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セールスプロセスには、チームメンバーへの通知やリードとのコミュニケーションなどの繰り返しタスクがしばしば含まれます。メールのフォローアップを自動化することで効率を高め、顧客の関与を促進し、エラーを最小限に抑えることができます。

まず、自動化 を作成し、メール送信を促すシナリオに基づいたトリガーイベントを選択する必要があります。特定の状況でメールを送信する必要がある場合は、正確な条件を適用することが重要です。

トリガーが定義されたら、メールアクションを選択します: メールを送信 または テンプレートを使用してメールを送信 のどちらかを選択して、コミュニケーションを実行できます。

メールを送信する

メールを送信アクションを使用する場合、必要なフィールドと設定を選択する必要があります。

• ターゲットを選択することは最も重要なステップの1つであり、メールの受信者を選択することが重要です。これは、顧客、内部チーム、パートナーなどにメールを送信するかどうかを決定する「To」フィールドから行うことができます。
• メールの件名については、テキストを手動で入力するか、ディールのタイトルなど、オートメーションのトリガーに基づいて関連情報を自動的に挿入するためのフィールドプレースホルダーを使用することができます。
• Pipedriveで複数のメール受信ボックスが同期されている場合、送信元のメールアドレスを「From」フィールドから選択することができます。
• CCおよびBccフィールドを使用して、メールのカーボンコピーとブラインドカーボンコピーの受信者を指定できます。
• メール署名（メール同期設定で事前に設定されている場合）を追加したり、メールのオープントラッキングを有効にしたりすることもできます。
  

その後、メールの内容を手動で作成し、変更内容を保存する必要があります。

テンプレートを使用してメールを送信する

テンプレートを使用してメールを送信するアクションは、メールを送信するアクションに密接に似ていますが、電子メールテンプレートの設定に追加のオプションを提供します。

テンプレートの設定時、見込み客、取引、プロジェクト、組織向けのフィールドを追加することができます。テンプレートにフィールドが含まれていてそれを選択すると、オートメーションは自動的にそのフィールドを電子メール本文に挿入します。

さらに、テンプレートにリンクが含まれている場合、この段階でリンクトラッキングを構成することができます。

高度なメール自動化

より複雑な自動化を作成するために、遅延および条件を待つステップを使用することができます。これにより、トリガーまたはイベント後にメールを即座にではなく後で送信できます。

遅延ステップ

自動化を通じてチームメンバーや見込み客にフォローアップメッセージや複数のリマインダーを送るには、遅延ステップを利用してください。

続くメールアクションを構成する前に、日数または時間の時間間隔を決定します。

条件を待つステップ

条件を待つオプションを使用して、指定されたトリガーまたはアクションが発生した後にステップを実行します。

このステップの実用的な応用例は、最初に送信したメールに顧客が対話した場合に別のメールを送信することです。メールに返信があった場合やリンクがクリックされた場合にトリガーされるように構成できます。

次に、イベントを待機させる自動化の時間制限（期間）を指定します。長期の待機期間は有益とは言えない場合があるため、個別のアプローチが必要かもしれません。

電子メール配信後

電子メール経由で送信された情報の記録を保持するために、ノートを追加するか、自動送信メールに関連するアクティビティを作成することができます。

たとえば、受信者が特別価格のオファーへのリンクなど、重要な情報を自動送信メール経由で受け取った場合、その情報を取引先の担当者に対してメモしておくことができます。

すでに電子メールを受け取っている連絡先に対して、そのイベントの重要性をノートに記述するために、連絡先にノートアクションを選択します。

アクティビティ（たとえば、電子メールの返信を受け取った後にタスクまたは電話の設定をするなど）を作成するには、電子メールの返信に関する条件待機ステップに続いてアクティビティアクションを追加してください。

アクティビティの名前、タイプ、作成時期を指定できます。