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Pipedrive

Sincronización con Google Drive

Si estás familiarizado con Google Drive, no hace falta que nos digas que pasar a Google Drive desde el sistema de almacenamiento de archivos de Pipedrive por defecto tiene muchos beneficios.

Si todavía descargas, editas y vuelves a subir los archivos o documentos cada vez que se requiere una actualización, te presentamos el maravilloso mundo de la gestión de documentos en la nube.

Nota: Los archivos adjuntos de correos electrónicos no se almacenan en Google Drive; estos se hospedan en el propio sistema de almacenamiento de Pipedrive.  


Índice

 
¿Por qué usar Google Drive?

 

Aquí tienes algunas de las muchas razones por las que pasarse a la integración de Google Drive.

  • Accesibilidad: Si la sincronización con Google Drive está habilitada, todos los archivos se almacenarán en Google Drive por lo que se puede acceder a ellos de muchas otras formas, además de a través de la interfaz de Pipedrive
  • Nota: Los archivos adjuntos de correos electrónicos no se almacenan en Google Drive; estos se hospedan en el propio sistema de almacenamiento de Pipedrive. 
  • Eficacia: El mismo archivo se puede vincular a varios elementos de Pipedrive a la vez. Esto reduce los duplicados. También asegura que la versión más reciente de un documento esté siempre vinculada a todos los elementos a los que se ha adjuntado; es decir, puedes estar tranquilo sabiendo que todo tu equipo cuenta con la misma información.
  • Sencilla edición inline: Los archivos subidos se pueden convertir a Google Docs y, por lo tanto, se pueden ver y editar inline sin tener que descargar el archivo y abrirlo en otro programa
  • Sencilla creación inline: Nuevos archivos de Google Docs se pueden generar inline ​


Sincronización con Google Drive

Nota: Antes de configurar Google Drive, tu cuenta de Google debe estar sincronizada con Pipedrive. Si todavía no se ha hecho esto, solo tienes que ir aquí:  Cómo sincronizar tu cuenta de Google.

Para sincronizar tus archivos con Google Drive: 

  1. Ve a Ajustes > personal > Google Drive para acceder a las opciones de sincronización.



  2. Selecciona en la opción Usar Google Drive para habilitar la función de sincronización.
  3. (Opcional) Selecciona si quieres almacenar archivos de Pipedrive en una carpeta separada en Google Drive. Esto es útil si quieres mantener tus archivos de Pipedrive separados de tus archivos personales.


¡Y ya está! ¡Google Drive está listo para usar!


Nota: Al subir archivos, verás que tienes la opción de "Compartir". Esto permitirá a cualquier miembro de Pipedrive de tu empresa tener acceso de lectura y escritura a todos los archivos adjuntados a Pipedrive por defecto. Puedes usar los siguientes ajustes de privacidad en Google Drive:

  • Solo visualización: Si quieres que todos los usuarios de Pipedrive puedan ver pero no editar tus archivos. Configura tu archivo como"puede visualizar" o "puede comentar", si quieres que puedan dejar notas/comentarios en tus archivos.
  • Privado: Si quieres mantener determinados archivos adjuntos a los negocios como privados o de solo lectura, tendrás que editar los permisos de uso compartido en Google. En este caso, los archivos seguirán apareciendo en tu cola de archivos en Pipedrive, pero otros usuarios no podrán abrirlos.



Añadir archivos nuevos

Una vez que hayas sincronizado tu cuenta de Pipedrive con Google Drive, ya puedes añadir archivos. Vamos a añadir una hoja de cálculo a un negocio pendiente como ejemplo.

Ve a la pestaña de Archivos en los detalles del negocio. Aquí verás que, en lugar de tener solo la opción Subir que había antes de sincronizar con Google Drive, ahora tienes varias opciones:

  • Subir: Sube un archivo directamente desde tu ordenador a Pipedrive. Esto mantendrá tu archivo almacenado en Pipedrive y también lo migrará a Google Drive, siempre y cuando tu cuenta de Google esté sincronizada.
  • Añadir archivo desde Google Drive: Añade un archivo que ya se encuentre en Google Drive. Solo tienes que empezar a escribir el nombre del archivo y, una vez que lo encuentres, ¡hacer clic en él!
    • Crear: Por último, puedes crear un archivo desde cero mediante la opción Crear. Esto también creará automáticamente un archivo nuevo en tu Google Drive.


Si has creado o añadido un archivo a través de Google Drive, puedes hacer clic en el archivo y podrás visualizarlo o editarlo fácilmente desde Pipedrive, así como permitir a otros usuarios de Pipedrive que vean o editen el archivo directamente desde Pipedrive.

Echa un vistazo al siguiente ejemplo: