Basis Pengetahuan

Ada dua cara untuk menghapus pengguna aktif dari akun perusahaan Anda di Pipedrive:

• Menonaktifkan pengguna: menghapus akses pengguna tersebut ke Pipedrive dan menyediakan lisensinya bagi pengguna lain. Nama dan email pengguna tersebut tetap ada di akun.
• Menghapus pengguna: menghapus nama, email, dan foto profil pengguna tersebut secara permanen dari akun. Pengguna harus dinonaktifkan sebelum dapat dihapus.

Sebelum Anda menonaktifkan pengguna, Pipedrive menampilkan item dan data milik pengguna tersebut agar Anda dapat meninjau dan mengalihkan kepemilikan apa pun yang masih diperlukan.

Pengguna yang dinonaktifkan

Saat Anda menonaktifkan pengguna, berikut yang terjadi pada data dan pengaturan akunnya:

Detail pengguna tetap terlihat

Nama, email, dan foto profil pengguna yang dinonaktifkan tetap ada di akun perusahaan Anda.

Untuk melihat ringkasan pengguna, buka menu akun di sudut kanan atas, buka Kelola pengguna > Dinonaktifkan lalu klik "..." > Ringkasan pengguna di samping nama pengguna tersebut.

Item tetap ditugaskan kepada pengguna tersebut

Prospek, transaksi, kontak, produk, aktivitas, proyek, tugas, subtugas, dan tonggak pencapaian tetap ditugaskan kepada pengguna yang dinonaktifkan, kecuali jika Anda memindahkan kepemilikannya.

Catatan dan file tetap ada

Catatan, komentar, dan file tetap tercantum atas nama pengguna yang dinonaktifkan.

Penyelarasan akun berhenti

Penyelarasan email, penyelarasan kontak, penyelarasan kalender, dan penyelarasan Google Drive berhenti secara otomatis.

Templat email bersama dan email bersama tetap ada, sedangkan email pribadi dihapus

• Templat email bersama yang dibuat pengguna tetap ada di akun
• Email bersama yang ditautkan ke item tetap ada di akun
• Email pribadi yang ditautkan ke item dihapus setelah 30 hari

Tautan penyusun jadwal pertemuan tidak lagi berfungsi

Tautan penyusun jadwal pertemuan publik milik pengguna tidak lagi berfungsi begitu pengguna tersebut dinonaktifkan.

Filter masih dapat merujuk pada pengguna yang dinonaktifkan

Filter publik yang dibuat oleh pengguna yang dinonaktifkan tetap ada di akun pengguna tersebut. Kondisi filter yang sudah ada dan merujuk pada pengguna yang dinonaktifkan tetap berfungsi, tetapi Anda tidak dapat membuat filter baru menggunakan pengguna yang dinonaktifkan.

Perubahan pada Wawasan

Saat pengguna dinonaktifkan:

• Dasbor bersama secara otomatis dialihkan kepada admin pertama akun
• Tautan dasbor publik yang dibuat pengguna secara otomatis dinonaktifkan
• Laporan yang dibagikan kepada pengguna lain di perusahaan tidak lagi dapat diakses
• Pengguna yang dinonaktifkan tetap tercakup dalam laporan dan target yang sebelumnya mencakup pengguna tersebut
• Anda tetap dapat membuat filter baru di Insights yang menyertakan pengguna yang dinonaktifkan sebagai kondisi

Perilaku pengalihan di LeadBooster

• Obrolan Langsung: pengguna yang dinonaktifkan tidak lagi ditugaskan ke obrolan sehingga pengguna lain dapat mengambil alih
• Chatbot: pengguna yang dinonaktifkan secara otomatis digantikan oleh pengguna lain di editor playbook. Periksa alamat email jika sebelumnya menggunakan email kustom.
• Formulir Web: pengguna yang dinonaktifkan secara otomatis digantikan oleh pengguna lain dalam preferensi penyimpanan. Periksa alamat email jika sebelumnya menggunakan email kustom.

Perubahan akses Smart Docs

• Dokumen: untuk melihat atau mengedit dokumen yang dibuat pengguna, buka folder penyimpanan cloud tempat dokumen tersebut disimpan. Pelajari selengkapnya tentang lokasi penyimpanan dokumen.
• Templat: agar templat yang dibuat pengguna dapat digunakan, pengguna tersebut harus memberikan izin sebelum dinonaktifkan. Anda juga memerlukan akses ke folder penyimpanan cloud tempat templat tersebut disimpan.
• eSignatures: Anda dapat mengakses dokumen yang dikirim untuk ditandatangani oleh pengguna yang dinonaktifkan jika Anda memiliki izin untuk melihat transaksi yang ditautkan ke dokumen tersebut

Mengakses dokumen DocuSign

Anda tetap dapat mengakses dokumen yang dikirim untuk ditandatangani oleh pengguna yang dinonaktifkan melalui aplikasi DocuSign.

