Base di conoscenza

Puoi rimuovere un utente attivo dal tuo account aziendale Pipedrive in due modi:

• Disattiva un utente: l'utente perde l'accesso a Pipedrive e la sua postazione si libera per un altro utente. Il nome e l'email rimangono nell'account.
• Elimina un utente: il nome, l'email e la foto profilo dell'utente vengono rimossi definitivamente dall'account. Un utente deve essere disattivato prima di poter essere eliminato.

Prima di disattivare un utente, Pipedrive ti mostra gli elementi e i dati di sua proprietà, così puoi verificare e riassegnare tutto ciò che serve ancora.

Utenti disattivati

Quando disattivi un utente, ecco cosa succede ai suoi dati e alla configurazione del suo account:

I dettagli dell'utente rimangono visibili

Il nome, l'email e la foto profilo dell'utente disattivato rimangono nel tuo account aziendale.

Per visualizzare una panoramica, apri il Menu account nell'angolo in alto a destra, vai a Gestisci utenti > Disattivati e clicca su "..." > Panoramica utente accanto al suo nome.

Gli elementi rimangono assegnati all'utente

Clienti potenziali, affari, contatti, prodotti, attività, progetti, attività, sottoattività e traguardi rimangono assegnati all'utente disattivato, a meno che tu non ne trasferisca la proprietà.

Le note e i file rimangono

Le note, i commenti e i file rimangono a nome dell'utente disattivato.

Le sincronizzazioni dell'account si interrompono

La sincronizzazione email, la sincronizzazione dei contatti, la sincronizzazione del calendario e la sincronizzazione di Google Drive si interrompono automaticamente.

I modelli di email condivisi e le email condivise rimangono, mentre le email private vengono eliminate

• I modelli di email condivisi creati dall'utente rimangono nell'account
• Le email condivise collegate agli elementi rimangono nell'account
• Le email private collegate agli elementi vengono eliminate dopo 30 giorni

I link del pianificatore riunioni smettono di funzionare

Il link pubblico al pianificatore riunioni dell'utente smette di funzionare non appena l'utente viene disattivato.

I filtri possono ancora fare riferimento agli utenti disattivati

I filtri pubblici creati dall'utente disattivato rimangono nell'account dell'utente. Le condizioni dei filtri esistenti che fanno riferimento a un utente disattivato continuano a funzionare, ma non puoi creare nuovi filtri usando un utente disattivato.

Modifiche ad Approfondimenti

Quando un utente viene disattivato:

• I cruscotti condivisi vengono trasferiti automaticamente al primo amministratore dell'account
• I link pubblici ai cruscotti creati dall'utente vengono disattivati automaticamente
• I rapporti condivisi con altri utenti dell'azienda diventano inaccessibili
• L'utente disattivato rimane incluso nei rapporti e negli obiettivi di cui faceva già parte
• Puoi ancora creare nuovi filtri in Insights che includano gli utenti disattivati come condizioni

Comportamento della riassegnazione in LeadBooster

• Chat dal vivo: le chat non sono più assegnate all'utente disattivato, così altri utenti possono prenderle in carico
• Chatbot: un altro utente sostituisce automaticamente l'utente disattivato nell'editor dei playbook. Controlla l'indirizzo e-mail se in precedenza ne era stato usato uno personalizzato.
• Moduli Web: un altro utente sostituisce automaticamente l'utente disattivato nelle preferenze di salvataggio. Controlla l'indirizzo e-mail se in precedenza ne era stato usato uno personalizzato.

Modifiche all'accesso a Smart Docs

• Documenti: per visualizzare o modificare un documento creato dall'utente, apri la cartella di archiviazione cloud in cui si trova. Scopri di più su dove vengono archiviati i documenti.
• Modelli: per utilizzare un modello creato dall'utente, l'utente deve concedere l'autorizzazione prima di essere disattivato. Devi anche avere accesso alla cartella di archiviazione cloud in cui si trova.
• Firme elettroniche: puoi accedere ai documenti inviati per la firma da un utente disattivato se hai il permesso di visualizzare l'affare a cui sono collegati

Accedere ai documenti di DocuSign

Puoi ancora accedere ai documenti inviati per la firma da un utente disattivato tramite l'app DocuSign.

