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Cosa succede ai dati quando un utente viene disattivato o eliminato?
YS
In Pipedrive, ci sono due modi per rimuovere gli utenti attivi dal tuo account aziendale:
Disattivare un utente libera il posto, permettendoti di invitare un nuovo utente o rimuoverlo dall'abbonamento. La disattivazione mantiene i dati personali dell'utente (come nome ed email) nell'account aziendale.
Eliminando, d'altra parte, cancella completamente i dettagli dell'utente (come nome ed indirizzo email) dall'account aziendale. Questa azione può essere eseguita solo dopo aver disattivato un utente.
Prima di disattivare un utente, vedrai una finestra di avviso con i dati di proprietà dell'utente in questione. Ti consigliamo di riassegnare i dati se sono ancora rilevanti.
Scopri come disattivare un utente in questo articolo.
Nota: La disattivazione e l'eliminazione degli utenti sono disponibili solo agli utenti con accesso alle impostazioni dell'account. Prima di procedere con la disattivazione e l'eliminazione degli utenti, prendi nota che queste azioni potrebbero influenzare i contenuti creati e gli elementi di proprietà associati all'utente. Ti consigliamo di riassegnare i dati prima di disattivare ed eliminare gli utenti.
Utenti disattivati
Quando un utente viene disattivato, si verificano le seguenti modifiche ai loro dati:
Informazioni sull'utente
- Il nome, l'email e la foto del profilo dell'utente disattivato rimangono nel tuo account aziendale, e puoi accedere alla panoramica dell'utente disattivato navigando verso Gestisci utenti > Disattivati e (...) > Panoramica dell'utente sul lato destro dello schermo.
Proprietà degli oggetti
- Lead, affari, contatti, prodotti, attività, progetti e attività di progetto rimangono sotto il nome dell'utente disattivato a meno che la proprietà non venga trasferita
Note e file
- Note, commenti e file rimangono sotto il nome dell'utente disattivato
- La sincronizzazione delle email viene interrotta automaticamente
- I modelli di email condivisi creati dall'utente disattivato e le email collegate alle entità rimangono nell'account dell'utente disattivato
- Le email private collegate alle entità vengono eliminate dopo 30 giorni
Programmazione riunioni
- Il link pubblico per la programmazione delle riunioni scade dopo la disattivazione dell'utente
Sincronizzazioni dell'account
- La sincronizzazione delle email, la sincronizzazione dei contatti, la sincronizzazione del calendario e la sincronizzazione di Google Drive vengono interrotte automaticamente
Filtri
- I filtri pubblici creati da utenti disattivati rimangono nell'account dell'utente disattivato
- Le condizioni di filtro esistenti con utenti disattivati sono mantenute, ma non ne possono essere create di nuove
Approfondimenti
- Le dashboard condivise vengono automaticamente trasferite al primo amministratore dell'account aziendale
- I link pubblici alle dashboard create dall'utente disattivato vengono automaticamente disabilitati
- I report condivisi con altri utenti dell'azienda diventano inaccessibili
- Gli utenti disattivati sono inclusi nei report e negli obiettivi se inizialmente facevano parte di essi
- Puoi creare nuovi filtri negli Approfondimenti che includono utenti disattivati come condizioni di filtro
Nota: Consigliamo di trasferire la proprietà dei report prima di disattivare l'utente.
Add-on LeadBooster
- Live Chat: l'utente disattivato viene deselezionato dalle chat, permettendo ad altri operatori di intervenire
- Chatbot: nell'editor del playbook, un altro utente sostituisce automaticamente l'utente disattivato. Consigliamo di rivedere l'indirizzo email nell'editor del playbook, principalmente se in precedenza è stato utilizzato un email personalizzato.
- Webforms: nelle preferenze di salvataggio del Webform, un altro utente sostituisce automaticamente l'utente disattivato. Consigliamo di rivedere l'indirizzo email nelle preferenze di salvataggio, principalmente se in precedenza è stato utilizzato un email personalizzato.
Smart Docs
- Documenti: per visualizzare e modificare un documento creato da utenti disattivati, è necessario accedere alla cartella di archiviazione cloud in cui è ospitato il documento (leggi di più)
- Modelli: per visualizzare e utilizzare i modelli di Smart Docs creati da utenti disattivati, il proprietario del modello deve concedere il permesso in Pipedrive prima che vengano disattivati. Avrai anche bisogno di accedere alla cartella di archiviazione cloud dove è ospitato il modello.
- eFirme: puoi accedere ai documenti inviati per la firma da utenti disattivati, purché tu abbia il permesso di visualizzare l'affare in cui è stato creato
Integrazione DocuSign
- Puoi accedere ai documenti che sono stati inviati per la firma da utenti disattivati
Integrazione Quickbooks
- Le fatture create da utenti disattivati sono accessibili se un altro utente si collega a Quickbooks
Campaigns
- Le campagne programmate create da un utente disattivato vengono inviate secondo la programmazione originale
Nota: Consigliamo di rivedere tutte le automazioni responsabili dell'invio di campagne automatizzate se l'utente che le ha create o con cui l'automazione è condivisa viene disattivato. Ulteriori dettagli sul comportamento delle automazioni si possono trovare di seguito.
Automations
- Se il creatore di un'automazione viene disattivato, l'automazione sarà disattivata. Consigliamo di trasferire la proprietà dell'automazione.
- Se l'automazione è impostata per attivarsi in base agli utenti selezionati e uno di questi utenti viene disattivato, l'automazione continuerà ad essere attiva. Tuttavia, sarà terminata durante la validazione dello stato dell'utente. Consigliamo di rimuovere gli utenti disattivati dall'automazione.
- Se l'automazione è impostata per attivarsi in base a qualsiasi utente e uno degli utenti viene disattivato, l'automazione continuerà ad essere attiva e l'utente disattivato sarà automaticamente escluso dall'automazione
- Gli utenti disattivati vengono rimossi dal filtro "Proprietari dell'automazione" nell'elenco delle automazioni
Assegnazione automatica
- Se un utente disattivato fa parte di una regola di assegnazione, la regola continuerà a funzionare ma fallirà quando verrà controllato lo stato dell'utente. Consigliamo di rivedere tutte le regole di assegnazione automatica attive che includono l'utente disattivato (leggi di più).
App del Marketplace
- Le app installate dall'utente disattivato vengono disinstallate automaticamente
- Se l'utente disattivato aveva un ruolo di amministratore, allora tutte le app del Marketplace condivise vengono disinstallate
Webhooks
- I webhooks creati da utenti disattivati vengono automaticamente disattivati
Utenti eliminati
Oltre a quanto sopra, quando gli utenti vengono eliminati, vengono interessati i seguenti dati:
Informazioni utente
- Il nome dell'utente, l'email e l'immagine del profilo vengono rimossi dall'account aziendale. Visualizzato come
utente eliminatooutente eliminato, IDxxxxxxxx.
Possesso dei contenuti
- Lead, offerte, contatti, prodotti, attività, progetti e compiti del progetto rimangono assegnati all'utente eliminato a meno che il possesso non venga trasferito prima dell'eliminazione dell'utente.
Filtraggio
- Gli utenti eliminati non possono essere filtrati. Si consiglia il trasferimento del possesso prima dell'eliminazione.
Nota: Solo gli utenti disattivati possono essere eliminati dall'account aziendale.
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