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자동화를 사용하면 거래가 새 단계로 이동하거나 리드가 생성되는 경우처럼 영업 프로세스의 이벤트를 기반으로 이메일을 자동으로 보낼 수 있습니다.

자동 이메일은 연결된 이메일 계정을 통해 발송됩니다. 자동화 구성 방식에 따라 이메일은 자동화 소유자, 항목 소유자, 자동화를 트리거한 사용자 또는 연결된 팀 인박스에서 발송될 수 있습니다.

이메일 자동화 설정하기

계정 메뉴를 열고 도구 및 앱 > 자동화로 이동한 다음 “+ 자동화”를 클릭하세요.

트리거 이벤트를 선택하고 이메일을 보낼 시점을 세부적으로 지정할 수 있도록 조건을 추가하세요.

트리거가 준비되면 액션 수행 > 이메일 보내기로 이동하세요.

수신자 및 발신자 선택하기

“받는 사람” 필드를 사용하여 이메일을 받을 사람을 지정하세요. 미리 정의된 수신자를 추가하거나 특정 이메일 주소를 입력할 수 있습니다.

“발신자 계정” 필드를 사용하여 이메일을 보낼 계정을 선택하세요. 설정에 따라 다음 중에서 선택할 수 있습니다.

• 자동화 소유자 – 자동화 소유자의 연결된 이메일 계정에서 발송됩니다
• 항목 소유자 – 항목의 현재 소유자의 기본 이메일 계정에서 발송됩니다
• 트리거한 사용자 – 자동화를 트리거한 사용자의 기본 계정에서 발송됩니다
• 팀 인박스 – 연결된 팀 인박스 계정에서 발송됩니다

항목 소유자 및 트리거한 사용자는 동적 발신자 옵션으로, 자동화가 실행될 때 발신자가 결정됩니다. 해당 사용자에게 Pipedrive에 연결되어 있고 기본 이메일 계정으로 설정된 개인 이메일 계정이 있어야 합니다. 설정되어 있지 않으면 이메일 발송 단계에서 자동화가 실패합니다.

발신자 옵션 및 기본 이메일 계정에 대한 자세한 내용은 자동화의 이메일 발신자를 참조하세요.

회신을 발신자 주소가 아닌 다른 곳으로 받아야 하는 경우 “필드 추가” 메뉴를 열고 “회신 이메일 주소”를 선택하여 하나 이상의 이메일 주소를 추가하세요. 예를 들어, 자동화는 한 계정에서 이메일을 발송하면서 회신은 거래 소유자나 대화를 담당하는 다른 팀원에게 전달하도록 설정할 수 있습니다.

필드 추가 메뉴에서 참조 및 숨은 참조 발송을 위한 Cc 및 Bcc 수신자도 추가할 수 있습니다.

템플릿을 사용하여 보내기

“템플릿” 탭을 선택한 다음 사용할 템플릿을 선택하세요. 전체 이메일 내용을 미리 보고 적합한 템플릿을 선택할 수 있습니다.

템플릿에 거래, 리드, 프로젝트, 고객 또는 조직의 병합 필드가 포함되어 있는 경우 자동화의 관련 항목에 연결해야 합니다. 이렇게 하면 각 병합 필드를 채우는 데 사용할 데이터를 어디에서 가져와야 하는지 자동화가 알 수 있습니다.

예를 들어 템플릿에 거래 병합 필드가 포함되어 있는 경우 이메일 템플릿 거래를 자동화에서 사용하려는 거래에 연결하세요. 일치하는 항목이 둘 이상 있는 경우 이메일에 사용할 항목을 선택하세요.

처음부터 작성하기

템플릿을 사용하는 대신 직접 이메일을 작성하려면 “작성” 탭을 선택하세요.

이메일 제목을 입력하고 이메일 본문을 작성하세요.

병합 필드를 사용하여 자동화에서 이미 사용 중인 항목의 정보를 삽입할 수도 있습니다. 예를 들어 거래에서 자동화가 트리거되는 경우 거래 연락처 고객 이름, 거래 제목, 거래 소유자 및 기타 거래 정보와 같은 세부 정보를 이메일에 자동으로 추가할 수 있습니다.

이메일이 발송된 후 올바른 상세 보기에 표시되도록 하려면 “+ 필드 추가”를 클릭하고 이메일을 표시할 연결된 항목을 선택하세요. 예를 들어 이메일을 거래에 연결하면 해당 거래 상세 보기에 이메일이 표시됩니다.

참여 추적 및 서명 추가하기

이메일 본문 아래에는 이메일을 직접 작성하든 템플릿을 사용하든 적용되는 세 가지 확인란이 있습니다.

• 이메일 열기 추적 – 수신자가 이메일을 열면 알림을 보냅니다
• 링크 열기 추적 – 수신자가 이메일의 링크를 클릭하면 알림을 보냅니다
• 이메일 서명 사용 – 이메일 동기화 설정에 구성된 서명을 추가합니다

준비가 되면 “액션 적용”을 클릭하세요.

이메일 발송 시점 제어하기

이메일 보내기 액션을 다른 자동화 단계와 결합하여 메시지가 발송되는 정확한 시점이나 발송 후 진행될 작업을 제어할 수 있습니다. 다음 단계 > 대기로 이동한 다음 대기 유형을 선택하세요.

지연 추가하기

드롭다운 메뉴에서 지연 시간을 분, 시간, 일 또는 주 단위로 선택하세요. 일 또는 주를 선택한 경우 지연이 종료되는 시간도 설정할 수 있습니다.

이벤트 대기 추가하기

이메일 업데이트됨과 같이 감시할 이벤트를 선택한 다음, 다음 단계를 트리거할 조건을 정의하세요.

다음으로, 지정한 이벤트를 자동화가 얼마나 오래 기다릴지 시간 제한을 설정하세요.

기존 대화에서 회신하기

일반적인 후속 조치 방법은 첫 번째 이메일 후에 이벤트 대기 단계를 추가한 다음, 수신자가 설정된 기간 내에 회신하지 않으면 다른 이메일을 보내는 것입니다.

액션 수행 > 이메일 보내기로 이동하여 다음 이메일 단계를 설정할 수 있습니다. 이 단계를 처음부터 만들고 싶지 않다면 이전 이메일 보내기 단계를 복사하여 붙여넣을 수 있습니다. 그런 다음 새 단계를 선택하여 조정하세요.

원본 이메일의 대화 안에서 회신을 보내려면 “스레드에서 보내기”를 켜고 이전 이메일 단계와 연결하세요.

이메일 자동화 계속하기

이메일 보내기가 자동화의 마지막 단계일 필요는 없습니다. 이메일이 발송된 후에도 관련 거래나 고객을 업데이트하거나 팀을 위한 후속 활동을 만드는 등 자동화를 계속 구성할 수 있습니다.

이메일 발송에 문제가 있는 경우 문제 해결 가이드를 방문하세요.