Baza wiedzy

Twój zbiór danych jest jednym z najcenniejszych zasobów w twojej firmie. Jednakże, z biegiem czasu pewne informacje mogą stać się przestarzałe, a zaniedbanie dbałości o zdrowie i jakość twojej bazy danych może kosztować twoją firmę pieniądze i klientów.

Regularne konserwowanie twojej bazy danych zwiększa efektywność i pozwala osiągać wyższe wskaźniki konwersji, dlatego poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak uwolnić miejsce i zapewnić sprawną pracę twojego konta.

Usuwanie elementów

Najskuteczniejszym sposobem zwolnienia miejsca w swoim koncie jest usunięcie danych, które nie są już konieczne. Możesz usunąć pojedyncze elementy w ich widoku szczegółowym lub masowo za pomocą widoku listy.

Usuwanie za pomocą widoku szczegółowego

Aby usunąć pojedynczy element w Pipedrive (potencjalny klient, umowa, kontakt, produkt, projekt,) przejdź do widoku szczegółowego i kliknij „...“ > Usuń.

Usuwanie za pomocą widoku listy

Jeśli chcesz usunąć działanie lub elementy masowo, przejdź do widoku listy i zaznacz elementy, które chcesz usunąć, a następnie kliknij ikonę kosza na śmieci.

Możesz tworzyć i zastosować filtry w widoku listy, jeśli chcesz określić, które elementy chcesz usunąć, zamiast wybierać je indywidualnie.

Usuwanie niestandardowych pól i raportów

Niestandardowe pola i raporty są oba objęte limitem użytkowania, dlatego ważne jest wiedzieć, jak je usunąć w celu zarządzania przechowywaniem.

Niestandardowe pola

Przejdź do Ustawienia > Pola danych, znajdź pożądane pole i kliknij ”...“ > Usuń.

Raporty

Przejdź do swoich Analiz, wybierz pożądany raport i kliknij ”...“ > Usuń z raportów.

Zarządzanie umowami

Są dostępne pewne czynności dotyczące umów powiązanych z zarządzaniem danymi, które nie są dostępne dla innych pozycji. Może to być ważne, zwłaszcza, że ilość otwartych umów, które możesz posiadać, jest ograniczona przez limity użytkowania.

Konwersja umów na potencjalne kontakty

Jeśli masz nadmiar otwartych umów na swoim koncie i musisz usunąć niektóre, aby zrobić miejsce dla nowych umów, możesz przenieść te umowy do skrzynki odbiorczej potencjalnych kontaktów.

Można to zrobić na dwa sposoby:

• z widoku szczegółów umowy

• z widoku listy
  

Reopening deals

Jeśli usunąłeś umowy i chcesz dodać je z powrotem do swojego konta, zacznij od zastosowania filtra dla wszystkich usuniętych umów.

Następnie wybierz żądaną umowę i w widoku szczegółowym kliknij „Otwórz ponownie.”

Status umowy

Zachowanie wygranych i przegranych umów w stanie otwartym wpływa na Twoje raporty i statystyki, ponieważ są one zaliczane do Twojego magazynu umów.

Jeśli twoje umowy zostały już wygrane lub przegrane, zalecamy oznaczenie ich odpowiednio. Możesz to zrobić na dwa różne sposoby:

• Widok szczegółowy

• Widok listy

Zarządzanie zduplikowanymi

Innym świetnym sposobem na zoptymalizowanie danych i zwolnienie miejsca jest usunięcie lub łączenie duplikatów.

scalanie szczegółowe

Oferty i kontakty można łączyć w widoku szczegółowym, klikając ”...“ > Scal.

Wprowadź nazwę oferty lub kontaktu, z którym chcesz połączyć, lub pierwsze kilka liter, aby zobaczyć opcje autouzupełniania.

Po wybraniu elementu do połączenia, wybierz, który element będzie nadal istnieć w twoim koncie, korzystając z bąbelka zachowaj te dane, a następnie kliknij ”Podgląd.“

Zobaczysz podgląd nowego elementu, w tym dane scalone z nim.

Na przykład, ta oferta nie miała żadnych powiązanych działań wcześniej, ale teraz posiada jeden z innej oferty.

Kliknij ”Połącz“, aby potwierdzić zmiany.

Narzędzie do łączenia duplikatów

Możesz również łączyć kontakty, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Scal duplikaty.

Po kliknięciu ”Podgląd,“ zostaniesz przeniesiony do tego samego okna podglądu, co w narzędziu scalania szczegółowego.

Notatki

Możesz używać notatek zamiast pól niestandardowych, aby zaoszczędzić miejsce.

Na przykład, zamiast tworzyć pole niestandardowe dla opisu klienta, możesz dodać tę informację jako notatkę.