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자동화: 자동화된 이메일 전송
판매 프로세스에는 팀 멤버에게 알림을 보내거나 리드와 소통하는 것과 같은 반복적인 작업이 종종 포함됩니다. 이메일 후속 조치를 자동화하면 효율성을 향상시키고 고객 관계를 강화하며 오류를 최소화할 수 있습니다.
먼저, 자동화를 생성하고 이메일 발송을 유도하려는 시나리오를 기반으로 한 트리거 이벤트를 선택해야 합니다. 발송해야 하는 이메일이 있는보다 구체적인 상황에 대해 정확한 조건을 적용하는 것이 중요합니다.
트리거가 정의되면 이메일 작업을 선택하세요: 이메일 보내기
또는 템플릿을 사용하여 이메일 보내기
중 선택하여 커뮤니케이션을 실행할 수 있습니다.
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이메일 보내기
이메일 보내기
작업 시 원하는 필드 및 설정을 선택해야 합니다.
- 대상을 선택하는 것은 가장 중요한 단계 중 하나이며 수신자를 선택하는 것이 중요합니다. 이를 “받는 사람” 필드에서 수행하여 고객, 내부 팀, 파트너 등에게 이메일을 보낼지 여부를 결정할 수 있습니다.
- 이메일 제목은 수동으로 텍스트를 입력하거나 자동으로 관련 정보(예: 거래 제목)를 삽입하는 필드 자리 표시자를 사용할 수 있습니다. 자동화 트리거를 기반으로 합니다.
- Pipedrive에서 동기화된 여러 이메일 받은 사람이 있다면, 보내는 이메일 주소를 “보내는 이” 필드에서 선택할 수 있습니다.
- CC 및 Bcc 필드를 사용하여 이메일의 참조 및 숨은 참조 수신인을 지정할 수 있습니다.
- 이메일 서명(이메일 동기화 설정에서 이전에 설정한 경우)을 추가하고 이메일 개방 추적을 가능하게 할 수도 있습니다.
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그런 다음, 이메일 내용을 수동으로 작성하고 저장해야 합니다.
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템플릿을 사용하여 이메일 보내기
템플릿을 사용하여 이메일 보내기
작업은 이메일 보내기
작업과 유사하지만 이메일 템플릿 설정을 위한 추가 옵션을 제공합니다.
템플릿을 설정할 때, 리드, 거래, 프로젝트, 조직에 대한 필드를 추가할 수 있습니다. 템플릿에 필드가 포함되어 있고 선택하면, 자동화는 자동으로 해당 필드를 이메일 본문에 채웁니다.
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또한, 템플릿에 링크가 포함되어 있는 경우 이 단계에서 링크 추적을 구성할 수 있습니다.
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고급 이메일 자동화
더 복잡한 자동화를 만들기 위해 지연(Delay) 및 조건 대기(Wait for condition) 단계를 사용할 수 있습니다. 이를 통해 이메일이 트리거나 이벤트 발생 후 즉시가 아니라 나중에 전송되도록 할 수 있습니다.
지연 단계
자동화를 통해 팀원이나 잠재고객에게 후속 메시지나 다수의 알림을 보내려면 지연 단계를 활용하세요.
다음 이메일 작업 설정 전에 날짜 또는 시간 간격을 결정하세요.
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조건 대기 단계
지정된 트리거 또는 작업이 발생한 후 단계를 실행하려면 조건 대기 옵션을 사용하세요.
이 단계의 실용적인 적용 사례 중 하나는 고객이 보낸 첫 번째 이메일에 상호 작용할 때 다른 이메일을 보내는 것입니다. 이메일이 회신을 받거나 내부 링크가 클릭되면 트리거되도록 구성할 수 있습니다.
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그런 다음, 자동화가 이벤트를 기다리도록 지정할 기간(시간 제한)을 지정하세요. 장기간 대기할 경우 개인적인 접근이 필요할 수 있습니다.
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이메일 전달 후
이메일을 통해 전송된 정보를 기록하려면 노트를 추가하거나 자동 이메일과 관련된 활동을 생성할 수 있습니다.
예를 들어, 수신자가 특별 가격 제공 링크와 같은 중요한 정보를 자동 이메일로 받는 경우, 이를 거래와 연관된 연락 담당자에 대한 메모로 남기고 싶을 수 있습니다.
이를 위해 이미 이메일을 받은 연락 담당자에 대해 노트 작업을 선택하고 노트에서 이벤트의 중요성을 강조하십시오.
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활동을 생성하려면, 이메일 답장을 받은 후 작업이나 통화 설정과 같은 활동 작업을 추가하십시오. 이메일 답장을 위해 설정한 조건 대기
단계 뒤에 활동 작업을 추가하십시오.
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활동의 이름, 유형 및 생성 시기를 지정할 수 있습니다.
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