Accedere alle fatture di QuickBooks

Le fatture create da un utente disattivato restano accessibili se un altro utente è connesso a QuickBooks.

Le campagne continuano a essere inviate come previsto

Le campagne programmate create da un utente disattivato continuano a essere inviate come previsto.

Trasferire le automazioni

Prima di disattivare un utente, Pipedrive ti mostra quante automazioni possiede e ti consente di trasferirne la proprietà a un altro amministratore globale attivo direttamente dalla schermata di disattivazione.

Consigliamo vivamente di trasferire la proprietà a un altro amministratore globale prima di disattivare l'utente. Questo contribuisce a garantire che ogni automazione abbia un proprietario attivo che possa verificarne la configurazione, mantenere connesse le app e le funzionalità necessarie ed evitare errori di esecuzione evitabili.

Se trasferisci la proprietà

• L'automazione viene disattivata per tutti
• Gli utenti che possono attivare il trigger dell'automazione rimangono gli stessi
• L'automazione compare nella vista elenco delle automazioni del nuovo proprietario

Il nuovo proprietario riceve una notifica in Pipedrive e via email con un link diretto all'automazione, così può verificarla e riattivarla dopo aver verificato che tutto sia a posto.

Se non trasferisci la proprietà prima di disattivare l'utente

• Se il trigger dell'automazione era impostato per tutti gli utenti, l'automazione viene disattivata per tutti
• Se il trigger dell'automazione era impostato per gli utenti selezionati, l'automazione viene disattivata solo per l'utente disattivato. L'elenco degli utenti che possono attivare il trigger dell'automazione rimane invariato, così come lo stato di attivazione di ciascun utente. Le esecuzioni potrebbero comunque iniziare a fallire se l'automazione dipende dall'accesso del precedente proprietario ad app o altre funzionalità che non sono più disponibili dopo la disattivazione.
• Puoi ritrovare l'automazione in seguito usando il filtro “Di proprietà di utenti disattivati” nell' elenco delle automazioni, dal cruscotto di panoramica o dalla pulizia dei dati

Il proprietario dell'account aziendale riceve un'email con un link per verificare le automazioni di proprietà dell'utente disattivato e trasferirne la proprietà.

Le regole di assegnazione automatica non funzionano

Se un utente disattivato fa parte di una regola di assegnazione, la regola continua a essere eseguita, ma genera un errore quando verifica lo stato di quell'utente. Controlla le regole di assegnazione automatica attive che includono un utente disattivato.

Le app del Marketplace vengono disinstallate

Le app installate dall'utente disattivato vengono disinstallate automaticamente. Se l'utente disponeva delle autorizzazioni di amministratore globale, vengono disinstallate anche tutte le app del Marketplace che aveva aggiunto per altri utenti.

I webhook vengono disattivati

I webhook creati da un utente disattivato vengono disattivati automaticamente.

Utenti eliminati

L'eliminazione di un utente comporta anche quanto descritto sopra, oltre a quanto segue.

I dati dell'utente vengono rimossi

Il nome, l'email e la foto profilo dell'utente vengono rimossi dall'account aziendale. L'utente viene visualizzato come deleted user o deleted user, IDxxxxxxxx.

Clienti potenziali, affari, progetti, persone, organizzazioni, automazioni, prodotti, attività, compiti, sottocompiti e traguardi rimangono assegnati a un utente eliminato, a meno che tu non ne trasferisca la proprietà prima di eliminarlo. Poiché il nome e l'indirizzo e-mail dell'utente non sono più disponibili, non puoi più cercare o selezionare quella persona specifica.

Trasferisci la proprietà prima dell'eliminazione se hai bisogno di ritrovare gli elementi dell'utente in seguito.