Basis Pengetahuan

Bagian dari manajemen tim adalah mendistribusikan kesepakatan secara merata di antara anggota tim. Dengan alat penugasan otomatis Pipedrive, Anda dapat mengatur aturan untuk menangani ini secara otomatis.

Di mana menemukan alat tugas otomatis

Klik ”...” untuk membuka bilah sisi navigasi di sisi kiri layar Anda atau pergi ke Pengaturan.

Kedua jalur ini akan membawa Anda ke halaman fitur, di mana Anda bisa mulai mengkonfigurasi aturan tugas otomatis.

Cara mengatur alat penugasan otomatis

Klik pada ”+ Aturan” untuk membuat aturan penugasan otomatis baru.

Pilih item (lead atau deal) dan peristiwa yang akan mengikuti aturan tersebut.

Deal

• Deal ditambahkan – Menugaskan deal baru ke pemilik tertentu
• Deal diperbarui – Menugaskan deal yang sudah ada ke pemilik setelah berubah jalur atau tahap

Lead

• Lead ditambahkan – Menugaskan lead baru ke pemilik tertentu
  

Selanjutnya, Anda perlu mendefinisikan kondisi untuk aturan tersebut. Kondisi adalah filter yang harus dipenuhi oleh sebuah kesempatan (lead atau deal) agar ditugaskan ke pemilik.

Setelah kondisi ditentukan, Anda perlu memilih tipe penerima dan penerima.

Ada empat tipe penerima yang dapat Anda pilih:

• Pengguna – Memilih satu pengguna di akun Anda untuk menugaskan deal yang baru dibuat
• Tim – Memilih sebuah tim di akun Anda dan menggunakan rotasi putaran untuk mendistribusikan data yang baru dibuat antara anggotanya
• Pemilik Organisasi – Jika lead atau deal sudah terhubung dengan organisasi yang ada, Anda dapat menugaskan lead atau deal ke pemilik organisasi yang ada
• Pemilik Orang – Jika lead atau deal sudah terhubung dengan orang kontak yang ada, Anda dapat menugaskan lead atau deal ke pemilik orang kontak yang ada

Pada langkah berikutnya, Anda perlu mengatur pengaturan aturan. Anda akan melihat bidang untuk nama aturan (diperlukan) dan deskripsi (opsional). Centang kotak “Set aktif” dan simpan perubahan.

Mengelola aturan Anda

Jika Anda telah membuat dua atau lebih aturan, Anda perlu mendefinisikan prioritas masing-masing aturan. Klik "Atur Prioritas" dan atur urutan yang diinginkan menggunakan ikon ＝.

Ketika sebuah kesepakatan baru dibuat, fitur akan mencoba mencocokkannya dengan aturan pertama dalam daftar. Jika kriteria tidak cocok, itu akan bergerak melalui aturan hingga ditemukan kecocokan.

Memeriksa riwayat tugas

Di tab “Riwayat” Anda dapat menemukan catatan untuk prospek dan kesepakatan beserta statusnya.

Dalam tampilan ini, Anda dapat melihat:

• Apakah salah satu aturan telah diaktifkan
• Pengguna yang ditugaskan untuk item tersebut
• Pukul berapa alat penugasan memproses item yang baru dibuat

Anda dapat menyaring catatan Anda berdasarkan tanggal tertentu seperti semua, hari ini dan kemarin. Selain itu, Anda dapat menerapkan filter berdasarkan entitas dan kejadian.

Mengapa aturan tugas saya gagal?

Jika Anda mengklik tab ”Tidak diassign”, Anda akan menemukan daftar dengan semua prospek dan deal yang tidak secara otomatis diassign ke pemilik.

Alasan mengapa aturan assignment bisa gagal adalah sebagai berikut:

• Pengguna tidak ditemukan – pengguna yang ditentukan sebagai assignee tidak ada atau tidak aktif
• Tidak ada pengguna dalam tim – tidak ada dari pengguna dalam tim yang ditetapkan sebagai assignees yang dapat menerima kepemilikan deal atau prospek
• Galat – galat tidak dikenal

Untuk aturan dengan pemilik orang atau pemilik organisasi sebagai assignee:

• Organisasi tidak ditemukan – deal atau prospek tidak memiliki organisasi terkait
• ID Organisasi tidak ditemukan – organisasi tidak ada atau tidak aktif
• Orang tidak ditemukan – deal atau prospek tidak memiliki entitas orang terkait
• ID Orang tidak ditemukan - orang tidak ada atau tidak aktif

Jika Anda mengalami galat yang tidak terduga dengan aturan assignment, silakan hubungi tim dukungan kami.