Kennisdatabase

Uw database is een van de meest waardevolle bronnen binnen uw bedrijf. Na verloop van tijd zal echter sommige informatie verouderd raken, en het verzuimen om de gezondheid en kwaliteit van uw database te onderhouden kan uw bedrijf geld en klanten kosten.

Regelmatig onderhoud van uw database verhoogt de efficiëntie en stelt u in staat hogere conversieratio's te behalen, dus hier zijn enkele tips om ruimte vrij te maken en uw account soepel te laten draaien.

Items verwijderen

De meest effectieve manier om ruimte vrij te maken in uw account is door gegevens te verwijderen die niet meer nodig zijn. U kunt individuele items verwijderen in hun detailweergave, of in bulk met behulp van de lijstweergave.

Verwijderen met de detailweergave

Om een enkel item in Pipedrive (lead, deal, contact, product, project) te verwijderen, gaat u naar de detailweergave en klikt u op "..." > Verwijderen.

Verwijderen met de lijstweergave

Als u een activiteit wilt verwijderen of items in bulk wilt verwijderen, gaat u naar uw lijstweergave en selecteert u de items die u wilt verwijderen en klikt u vervolgens op het prullenbak icoon.

U kunt filters maken en toepassen in de lijstweergave als u wilt specificeren welke items u wilt verwijderen, in plaats van ze individueel te selecteren.

Verwijderen van aangepaste velden en rapporten

Aangepaste velden en rapporten worden beide beïnvloed door gebruikelijke limieten, dus het is belangrijk om te weten hoe ze te verwijderen voor opslagbeheer.

Aangepaste velden

Ga naar Instellingen > Gegevensvelden, zoek het gewenste veld en klik op "..." > Verwijderen.

Rapporten

Ga naar Inzichten, selecteer het gewenste rapport en klik op "..." > Verwijderen uit je rapporten.

Beheren van deals

Er zijn enkele acties beschikbaar voor deals met betrekking tot gegevensbeheer die andere items niet hebben. Dit kan belangrijk zijn, vooral omdat het aantal open deals dat je kunt hebben beïnvloed wordt door gebruikslimieten.

Omzetten van deals naar leads

Als je een overvloed aan open deals in je account hebt en je moet er een paar verwijderen om ruimte te maken voor nieuwe deals, kun je die deals naar je Leads inbox verplaatsen.

Dit kan op twee manieren:

• vanuit het deal detailoverzicht

• vanuit het lijstoverzicht
  

Heropenen van deals

Als je deals hebt verwijderd en ze terug wilt toevoegen aan je account, begin dan met het toepassen van de filter voor alle verwijderde deals.

Selecteer vervolgens de gewenste deal en klik in de detailweergave op ”Heropenen.“

Status van de deal

Gewonnen en verloren deals open houden beïnvloedt je rapporten en statistieken, omdat ze meetellen voor je dealopslag.

Als je deals al gewonnen of verloren waren, raden we aan ze dienovereenkomstig te markeren. Dit kan op twee verschillende manieren:

• Detailoverzicht

• Lijstoverzicht

Beheren van duplicaten

Een andere geweldige manier om uw gegevens te stroomlijnen en ruimte vrij te maken, is door duplicaten te verwijderen of samen te voegen.

Samenvoegen in detailweergave

Deals en contacten kunnen worden samengevoegd in de detailweergave door te klikken op "..." > Samenvoegen.

Typ de naam van de deal of het contact waarmee u wilt samenvoegen, of de eerste paar letters om de opties voor automatisch aanvullen te zien.

Nadat u een item heeft geselecteerd om mee samen te voegen, kiest u welk item blijft bestaan in uw account door gebruik te maken van de houd deze gegevens bubbel en klik vervolgens op "Voorbeeld".

U ziet een voorbeeld van uw nieuwe item, inclusief de gegevens die erin zijn samengevoegd.

Bijvoorbeeld, deze deal had eerst geen gekoppelde activiteiten, maar nu heeft het er een van de andere deal.

Klik op "Samenvoegen" om de wijzigingen te bevestigen.

Hulpmiddel voor het samenvoegen van duplicaten

U kunt ook contacten samenvoegen door naar Tools en apps > Duplicaten samenvoegen.

Nadat u op "Voorbeeld" heeft geklikt, wordt u naar hetzelfde voorbeeldvenster gebracht als het hulpmiddel voor het samenvoegen in detailweergave.

Notities

Je kunt ook notities gebruiken in plaats van aangepaste velden om ruimte te besparen.

Bijvoorbeeld, in plaats van een tekst aangepast veld te maken voor klantbeschrijving, kun je die informatie toevoegen als een notitie.