Baza wiedzy

Twoja baza danych jest jednym z najcenniejszych zasobów w Twojej firmie. Jednak z upływem czasu niektóre informacje mogą stać się przestarzałe, a brak dbałości o jej zdrowie i jakość może kosztować Twoją firmę pieniądze i klientów.

Regularna konserwacja bazy danych zwiększa wydajność i pozwala osiągać wyższe wskaźniki konwersji, więc oto kilka wskazówek, które pomogą zwolnić miejsce i utrzymać Twoje konto w dobrym stanie.

Usuwanie elementów

Najskuteczniejszym sposobem na zwolnienie miejsca w Twoim koncie jest usunięcie danych, które nie są już potrzebne. Możesz usunąć pojedyncze elementy w ich widokach szczegółowych lub zbiorczo, korzystając z widoku listy.

Usuwanie w widoku szczegółowym

Aby usunąć pojedynczy element w Pipedrive (lead, transakcja, kontakt, produkt, projekt), przejdź do widoku szczegółowego i kliknij ”...“ > Usuń.

Usuwanie w widoku listy

Jeśli chcesz usunąć leady, transakcje, kontakty, produkty lub aktywności zbiorczo, przejdź do dedykowanego widoku listy elementów, wybierz elementy, które chcesz usunąć, a następnie kliknij ikonę kosza.

Jeśli chcesz określić, które elementy usunąć, zamiast wybierać je pojedynczo, możesz utworzyć i zastosować filtry w widoku listy.

Archiwizowanie transakcji i leadów

Archiwizowanie pozwala usunąć nieaktywne leady i transakcje z aktywnego widoku bez utraty danych historycznych, co pomaga skupić się i poprawić wydajność systemu.

Możesz archiwizować każdą transakcję lub lead, który nie jest już aktywnie zarządzany. Oto typowe scenariusze:

• Nieaktywny przez długi czas
• Zamknięty lub przestarzały
• Niskiego priorytetu lub niskiej wartości
• Do celów archiwalnych

Dowiedz się, jak archiwizować transakcje i leady w tym artykule.

Usuwanie pól niestandardowych i raportów

Limity użytkowania wpływają zarówno na pola niestandardowe, jak i raporty, dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak je usunąć w celu zarządzania przechowywaniem.

Pola niestandardowe

Otwórz menu konta w prawym górnym rogu, przejdź do Preferencje osobiste > Pola danych, znajdź żądane pole i kliknij ”...“ > Usuń.

Raporty

Przejdź do swoich Wglądów, wybierz żądany raport i kliknij ”...“ > Usuń.

Zarządzanie transakcjami

Istnieją pewne działania dostępne dla transakcji związanych z zarządzaniem danymi, których nie mają inne elementy. Może to być ważne, zwłaszcza że liczba otwartych transakcji lub leadów i transakcji, które możesz mieć, jest ograniczona przez limity użytkowania.

Konwertowanie transakcji na leady

Jeśli masz nadmiar otwartych transakcji w swoim koncie, które nie są aktywne, ale wciąż mają potencjał, możesz przekonwertować te transakcje na leady i przechować je w swojej Skrzynce Leadów.

Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• Z widoku szczegółów transakcji:

• Z widoku listy transakcji:

Przywracanie transakcji

Jeśli usunąłeś transakcje i chcesz je dodać z powrotem do swojego konta, zacznij od zastosowania filtru dla wszystkich usuniętych transakcji.

Następnie wybierz żądaną transakcję i w widoku szczegółów kliknij „Przywróć”.

Status transakcji

Utrzymywanie wygranych i przegranych transakcji otwartych wpływa na twoje raporty i statystyki, ponieważ są one liczone w ramach twojej przestrzeni na transakcje.

Jeśli twoje transakcje były już wygrane lub przegrane, zalecamy oznaczenie ich odpowiednio. Możesz to zrobić na dwa różne sposoby:

• Widok szczegółów

• Widok listy

Co oznaczają „otwarte transakcje” i „leady i transakcje”?

Otwarte transakcje odnoszą się do transakcji, które nie zostały wygrane, przegrane ani usunięte. To dotyczy kont firmowych utworzonych przed 29 maja 2025 roku.

Leady i transakcje odnoszą się do łącznej liczby połączonych leadów i transakcji, które nie zostały zarchiwizowane ani usunięte. To dotyczy kont utworzonych od 29 maja 2025 roku.

Dowiedz się więcej o limitach leadów i transakcji w tym artykule.

Zarządzanie duplikatami

Innym świetnym sposobem na uproszczenie danych i zwolnienie miejsca jest usunięcie lub scalenie duplikatów.

Scalanie w widoku szczegółowym

Transakcje i kontakty można scalać w widoku szczegółowym, klikając ”...“ > Scal.

Wpisz nazwę transakcji lub kontaktu, z którym chcesz się połączyć, lub pierwsze kilka liter, aby zobaczyć opcje autouzupełniania.

Po wybraniu elementu do scalenia wybierz, który element będzie nadal istnieć w Twoim koncie, używając bąbelka zachowaj te dane, a następnie kliknij ”Podgląd“.

Zobaczysz podgląd swojego nowego elementu, w tym dane, które zostały scalone.

Na przykład, ta transakcja nie miała wcześniej żadnych powiązanych aktywności, ale teraz ma jedną z innej transakcji.

Kliknij ”Scal“, aby potwierdzić zmiany.

Narzędzie do scalania duplikatów

Możesz również scalać kontakty, otwierając menu konta w prawym górnym rogu i przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Scalanie duplikatów.

Po kliknięciu ”Podgląd,“ zostaniesz przeniesiony do tego samego okna podglądu, co narzędzie do scalania w widoku szczegółowym.

Notatki

Możesz używać notatek zamiast pól niestandardowych, aby zaoszczędzić miejsce.

Na przykład, zamiast tworzyć pole tekstowe dla opisu klienta, możesz dodać te informacje jako notatkę.