Baza wiedzy

Twoja baza danych jest jednym z najcenniejszych zasobów w Twojej firmie. Jednak z upływem czasu pewne informacje mogą stać się nieaktualne, a brak dbałości o zdrowie i jakość Twojej bazy danych może kosztować Twoją firmę pieniądze i klientów.

Regularne utrzymanie bazy danych zwiększa efektywność i pozwala osiągać wyższe wskaźniki konwersji, więc oto kilka wskazówek, które pomogą zwolnić miejsce i sprawić, że Twoje konto będzie działać płynnie.

Usuwanie elementów

Najskuteczniejszym sposobem na zwolnienie miejsca w swoim koncie jest usunięcie danych, które nie są już potrzebne. Możesz usunąć poszczególne elementy w ich widokach szczegółowych lub hurtowo, korzystając z widoku listy.

Usuwanie z widoku szczegółowego

Aby usunąć pojedynczy element w Pipedrive (lead, deal, kontakt, produkt, projekt), przejdź do widoku szczegółowego i kliknij ”...“ > Usuń.

Usuwanie z widoku listy

Jeśli chcesz usunąć aktywność lub usunąć elementy hurtowo, przejdź do swojego widoku listy i wybierz elementy, które chcesz usunąć, a następnie kliknij ikonę w koszu.

Możesz tworzyć i stosować filtry w widoku listy, jeśli chcesz określić, które elementy usunąć, zamiast wybierać je pojedynczo.

Usuwanie pól niestandardowych i raportów

Pola niestandardowe i raporty są obie ograniczone przez limity użytkowania, więc znajomość sposobu ich usuwania jest ważna dla zarządzania pamięcią.

Pola niestandardowe

Przejdź do Ustawienia > Pola danych, znajdź żądane pole i kliknij ”...“ > Usuń.

Raporty

Przejdź do swoich Wglądów, wybierz żądany raport i kliknij ”...“ > Usuń z Twoich raportów.

Zarządzanie transakcjami

Istnieją pewne działania dostępne dla transakcji związanych z zarządzaniem danymi, których inne elementy nie mają. Może to być ważne, zwłaszcza, że liczba otwartych transakcji, które możesz mieć, jest wpływana przez limity użytkowania.

Konwersja transakcji na leady

Jeśli masz nadmiar otwartych transakcji w swoim koncie i musisz usunąć niektóre, aby zrobić miejsce dla nowych transakcji, możesz przenieść te transakcje do swojej skrzynki Lead.

Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• z widoku szczegółów transakcji

• z widoku listy
  

Ponowne otwieranie transakcji

Jeśli usunąłeś transakcje i chcesz je dodać z powrotem do swojego konta, zacznij od zastosowania filtra dla wszystkich usuniętych transakcji.

Następnie wybierz żądaną transakcję i, w widoku szczegółów, kliknij ”Otwórz ponownie.”

Status transakcji

Zachowanie wygranych i przegranych transakcji w otwartym stanie wpływa na twoje raporty i statystyki, ponieważ są one liczone w ramach twojego przechowywania transakcji.

Jeśli twoje transakcje były już wygrane lub przegrane, zalecamy odpowiednie ich oznaczenie. Możesz to zrobić na dwa różne sposoby:

• Widok szczegółowy

• Widok listy

Zarządzanie duplikatami

Kolejnym świetnym sposobem na uproszczenie danych i zwolnienie miejsca jest usunięcie lub połączenie duplikatów.

Łączenie w widoku szczegółowym

Oferty i kontakty można łączyć w widoku szczegółowym, klikając ”...“ > Połącz.

Wpisz nazwę oferty lub kontaktu, z którym chcesz się połączyć, lub pierwsze kilka liter, aby zobaczyć opcje autouzupełniania.

Po wybraniu pozycji do połączenia wybierz, która pozycja ma pozostać w Twoim koncie, używając bąbelka zachowaj te dane, a następnie kliknij ”Podgląd.“

Zobaczysz podgląd nowej pozycji, w tym danych, które zostały do niej połączone.

Na przykład, ta oferta wcześniej nie miała żadnych powiązanych aktywności, ale teraz ma jedną z innej oferty.

Kliknij ”Połącz“, aby potwierdzić zmiany.

Narzędzie do łączenia duplikatów

Możesz również łączyć kontakty przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Połącz duplikaty.

Po kliknięciu ”Podgląd,“ zostaniesz przeniesiony do tego samego okna podglądu co narzędzie do łączenia w widoku szczegółowym.

Notatki

Możesz używać notatek zamiast pól niestandardowych, aby zaoszczędzić miejsce.

Na przykład, zamiast tworzyć pole niestandardowe tekstowe dla opisu klienta, możesz dodać te informacje jako notatkę.