet exemple, une affaire doit se trouver à l'étape « Prospect entré » au moment où l'étiquette est changée en « Prospect chaud » pour déclencher le changement de propriétaire.
Filtre avec condition portant sur une personne
Comme l'affichage des résultats d'un filtre constitue une action, vous pouvez le déclencher par des automatisations. En revanche, vous ne pouvez pas utiliser d'automatisations sur les éléments présents dans les résultats du filtre.
Par exemple, vous ne pouvez pas changer l'étiquette de toutes les personnes figurant dans les résultats d'un filtre en choisissant ce filtre comme condition d'une automatisation. Mais vous pouvez utiliser une modification en bloc pour conformer les personnes aux critères du filtre.
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