Baza wiedzy

Procesy sprzedaży często obejmują powtarzalne zadania, takie jak wysyłanie powiadomień do członków zespołu czy komunikacja z potencjalnymi klientami. Automatyzacja follow-upów e-mailowych może zwiększyć efektywność, zwiększyć zaangażowanie klientów i minimalizować błędy.

Najpierw należy stworzyć automatyzację i wybrać zdarzenie wyzwalające, bazując na scenariuszach, w których chcemy wysyłać e-maile. Istotne jest zastosowanie precyzyjnych warunków dla bardziej konkretnych sytuacji, w których e-maile powinny być wysłane.

Po zdefiniowaniu wyzwalacza, wybierz czynności e-mail: możesz wybrać opcję Wyślij e-mail lub Wyślij e-mail z użyciem szablonu, aby przeprowadzić komunikację.

Wyślij email

Podczas korzystania z akcji Wyślij email, musisz wybrać odpowiednie pola i ustawienia.

• Wybór odbiorców jest jednym z najważniejszych kroków, a selekcja adresatów emaili jest kluczowa. Możesz to zrobić z pola „Do”, decydując, czy wysłać email do klientów, zespołów wewnętrznych, partnerów, itp.
• Dla tematu emaila, możesz ręcznie wprowadzić tekst lub użyć zastępcy pola, aby automatycznie wstawić odpowiednie informacje, takie jak tytuł umowy, na podstawie wyzwalacza automatyzacji.
• Jeśli masz wielokrotne skrzynki pocztowe zsynchronizowane w Pipedrive, możesz wybrać adres email nadawcy z pola „Od”.
• Pola CC i Bcc pozwalają określić odbiorców kopii dla kopii węglowych i niewidocznych kopii węglowych emaila, odpowiednio.
• Możesz także dodać podpis emailowy (jeśli wcześniej skonfigurowano go w ustawieniach synchronizacji emailowej) i włączyć śledzenie otwarcia emaila.
  

Następnie musisz ręcznie napisać zawartość emaila i zapisz zmiany.

Wyślij e-mail używając szablonu

Akcja Wyślij e-mail używając szablonu jest bardzo podobna do akcji Wyślij e-mail, ale oferuje dodatkowe opcje konfiguracji szablonu e-maila.

Podczas konfigurowania szablonu, możesz dodać pola dla pozyskiwanych leadów, deali, projektów i organizacji. Jeśli szablon zawiera pola i je wybierzesz, automatyzacja automatycznie umieści te pola w treści e-maila.

Dodatkowo, jeśli Twój szablon zawiera link, możesz skonfigurować śledzenie linków w tym etapie.

Zaawansowane automatyzacje e-maili

Możesz użyć kroków Opóźnienie i Czekaj na warunek aby stworzyć bardziej złożone automatyzacje. Pozwala to na wysyłanie e-maili później - zamiast natychmiast - po wystąpieniu danego wydarzenia lub sygnału.

Krok opóźnienia

Aby wysłać wiadomości z przypomnieniami dla członków zespołu lub prospektów za pomocą automatyzacji, skorzystaj z kroku Opóźnienie.

Określ interwał czasu w dniach lub godzinach przed skonfigurowaniem kolejnej akcji e-mailowej.

Krok Czekaj na warunek

Wykorzystaj opcję Czekaj na warunek aby wykonać krok po wystąpieniu określonego sygnału lub akcji.

Praktycznym zastosowaniem tego kroku jest wysłanie kolejnego e-maila po interakcji klientów z pierwszym e-mailem, który wysłałeś. Możesz skonfigurować, aby wyzwolił się jeśli e-mail otrzyma odpowiedź lub zostanie kliknięty link w nim.

Następnie określ czas trwania (limit czasu), na który automatyzacja będzie czekać na wystąpienie zdarzenia. Przedłużony okres oczekiwania może nie być korzystny, gdyż może wymagać podejścia bardziej personalnego.

Po dostarczeniu e-maila

Aby zachować zapis informacji wysłanych drogą mailową, możesz dodać notatkę lub utworzyć aktywność związane z automatycznym emailem.

Na przykład, jeśli odbiorca otrzymuje istotne informacje za pośrednictwem automatycznego e-maila, takie jak link do oferty w obniżonej cenie, możesz chcieć zanotować to dla osoby kontaktowej związanej z transakcją.

Aby to zrobić, wybierz działanie notatka dla osoby kontaktowej, która już otrzymała Twoje emaile, podkreślając ważność wydarzenia w notatce.

Aby utworzyć aktywność, taka jak ustalenie zadania lub rozmowy po otrzymaniu odpowiedzi na e-mail, dodaj działanie aktywność po kroku Czekaj na warunek, który ustaliłeś dla odpowiedzi na e-maile.

Możesz określić nazwę, typ i czas utworzenia aktywności.