Kennisdatabase

Uw database is een van de meest waardevolle hulpmiddelen binnen uw bedrijf. Echter, na verloop van tijd wordt sommige informatie waarschijnlijk verouderd en het nalaten om de gezondheid en kwaliteit van uw database te onderhouden kan uw bedrijf geld en klanten kosten.

Regelmatig onderhoud van uw database verhoogt de efficiëntie en stelt u in staat hogere conversiepercentages te behalen. Hier zijn wat tips om ruimte vrij te maken en uw account soepel te laten functioneren.

Items verwijderen

De meest effectieve manier om ruimte vrij te maken in uw account is door gegevens te verwijderen die niet meer nodig zijn. U kunt individuele items verwijderen in hun detailweergaven, of in bulk met behulp van de lijstweergave.

Verwijderen met de detailweergave

Om een enkel item in Pipedrive te verwijderen (lead, deal, contact, product, project,) gaat u naar de detailweergave en klikt u op ”...“ > Verwijderen.

Verwijderen met de lijstweergave

Als u een activiteit wilt verwijderen, of items in bulk wilt verwijderen, gaat u naar uw lijstweergave en selecteert u de items die u wilt verwijderen en klikt u vervolgens op het prullenbak pictogram.

U kunt filters maken en toepassen in de lijstweergave als u wilt specificeren welke items u wilt verwijderen, in plaats van ze individueel te selecteren.

Verwijderen van aangepaste velden en rapporten

Zowel aangepaste velden als rapporten worden beide beïnvloed door gebruikslimieten, dus het is belangrijk om te weten hoe je ze moet verwijderen voor opslagbeheer.

Aangepaste velden

Ga naar Instellingen > Gegevensvelden, zoek het gewenste veld en klik op ”...“ > Verwijderen.

Rapporten

Ga naar je Inzichten, selecteer het gewenste rapport en klik op ”...“ > Verwijderen bij je rapporten.

Deals beheren

Er zijn enkele acties beschikbaar voor deals gerelateerd aan gegevensbeheer die andere items niet hebben. Dit kan belangrijk zijn, vooral omdat het aantal open deals dat je kunt hebben, wordt beïnvloed door gebruikslimieten.

Deals converteren naar leads

Als je een overschot aan open deals in je account hebt en er enkele moet verwijderen om ruimte te maken voor nieuwe deals, kun je die deals naar je Leads-inbox verplaatsen.

Je kunt dit op twee manieren doen:

• vanuit de deal detailweergave

• vanuit de lijstweergave
  

Deals heropenen

Als je deals hebt verwijderd en ze weer aan je account wilt toevoegen, begin dan met het toepassen van de filter voor alle verwijderde deals.

Selecteer vervolgens de gewenste deal en klik in de detailweergave op "Heropenen".

Deal status

Het open houden van gewonnen en verloren deals beïnvloedt je rapporten en statistieken, aangezien ze meetellen voor je dealopslag.

Als je deals al gewonnen of verloren waren, raden we aan om dit dienovereenkomstig te markeren. Je kunt dit op twee verschillende manieren doen:

• Detailweergave

• Lijstweergave

Beheren van duplicaten

Een andere geweldige manier om uw gegevens te stroomlijnen en ruimte vrij te maken, is door duplicaten te verwijderen of samen te voegen.

Detailweergave samenvoegen

Deals en contactpersonen kunnen in de detailweergave worden samengevoegd door te klikken op ”...“ > Samenvoegen.

Typ de naam van de deal of contactpersoon waarmee u wilt samenvoegen, of de eerste paar letters om de automatische aanvullopties te zien.

Nadat u een item heeft geselecteerd waarmee u wilt samenvoegen, kiest u welk item zal blijven bestaan in uw account door de deze gegevens bewaren bubbel te gebruiken, en klik vervolgens op ”Voorbeeld.“

U ziet een voorbeeld van uw nieuwe item, inclusief de gegevens die erin zijn samengevoegd.

Bijvoorbeeld, deze deal had voorheen geen gekoppelde activiteiten, maar heeft er nu een van de andere deal.

Klik op ”Samenvoegen“ om de wijzigingen te bevestigen.

Samenvoegen van duplicaten tool

U kunt ook contactpersonen samenvoegen door naar Tools en apps > Duplicaten samenvoegen.

Nadat u op ”Voorbeeld“ heeft geklikt, wordt u naar hetzelfde voorbeeldvenster geleid als de detailweergave samenvoegtool.

Notities

Je kunt notities gebruiken in plaats van aangepaste velden om ruimte te besparen.

Bijvoorbeeld, in plaats van het maken van een tekstveld voor klantomschrijving, kun je die informatie toevoegen als een notitie.