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オートメーションを使うと、取引が新しいステージに移動したときやリードが作成されたときなど、セールスプロセス内のイベントに基づいてメールを自動送信できます。

自動メールは、接続済みのメールアカウントを通じて送信されます。 オートメーションの設定に応じて、メールはオートメーション所有者、アイテム所有者、オートメーションをトリガーしたユーザー、または接続済みのチーム受信箱から送信できます。

メールオートメーションを設定する

アカウントメニューを開き、ツールとアプリ > オートメーションに移動して、「+ オートメーション」をクリックします。

トリガーイベントを選択し、メールを送信するタイミングを絞り込むために条件を追加します。

トリガーの準備ができたら、アクションを実行 > メールを送信に移動します。

受信者と送信者を選択する

「宛先」フィールドを使用して、メールを受信する相手を指定します。 事前定義された受信者を追加するか、特定のメールアドレスを入力できます。

「送信者アカウント」フィールドを使用して、メールの送信元を選択します。 設定に応じて、次の中から選択できます。

• オートメーション所有者 – オートメーション所有者の接続済みメールアカウントから送信します
• アイテム所有者 – アイテムの現在の所有者のデフォルトメールアカウントから送信します
• トリガーユーザー – オートメーションをトリガーしたユーザーのデフォルトアカウントから送信します
• チーム受信箱 – 接続済みのチーム受信箱アカウントから送信します

アイテム所有者とトリガーユーザーは動的な送信者オプションです。つまり、送信者はオートメーションの実行時に決まります。 該当するユーザーは、個人用メールアカウントをPipedriveに接続し、デフォルトのメールアカウントとして設定しておく必要があります。 設定されていない場合、オートメーションはメール送信のステップで失敗します。

送信者オプションとデフォルトメールアカウントの詳細については、オートメーションのメール送信者をご覧ください。

返信先を送信者アドレス以外にする場合は、「フィールドを追加」メニューを開き、「返信先メールアドレス」を選択して、1つ以上のメールアドレスを追加します。 たとえば、オートメーションで1つのアカウントからメールを送信しながら、返信を取引所有者や会話を担当する別のチームメンバーに転送できます。

フィールドを追加メニューから、カーボンコピーやブラインドカーボンコピーで配信するためのCcおよびBcc受信者も追加できます。

テンプレートを使用して送信する

「テンプレート」タブを選択し、使用するテンプレートを選択します。 メールの全文をプレビューして、適切なテンプレートを選択できます。

テンプレートに取引、リード、プロジェクト、人物、組織の差し込みフィールドが含まれている場合は、オートメーション内の関連アイテムにリンクする必要があります。 これにより、各差し込みフィールドに入力するデータをどこから取得するかがオートメーションに伝わります。

たとえば、テンプレートに取引の差し込みフィールドが含まれている場合は、メールテンプレートの取引を、オートメーションで使用する取引にリンクします。 一致するアイテムが複数ある場合は、メールに使用するアイテムを選択します。

最初から作成する

テンプレートを使用せずに自分でメールを書くには、「作成」タブを選択します。

メールの件名を入力し、メール本文を作成します。

差し込みフィールドを使用して、オートメーションですでに使用されているアイテムの情報を挿入することもできます。 たとえば、オートメーションが取引からトリガーされる場合、取引の連絡先人物名、取引タイトル、取引所有者、その他の取引情報などの詳細をメールに自動的に追加できます。

送信後にメールを適切な詳細ビューに表示するには、「+ フィールドを追加」をクリックし、表示先にするリンク済みアイテムを選択します。 たとえば、メールを取引にリンクすると、その取引の詳細ビューにメールが表示されます。

エンゲージメントを追跡し、署名を追加する

メール本文の下には、メールを作成する場合でもテンプレートを使用する場合でも適用できる3つのチェックボックスがあります。

• メール開封を追跡 – 受信者がメールを開封したときに通知します
• リンク開封を追跡 – 受信者がメール内のリンクをクリックしたときに通知します
• メール署名を使用 – メール同期設定で設定した署名を追加します

準備ができたら、「アクションを適用」をクリックします。

メールの送信タイミングを制御する

メールを送信アクションを他のオートメーションステップと組み合わせることで、メッセージを送信する正確なタイミングや、送信後に実行する内容を制御できます。 次のステップ > 待機に移動し、待機タイプを選択します。

遅延を追加する

ドロップダウンメニューから、遅延の長さを分、時間、日、週の単位で選択します。 日または週を選択した場合は、遅延が終了する時刻も設定できます。

イベントの待機を追加する

監視するイベント（例：メールが更新されました）を選択し、次のステップをトリガーする条件を定義します。

次に、指定したイベントをオートメーションが待機する時間の上限を設定します。

既存の会話に返信する

一般的なフォローアップ方法は、最初のメールの後にイベントを待機ステップを追加し、設定した期間内に受信者から返信がない場合に別のメールを送信することです。

アクションを実行 > メールを送信に移動して、次のメールステップを設定できます。 このステップを最初から作成したくない場合は、前のメールを送信ステップをコピーして貼り付けることができます。 その後、新しいステップを選択して調整します。

元のメールの会話内で返信を送信するには、「スレッド内で送信」をオンにし、前のメールステップにリンクします。

メールオートメーションを続行する

メールの送信をオートメーションの最後のステップにする必要はありません。 送信後も、関連する取引や人物を更新したり、チーム向けのフォローアップアクティビティを作成したりして、引き続きオートメーションを構築できます。

メールの送信で問題が発生している場合は、トラブルシューティングガイドをご覧ください。