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Pipedrive

Sincronización con Google Drive


Si estás familiarizado con Google Drive, no hace falta que nos digas que pasar a Google Drive desde el sistema de almacenamiento de archivos de Pipedrive por defecto tiene muchos beneficios. Si todavía descargas, editas y vuelves a subir los archivos o documentos cada vez que se requiere una actualización, te presentamos el maravilloso mundo de la gestión de documentos en la nube.

Nota: Los archivos adjuntos de correo electrónico no se almacenan en Google Drive. Se guardan en el propio sistema de almacenamiento de Pipedrive.

  ¿Por qué usar Google Drive? 

  • Accesibilidad: Si la sincronización con Google Drive está habilitada, todos los archivos se almacenarán en Google Drive por lo que se puede acceder a ellos a través de la interfaz de Pipedrive
  • Eficiencia: El mismo archivo puede vincularse varias veces en Pipedrive, lo que garantiza que siempre se adjunte la versión más reciente de un documento.
  • Sencilla edición directa: Los archivos subidos se pueden convertir a Google Docs, verse y editarse directamente sin tener que descargar el archivo y abrirlo en otro programa.
  • Sencilla creación directa: Un nuevo documento de Google se puede generar directamente.​

Sincronización con Google Drive

Nota: Para sincronizar tus contactos con Contactos de Google, ya debes tener tu cuenta de Google sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.
En caso contrario, sigue las instrucciones que se encuentran aquí.

Para sincronizar tus archivos con Google Drive:

  • Ve a Ajustes > Personal > Conexiones > Google Drive para acceder a las opciones de sincronización.
  • Selecciona en la opción Usar Google Drive para habilitar la función de sincronización.
  • Selecciona si deseas almacenar archivos de Pipedrive en una carpeta aparte en Google Drive.
  • Selecciona si deseas habilitar el uso compartido de todos los archivos de Google Drive con otros usuarios de Pipedrive en tu empresa.

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Nota: Al subir archivos, verás que tienes la opción de "Compartir" option. Esto permitirá a cualquier miembro de Pipedrive de tu empresa tener acceso de lectura y escritura a todos los archivos adjuntados a Pipedrive por defecto.
Puedes usar los siguientes ajustes de privacidad en Google Drive:

  • Solo visualización: Si quieres que todos los usuarios de Pipedrive puedan ver pero no editar tus archivos, configura tu archivo como "puede visualizar" o "puede comentar". "Puede comentar" permite que puedan dejar comentarios en tus archivos.
  • Privado: Si quieres mantener determinados archivos adjuntos a los negocios como privados o de solo lectura, tendrás que editar los permisos de uso compartido en Google. En este caso, los archivos seguirán apareciendo en tu cola de archivos en Pipedrive, pero otros usuarios no podrán abrirlos.

Añadir archivos nuevos

Ve a la pestaña Subir archivos en la Vista de detalles de uno de tus negocios. Verás que, en lugar de tener solo la opción "Subir desde tu ordenador" que había antes de habilitar la sincronización con Google Drive, ahora tienes varias opciones:

  • Seleccionar desde tu ordenador: Sube un archivo directamente desde tu ordenador, lo que mantiene tu archivo almacenado en Pipedrive y también lo migra a Google Drive.
  • Importar de Google Drive: Añade un archivo que ya se encuentre en Google Drive. Simplemente comienza a escribir el nombre de tu archivo y, una vez encontrado, selecciónalo.
  • Crear nuevo: Crea un archivo desde cero a través de Google Drive, lo que guarda automáticamente el archivo en Pipedrive y Google Drive a la vez.

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Si has creado o añadido un archivo a través de Google Drive, puedes hacer clic en el archivo y podrás visualizarlo o editarlo fácilmente desde Pipedrive, así como permitir a otros usuarios de Pipedrive que vean o editen el archivo directamente desde Pipedrive.