Mengakses faktur QuickBooks

Faktur yang dibuat oleh pengguna yang dinonaktifkan tetap dapat diakses jika pengguna lain terhubung ke QuickBooks.

Campaigns tetap dikirim sesuai rencana

Kampanye terjadwal yang dibuat oleh pengguna yang dinonaktifkan tetap dikirim sesuai rencana.

Memindahkan automasi

Sebelum menonaktifkan pengguna, Pipedrive menampilkan jumlah automasi yang dimiliki pengguna tersebut dan memungkinkan Anda mengalihkan kepemilikannya kepada admin global lain yang aktif langsung dari tampilan penonaktifan.

Kami sangat menyarankan agar Anda mengalihkan kepemilikan kepada admin global lain sebelum menonaktifkan pengguna. Langkah ini membantu memastikan setiap automasi memiliki pemilik aktif yang dapat memeriksa pengaturannya, menjaga aplikasi dan fitur yang diperlukan tetap terhubung, serta mencegah kegagalan eksekusi yang dapat dihindari.

Jika Anda mengalihkan kepemilikan

• Automasi dinonaktifkan untuk semua pengguna.
• Pengguna yang dapat memicu automasi tetap sama.
• Automasi muncul di tampilan daftar automasi milik pemilik baru.

Pemilik baru menerima pemberitahuan di Pipedrive dan melalui email, beserta tautan langsung ke automasi, sehingga pemilik baru dapat meninjau dan mengaktifkannya kembali setelah memastikan semuanya sudah sesuai.

Jika Anda tidak mengalihkan kepemilikan sebelum menonaktifkan pengguna

• Jika automasi diatur agar dapat dipicu oleh semua pengguna, automasi dinonaktifkan untuk semua pengguna.
• Jika automasi diatur agar dapat dipicu oleh pengguna yang dipilih, automasi hanya dinonaktifkan untuk pengguna yang dinonaktifkan. Daftar pengguna yang dapat memicu automasi tetap sama, begitu pula status aktif setiap pengguna. Eksekusi automasi mungkin mulai gagal lagi jika automasi bergantung pada akses pemilik sebelumnya ke aplikasi atau fitur lain yang tidak lagi tersedia setelah penonaktifan.
• Anda dapat menemukan automasi tersebut nanti menggunakan filter "Dimiliki oleh pengguna yang dinonaktifkan" di daftar automasi, dari dasbor ringkasan atau pembersihan data

Pemilik akun perusahaan menerima email berisi tautan untuk meninjau automasi milik pengguna yang dinonaktifkan dan memperbarui kepemilikan automasi tersebut.

Aturan penugasan otomatis gagal

Jika pengguna yang dinonaktifkan termasuk dalam aturan penugasan, aturan tersebut tetap berjalan, tetapi gagal saat memeriksa status pengguna itu. Periksa aturan penugasan otomatis yang aktif dan mencakup pengguna yang dinonaktifkan.

Aplikasi Marketplace dihapus instalasinya

Aplikasi yang dipasang oleh pengguna yang dinonaktifkan dihapus instalasinya secara otomatis. Jika pengguna yang dinonaktifkan memiliki izin admin global, aplikasi Marketplace yang ditambahkan pengguna tersebut untuk pengguna lain juga dihapus instalasinya.

Webhook dinonaktifkan

Webhook yang dibuat oleh pengguna yang dinonaktifkan dinonaktifkan secara otomatis.

Pengguna yang dihapus

Menghapus pengguna mencakup semua hal di atas, serta hal berikut.

Detail pengguna dihapus

Nama, email, dan foto profil pengguna dihapus dari akun perusahaan. Pengguna tersebut ditampilkan sebagai pengguna yang dihapus atau pengguna yang dihapus, IDxxxxxxxx.

Prospek, transaksi, proyek, orang, organisasi, automasi, produk, aktivitas, tugas, subtugas, dan tonggak pencapaian tetap ditugaskan kepada pengguna yang dihapus, kecuali jika Anda mengalihkan kepemilikannya sebelum menghapus pengguna tersebut. Karena nama dan email pengguna tersebut sudah dihapus, Anda tidak dapat lagi mencari atau memilih pengguna tertentu itu.

Alihkan kepemilikan sebelum menghapus pengguna jika Anda perlu menemukan item miliknya nanti.