Baza wiedzy

Twoja baza danych jest jednym z najcenniejszych zasobów w Twojej firmie. Jednak z czasem niektóre informacje mogą stać się przestarzałe, a zaniedbanie utrzymania zdrowia i jakości bazy danych może kosztować firmę pieniądze i klientów.

Regularne utrzymanie bazy danych zwiększa efektywność i pozwala osiągać wyższe wskaźniki konwersji, dlatego oto kilka wskazówek, które pomogą zwolnić przestrzeń i utrzymać płynne funkcjonowanie Twojego konta.

Usuwanie przedmiotów

Najefektywniejszym sposobem na zwolnienie miejsca na koncie jest usunięcie danych, które są już niepotrzebne. Możesz usunąć poszczególne elementy w widokach szczegółowych lub zbiorczo za pomocą widoku listy.

Usuwanie za pomocą widoku szczegółowego

Aby usunąć pojedynczy element w Pipedrive (lead, oferta, kontakt, produkt, projekt), przejdź do widoku szczegółowego i kliknij ”...“ > Usuń.

Usuwanie za pomocą widoku listy

Jeśli chcesz usunąć działalność lub usunąć elementy zbiorczo, przejdź do widoku listy i wybierz elementy, które chcesz usunąć, a następnie kliknij ikonę kosza.

W widoku listy możesz tworzyć i stosować filtry, jeśli chcesz określić, które elementy mają zostać usunięte, zamiast wybierać je pojedynczo.

Usuwanie niestandardowych pól i raportów

Niestandardowe pola i raporty są oba ograniczane przez limity użytkowania, dlatego ważne jest umiejętne usuwanie ich w celu zarządzania przestrzenią.

Niestandardowe pola

Przejdź do Ustawienia > Pola danych, znajdź żądane pole i kliknij „...“ > Usuń.

Raporty

Przejdź do Wspołczucie, wybierz żądany raport i kliknij „...“ > Usuń z raportów.

Zarządzanie ofertami

Istnieją pewne działania dostępne dla ofert związanych z zarządzaniem danymi, których inne elementy nie mają. Może to być ważne, szczególnie że liczba otwartych ofert, które możesz posiadać, jest ograniczana przez limity użytkowania.

Konwersja ofert na prowadzenia

Jeśli masz nadmiar otwartych ofert na swoim koncie i musisz usunąć niektóre, aby zrobić miejsce na nowe oferty, możesz przenieść te oferty do skrzynki odbiorczej prowadzeń.

Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• z widoku szczegółów oferty

• z widoku listy
  

Wznawianie ofert

Jeśli usunąłeś oferty i chcesz je dodać z powrotem na swoje konto, zacznij od zastosowania filtra dla wszystkich usuniętych ofert.

Następnie wybierz żądaną ofertę i w widoku szczegółów kliknij ”Otwórz ponownie.“

Status oferty

Zachowanie wygranych i przegranych ofert jako otwartych ma wpływ na raporty i statystyki, ponieważ są one zaliczane do składowania ofert.

Jeśli twoje oferty zostały już wygrane lub przegrane, zalecamy oznaczeni ich odpowiednio. Możesz to zrobić na dwa różne sposoby:

• Widok szczegółów

• Widok listy

Zarządzanie duplikatami

Kolejnym świetnym sposobem na uporządkowanie danych i zwolnienie miejsca jest usunięcie lub scalanie duplikatów.

Scalanie w widoku szczegółowym

Oferty i kontakty można scalać w widoku szczegółowym, klikając „...“ > Scal.

Wpisz nazwę oferty lub kontaktu, z którym chcesz dokonać scalenia, lub kilka pierwszych liter, aby zobaczyć dostępne opcje autouzupełniania.

Po wybraniu elementu do scalenia wybierz, który element będzie nadal istniał w Twoim koncie, korzystając z opcji zachowaj te dane, a następnie kliknij „Podgląd.“

Zobaczysz podgląd nowego elementu, w tym danych scalonych z nim.

Na przykład, ta oferta nie miała żadnych powiązanych działań wcześniej, ale teraz ma jedno z innej oferty.

Kliknij „Scal“, aby potwierdzić zmiany.

Narzędzie do scalań duplikatów

Możesz również scalać kontakty, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Scal duplikaty.

Po kliknięciu „Podgląd,“ zostaniesz przeniesiony do tego samego okna podglądu, co narzędzie scalań w widoku szczegółowym.

Uwagi

Możesz używać uwag zamiast niestandardowych pól, aby zaoszczędzić miejsce.

Na przykład, zamiast tworzyć niestandardowe pole tekstowe dla opisu klienta, możesz dodać te informacje jako notatkę.