Baza wiedzy

Automatyzacje pozwalają automatycznie wysyłać e-maile na podstawie zdarzeń w procesie sprzedaży, np. gdy szansa sprzedaży przejdzie do nowego etapu lub zostanie utworzony lead.

Automatyczne e-maile są wysyłane przez połączone konta e-mail. W zależności od konfiguracji automatyzacji e-maile mogą być wysyłane z konta właściciela automatyzacji, właściciela elementu, osoby, która uruchamia automatyzację, albo z połączonej Skrzynki zespołowej.

Skonfiguruj automatyzację e-maili

Otwórz menu konta i przejdź do Narzędzia i aplikacje > Automatyzacje, a następnie kliknij „+ Automatyzacja”.

Wybierz zdarzenie wyzwalające i dodaj warunki, aby zawęzić moment wysłania e-maila.

Gdy wyzwalacz będzie gotowy, przejdź do Wykonaj akcję > Wyślij e-mail.

Wybierz odbiorcę i nadawcę

Użyj pola „Do”, aby określić, kto otrzyma e-mail. Możesz dodać wstępnie zdefiniowanych odbiorców lub wprowadzić konkretne adresy e-mail.

Użyj pola „Konto nadawcy”, aby wybrać, z czyjego konta e-mail zostanie wysłana wiadomość. W zależności od konfiguracji możesz wybrać:

• Właściciel automatyzacji – wysyła z połączonego konta e-mail właściciela automatyzacji
• Właściciel elementu – wysyła z domyślnego konta e-mail obecnego właściciela elementu
• Użytkownik uruchamiający – wysyła z domyślnego konta osoby, która uruchomiła automatyzację
• Skrzynka zespołowa – wysyła z połączonego konta Skrzynki zespołowej

Właściciel elementu i użytkownik uruchamiający to dynamiczne opcje nadawcy, co oznacza, że nadawca jest określany w momencie uruchomienia automatyzacji. Odpowiedni użytkownik musi mieć osobiste konto e-mail połączone z Pipedrive i ustawione jako domyślne konto e-mail. Jeśli nie, automatyzacja zakończy się niepowodzeniem na etapie wysyłania e-maila.

Więcej informacji o opcjach nadawcy i domyślnych kontach e-mail znajdziesz w artykule Nadawcy e-maili w automatyzacjach.

Jeśli odpowiedzi mają trafiać na adres inny niż adres nadawcy, otwórz menu „Dodaj pola” i wybierz „Adres e-mail do odpowiedzi”, aby dodać co najmniej jeden adres e-mail. Na przykład automatyzacja może wysyłać e-mail z jednego konta, a odpowiedzi kierować do właściciela szansy sprzedaży lub innego członka zespołu odpowiedzialnego za rozmowę.

Z menu Dodaj pola możesz też dodać odbiorców DW i UDW dla kopii oraz ukrytej kopii wiadomości.

Wyślij przy użyciu szablonu

Wybierz kartę „Szablon”, a następnie wybierz szablon, którego chcesz użyć. Możesz wyświetlić podgląd pełnej treści e-maila, aby łatwiej wybrać właściwy szablon.

Jeśli szablon zawiera pola scalania dotyczące szans sprzedaży, leadów, projektów, osób lub organizacji, musisz połączyć je z odpowiednimi elementami w automatyzacji. Dzięki temu automatyzacja wie, skąd pobrać dane używane do wypełnienia każdego pola scalania.

Na przykład jeśli szablon zawiera pola scalania szansy sprzedaży, połącz szansę sprzedaży z szablonu e-maila z szansą sprzedaży, której ma użyć automatyzacja. Jeśli dostępny jest więcej niż jeden pasujący element, wybierz ten, którego chcesz użyć w e-mailu.

Utwórz od podstaw

Wybierz kartę „Utwórz”, aby samodzielnie napisać e-mail zamiast używać szablonu.

Wpisz temat e-maila i przygotuj treść wiadomości.

Możesz też użyć pól scalania, aby wstawić informacje z elementów użytych już w automatyzacji. Na przykład jeśli automatyzacja uruchamia się na podstawie szansy sprzedaży, możesz automatycznie dodać do e-maila takie szczegóły jak imię i nazwisko osoby kontaktowej powiązanej z szansą sprzedaży, tytuł szansy sprzedaży, właściciel szansy sprzedaży i inne informacje o szansie sprzedaży.

Aby po wysłaniu e-mail pojawił się we właściwych widokach szczegółów, kliknij „+ Dodaj pola” i wybierz połączone elementy, w których ma być widoczny. Na przykład połączenie e-maila z szansą sprzedaży sprawia, że pojawia się on w widoku szczegółów tej szansy sprzedaży.

Śledź zaangażowanie i dodaj podpis

Pod treścią e-maila znajdziesz trzy pola wyboru, które działają zarówno podczas samodzielnego pisania e-maila, jak i korzystania z szablonu:

• Śledź otwarcie e-maila – powiadamia Cię, gdy odbiorca otworzy e-mail
• Śledź otwarcie linku – powiadamia Cię, gdy odbiorca kliknie link w e-mailu
• Użyj podpisu e-mail – dodaje podpis skonfigurowany w ustawieniach synchronizacji e-maili

Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij „Zastosuj akcję”.

Kontroluj, kiedy e-mail zostanie wysłany

Możesz połączyć akcję wyślij e-mail z innymi krokami automatyzacji, aby dokładnie kontrolować, kiedy wiadomość zostanie wysłana lub co stanie się po jej wysłaniu. Przejdź do Następny krok > Czekaj, a następnie wybierz typ oczekiwania.

Dodaj opóźnienie

Wybierz z menu rozwijanego, jak długo ma trwać opóźnienie: w minutach, godzinach, dniach lub tygodniach. Jeśli wybierzesz dni lub tygodnie, możesz także ustawić godzinę zakończenia opóźnienia.

Dodaj oczekiwanie na zdarzenie

Wybierz zdarzenie do obserwowania, takie jak e-mail zaktualizowany, a następnie zdefiniuj warunek, który ma uruchomić następny krok.

Następnie ustaw limit czasu, przez jaki automatyzacja ma czekać na wskazane zdarzenie.

Odpowiedz w istniejącej rozmowie

Typowym sposobem na follow-up jest dodanie kroku czekaj na zdarzenie po pierwszym e-mailu, a następnie wysłanie kolejnego e-maila, jeśli odbiorca nie odpowie w określonym czasie.

Następny krok e-maila możesz ustawić, przechodząc do Wykonaj akcję > Wyślij e-mail. Jeśli nie chcesz tworzyć tego kroku od podstaw, możesz skopiować i wkleić poprzedni krok wyślij e-mail. Następnie wybierz nowy krok, aby wprowadzić zmiany.

Aby wysłać odpowiedź w oryginalnym wątku e-maila, włącz „Wyślij w wątku” i połącz ten krok z poprzednim krokiem e-maila.

Kontynuuj automatyzację e-maili

Wysłanie e-maila nie musi być ostatnim krokiem automatyzacji. Po wysłaniu możesz kontynuować tworzenie automatyzacji, na przykład aktualizując powiązaną szansę sprzedaży lub osobę, albo tworząc działanie follow-up dla zespołu.

Jeśli masz problemy z wysyłaniem e-maili, skorzystaj z naszego przewodnika rozwiązywania problemów.