Kennisdatabase

Je database is een van de waardevolste middelen binnen je bedrijf. Na verloop van tijd zal echter sommige informatie verouderd raken, en het niet onderhouden van de gezondheid en kwaliteit van je database kan je bedrijf geld en klanten kosten.

Regelmatig onderhoud van je database verhoogt de efficiëntie en stelt je in staat om hogere conversiepercentages te behalen, dus hier zijn een aantal tips om ruimte vrij te maken en je account soepel te laten draaien.

Items verwijderen

De meest effectieve manier om ruimte in je account vrij te maken, is door gegevens te verwijderen die niet meer nodig zijn. Je kunt individuele items verwijderen in hun detailweergave of in bulk met behulp van de lijstweergave.

Verwijderen met de detailweergave

Om een enkel item in Pipedrive (lead, deal, contact, product, project) te verwijderen, ga je naar de detailweergave en klik je op ”...“ > Verwijderen.

Verwijderen met de lijstweergave

Als je een activiteit wilt verwijderen of items in bulk wilt verwijderen, ga dan naar je lijstweergave en selecteer de items die je wilt verwijderen, klik vervolgens op het prullenbak pictogram.

Je kunt filters aanmaken en toepassen in de lijstweergave als je wilt specificeren welke items te verwijderen, in plaats van ze afzonderlijk te selecteren.

Archiveren van deals en leads

Archiveren stelt je in staat om inactieve leads en deals uit je actieve weergave te verwijderen zonder historische gegevens te verliezen, waardoor je gefocust kunt blijven en de systeemprestaties kunt verbeteren.

Je kunt elke deal of lead archiveren die niet langer actief wordt beheerd. Hier zijn veelvoorkomende scenario's:

• Langdurig inactief
• Gesloten of verouderd
• Laagprioriteit of laagwaardig
• Voor archiefdoeleinden

Leer hoe je deals en leads kunt archiveren in dit artikel.

Aangepaste velden en rapporten verwijderen

Aangepaste velden en rapporten worden beiden beïnvloed door gebruikslimieten, dus weten hoe je ze kunt verwijderen is belangrijk voor het beheer van opslag.

Aangepaste velden

Ga naar Instellingen > Gegevensvelden, zoek het gewenste veld en klik op ”...“ > Verwijderen.

Rapporten

Ga naar je Inzichten, selecteer het gewenste rapport en klik op ”...“ > Verwijderen uit je rapporten.

Het beheren van deals

Er zijn enkele acties beschikbaar voor deals met betrekking tot databeheer die andere items niet hebben. Dit kan belangrijk zijn, vooral omdat het aantal open deals of leads en deals dat je kunt hebben, wordt beïnvloed door gebruikslimieten.

Deals omzetten naar leads

Als je een overaanbod aan open deals in je account hebt en enkele moet verwijderen om ruimte te maken voor nieuwe deals, kun je die deals verplaatsen naar je Leads-inbox.

Je kunt dit op twee manieren doen:

• vanuit de detailweergave van de deal

• vanuit de lijstweergave
  

Deals heropenen

Als je deals hebt verwijderd en deze weer aan je account wilt toevoegen, begin dan met het toepassen van de filter voor alle verwijderde deals.

Selecteer vervolgens de gewenste deal en klik in de detailweergave op ”Heropenen.“

Dealstatus

Het open houden van gewonnen en verloren deals heeft invloed op je rapporten en statistieken, aangezien ze worden meegerekend voor je dealopslag.

Als je deals al gewonnen of verloren waren, raden we aan ze dienovereenkomstig te markeren. Je kunt dit op twee verschillende manieren doen:

• Detailweergave

• Lijstweergave

Wat betekenen ”open deals” en ”leads en deals”?

Een open deal verwijst naar een deal die niet is gewonnen, verloren of verwijderd. Dit is van toepassing op bedrijfsaccounts die zijn aangemaakt vóór 29 mei 2025.

Leads en deals verwijzen naar het totale aantal gecombineerde leads en deals die niet zijn gearchiveerd of verwijderd. Dit is van toepassing op accounts die zijn aangemaakt vanaf 29 mei 2025.

Leer meer over lead- en deallimieten in dit artikel.

Het beheren van dubbele gegevens

Een andere geweldige manier om je gegevens te stroomlijnen en ruimte vrij te maken, is door dubbele gegevens te verwijderen of te combineren.

Detailweergave samenvoegen

Deals en contactpersonen kunnen in de detailweergave worden samengevoegd door te klikken op ”...“ > Samenvoegen.

Typ de naam van de deal of contactpersoon waarmee je wilt samenvoegen, of de eerste paar letters om de autofill-opties te zien.

Nadat je een item hebt gekozen om mee samen te voegen, kies je welk item in je account blijft bestaan door de houd deze gegevens bubble te gebruiken, en klik dan op ”Voorbeeld.“

Je ziet een voorbeeld van je nieuwe item, inclusief de gegevens die erin zijn samengevoegd.

Bijvoorbeeld, deze deal had eerder geen gekoppelde activiteiten, maar nu heeft het er een van de andere deal.

Klik op ”Samenvoegen“ om de wijzigingen te bevestigen.

Tool voor het samenvoegen van dubbele gegevens

Je kunt ook contactpersonen samenvoegen door naar Hulpmiddelen en apps > Dubbele gegevens samenvoegen.

Nadat je op ”Voorbeeld,“ hebt geklikt, word je naar hetzelfde voorbeeldvenster als de tool voor het samenvoegen van detailweergaven gebracht.

Notities

Je kunt notities gebruiken in plaats van aangepaste velden om ook ruimte te besparen.

Bijvoorbeeld, in plaats van een tekst aangepast veld voor klantomschrijving, kun je die informatie toevoegen als een notitie.