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ユーザーが無効化または削除されたとき、データはどうなりますか
YS
Pipedriveでは、アクティブユーザーを会社アカウントから削除する方法が2つあります:
ユーザーの非アクティブ化は席を空け、新しいユーザーを招待したり、サブスクリプションから削除したりすることができます。非アクティブ化すると、ユーザーの個人データ（名前やメールアドレスなど）は会社アカウントに保持されます。
削除は、ユーザーの詳細（名前やメールアドレスなど）を会社アカウントから完全に削除します。この操作は、ユーザーを非アクティブ化した後にのみ実行できます。
ユーザーを非アクティブ化する前に、該当ユーザーが所有するデータのプロンプトが表示されます。データがまだ関連している場合は、再割り当てをお勧めします。
ユーザーを非アクティブ化する方法については、この記事を参照してください。
注意: ユーザーの非アクティブ化と削除は、アカウント設定へのアクセス権を持つユーザーのみが利用できます。ユーザーの非アクティブ化と削除を進める前に、これらの操作がユーザーに関連する作成されたコンテンツや所有アイテムに影響を与える可能性があることに注意してください。ユーザーを非アクティブ化および削除する前に、データの再割り当てをお勧めします。
無効化されたユーザー
ユーザーが無効化されると、次のデータの変更が発生します:
ユーザー情報
- 無効化されたユーザーの名前、メールアドレス、プロフィール写真は会社のアカウントに残り、無効化されたユーザーの概要にはユーザー管理 > 無効化されたおよび(...) > ユーザー概要を画面の右側からナビゲートすることでアクセスできます。
アイテムの所有権
- リード、取引、連絡先、製品、活動、プロジェクト、プロジェクトタスクは、所有権が移転されない限り、無効化されたユーザーの名前の下に残ります。
ノートとファイル
- ノート、コメント、ファイルは無効化されたユーザーの名前の下に残ります。
メール
- メールの同期は自動的に中止されます。
- 無効化されたユーザーによって作成された共有メールテンプレートおよびエンティティにリンクされたメールは、無効化されたユーザーのアカウントに残ります。
- エンティティにリンクされたプライベートメールは30日後に削除されます。
ミーティングスケジューラー
- 公開ミーティングスケジューラーのリンクはユーザーが無効化された後に期限切れになります。
アカウントの同期
- メールの同期、連絡先の同期、カレンダーの同期、Google Driveの同期は自動的に中止されます。
フィルター
- 無効化されたユーザーによって作成された公開フィルターは無効化されたユーザーのアカウントに残ります。
- 無効化されたユーザーを含む既存のフィルター条件は保持されますが、新しいものは作成できません。
インサイト
- 共有ダッシュボードは自動的に会社アカウントの最初の管理者に転送されます。
- 無効化されたユーザーによって作成されたダッシュボードへの公開リンクは自動的に無効になります。
- 会社内の他のユーザーとの共有レポートはアクセスできなくなります。
- 無効化されたユーザーは、最初にそれらの一部であった場合、レポートや目標に含まれます。
- 無効化されたユーザーをフィルター条件として含む新しいフィルターをインサイトで作成できます。
注意: ユーザーを無効化する前にレポートの所有権を移転することをお勧めします。
LeadBoosterアドオン
- ライブチャット: 無効化されたユーザーはチャットから割り当て解除され、他のオペレーターが引き継ぐことができます。
- チャットボット: プレイブックエディターでは、別のユーザーが自動的に無効化されたユーザーを置き換えます。プレイブックエディターでメールアドレスを確認することをお勧めします。特にカスタムメールが以前に使用されていた場合。
- ウェブフォーム: ウェブフォームの保存設定では、別のユーザーが自動的に無効化されたユーザーを置き換えます。保存設定でメールアドレスを確認することをお勧めします。特にカスタムメールが以前に使用されていた場合。
スマートドキュメント
- ドキュメント: 無効化されたユーザーによって作成されたドキュメントを表示および編集するには、ドキュメントがホストされているクラウドストレージフォルダーにアクセスする必要があります (詳細を読む)
- テンプレート: 無効化されたユーザーによって作成されたスマートドキュメントテンプレートを表示および使用するには、テンプレートの所有者が無効化される前にPipedriveで権限を付与する必要があります。また、テンプレートがホストされているクラウドストレージフォルダーへのアクセスも必要です。
- 電子署名: 無効化されたユーザーによって送信された署名用のドキュメントには、作成された取引を表示する権限がある限りアクセスできます。
DocuSign統合
- 無効化されたユーザーによって署名のために送信されたドキュメントにアクセスできます。
Quickbooks統合
- 無効化されたユーザーによって作成された請求書は、他のユーザーがQuickbooksに接続すればアクセス可能です。
キャンペーン
- 無効化されたユーザーによって作成されたスケジュールされたキャンペーンは、元のスケジュール通りに送信されます。
注意: 無効化されたユーザーが作成した、または自動化が共有されているユーザーが無効化された場合、自動化されたキャンペーン送信をトリガーするすべての自動化を確認することをお勧めします。自動化の動作に関する詳細は以下に記載されています。
自動化
- 自動化の所有者が無効化されると、自動化も無効化されます。
Triggered by anyoneのトリガー設定を持つ自動化の所有権を移転することをお勧めします。 - 自動化が
Triggered by selected usersのトリガー設定を持ち、トリガーするユーザーが無効化されると、自動化は引き続きアクティブであり、他のユーザーには影響しません。 - 自動化が任意のユーザーに基づいてトリガーされるように設定されている場合、ユーザーの一人が無効化されると、自動化は引き続きアクティブであり、無効化されたユーザーは自動的に自動化から除外されます。
自動割り当て
- 無効化されたユーザーが割り当てルールの一部である場合、ルールは引き続き実行されますが、ユーザーのステータスを確認する際に失敗します。無効化されたユーザーを含むすべてのアクティブな自動割り当てルールを確認することをお勧めします (詳細を読む).
マーケットプレイスアプリ
- 無効化されたユーザーによってインストールされたアプリは自動的にアンインストールされます。
- 無効化されたユーザーが管理者の役割を持っていた場合、すべての共有マーケットプレイスアプリはアンインストールされます。
ウェブフック
- 無効化されたユーザーによって作成されたウェブフックは自動的に無効化されます。
削除されたユーザー
上記に加えて、ユーザーが削除されると、以下のデータに影響があります：
ユーザー情報
- ユーザーの名前、メールアドレス、プロフィール写真は会社のアカウントから削除されます。
削除されたユーザーまたは削除されたユーザー、IDxxxxxxxxとして表示されます。
コンテンツの所有権
- リード、取引、連絡先、製品、活動、プロジェクト、およびプロジェクトタスクは、ユーザー削除前に所有権が移転されない限り、削除されたユーザーに引き続き割り当てられます。
フィルタリング
- 削除されたユーザーはフィルタリングできません。削除前に所有権の移転を推奨します。
注意：無効化されたユーザーのみが会社のアカウントから削除できます。
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