Base de Conhecimento

Com o aplicativo de integração do QuickBooks, crie faturas a partir da visualização de detalhes de negócios e envie-as rapidamente para sua conta do QuickBooks sem precisar copiar e colar dados entre as duas ferramentas.

A integração também fornece atualizações sobre o status das faturas criadas no Pipedrive, permitindo que você saiba exatamente quando elas foram pagas ou se estão atrasadas sem sair do aplicativo do Pipedrive.

Como ativar a integração

Para conectar sua conta do QuickBooks, abra o menu do Pipedrive no canto superior direito, vá para Ferramentas e aplicativos > Faturamento e clique em “Instalar” próximo de QuickBooks.

Você será direcionado para o Marketplace do Pipedrive, onde poderá concluir a instalação e fornecer acesso. O aplicativo pode ser desinstalado em Ferramentas e aplicativos > Aplicativos do Marketplace.

Após confirmar suas credenciais de login, você retornará para os ajustes do Pipedrive para configurar as preferências do QuickBooks.

Sempre que uma fatura for criada no Pipedrive, os seguintes campos serão preenchidos automaticamente no QuickBooks:

• Contato – este campo identifica o destinatário da fatura. Como as faturas geralmente são pagas pelo departamento de finanças de uma empresa, sugerimos utilizar o campo Organização – Nome. Você também pode escolher entre outros campos de organizações, contatos e negócios.
• Endereço — este campo indica o endereço físico do destinatário da fatura. Como as faturas normalmente são pagas pelo departamento financeiro das empresas, sugerimos que usar o campo Organização – Nome. Você também pode escolher entre outros campos de organizações, contatos e negócios.
• E-mail — este campo é para o endereço de e-mail do destinatário da fatura. No Pipedrive, os e-mails são associados a pessoas, por isso, sugerimos usar o campo Pessoa – E-mail. Você também pode escolher entre outros campos de organizações, contatos e negócios.
• Identificação fiscal do cliente – nem todas as faturas exigem essa informação, mas se você criou um campo personalizado no Pipedrive para armazenar os dados de ID fiscal do cliente, recomendamos aplicá-lo aqui.
• Vencimento – este campo indica o vencimento do pagamento. Por exemplo, se o prazo for definido para sete dias após a data de emissão, uma fatura criada em 13 de março vencerá no dia 20 do mesmo mês.
• Taxa de imposto padrão – use este campo para definir a taxa de imposto padrão aplicada aos produtos em novas faturas. Você pode substituir a taxa de imposto padrão por fatura quando necessário.
• Conta padrão – permite selecionar a conta de receita padrão a ser usada em novas faturas. Você pode substituir a conta padrão por fatura quando necessário.

A configuração de acesso do usuário define apenas você ou todos os usuários podem acessar, emitir e gerenciar faturas em nome da sua empresa.

Quando estiver contente com o que você selecionou, clique no botão “Salvar” para guardar suas preferências de integração com o QuickBooks na sua conta do Pipedrive.

Como usar a integração

Após concluir a configuração da integração, acesse a visualização de detalhes de qualquer negócio para criar sua primeira fatura. Clique na aba “Fatura” e selecione “+ Fatura” para começar.

Embora a maioria das informações seja preenchida automaticamente com base nos campos selecionados nas configurações anteriores e nos valores associados ao negócio específico, lembre-se de incluir todos os detalhes ausentes.

Você verá uma janela de criação de faturas dividida em três seções:

Detalhes do cliente

Esta seção exibe informações sobre o destinatário da fatura, como o nome da entidade faturada, endereço, e-mail e CPF/CNPJ.

Inicie sua revisão pela seção de detalhes do cliente. Se um alerta aparecer no campo “Para”, significa que o contato não está vinculado ao QuickBooks.

Para criar uma fatura, clique no alerta e crie um contato ou vincule a fatura a um cliente existente na sua conta do QuickBooks. Em ambos os casos, clique em “Confirmar” para concluir o vínculo.

Note que as as informações do cliente também podem ser atualizadas no sistema do fornecedor. Quando ativado, o endereço, e-mail e CPF/CNPJ do destinatário da fatura serão transferidos para o QuickBooks.

Detalhes da fatura

Esta seção inclui dados específicos da fatura, como impostos, datas de emissão e de vencimento, moeda e número da fatura.

Na seção de detalhes da fatura, é possível ajustar todos os campos conforme as necessidades da sua empresa. Note que, como o campo Moeda é obrigatório no QuickBooks, ele precisa ser preenchido aqui.

Itens de faturas

Esta seção lista os produtos ou serviços que compõe as cobranças nas suas faturas.

Embora os produtos vinculados ao negócio sejam exportados automaticamente para a seção de itens da fatura, você também pode adicionar mais itens à sua lista. Saiba mais sobre como adicionar produtos aos seus negócios neste artigo.

Após inserir todas as informações, clique no botão “Criar fatura” para transmitir isso para sua conta do QuickBooks.

Como visualizar sua fatura

Uma nova fatura aparecerá na aba faturas na seção histórico da sua visualização de detalhes do negócio. As faturas do Pipedrive refletem os seguintes marcadores com base em seu status atual:

• Em aberto
• Pago
• Anulado
• Atrasado
• Parcialmente paga

Os três ícones no canto superior direito da fatura permitem realizar as seguintes ações:

• Baixar PDF – baixe uma versão em PDF da sua fatura para enviar diretamente aos clientes.
• Enviar por e-mail — Envia faturas pagas ou devidas diretamente para o seu cliente. As faturas serão enviadas do QuickBooks.
• Copiar link – gere um link público para compartilhar a fatura. Esta opção estará disponível apenas se os pagamentos online estiverem ativados na sua conta do QuickBooks e um endereço de e-mail constar na fatura.

Clique em “...” para mais opções:

• Anular — anula faturas pagas ou não pagas. Essa ação não pode ser desfeita.
• Excluir – exclui a fatura tanto do Pipedrive quanto do QuickBooks.
• Desvincular do negócio – remove a fatura do negócio.
• Abrir no QuickBooks – esta opção direciona você para sua conta do QuickBooks, onde poderá editar e enviar a fatura e aceitar pagamentos.

Barra lateral de Visualização de detalhes

O histórico das suas faturas é exibido na barra lateral da visualização de detalhes de negócios. Clique em Atualizar para ver novos eventos a partir do Quickbooks e em “...” para abrir as configurações ou desvincular seu contato.

Clique em “Ver todas as faturas” para ver mais detalhes sobre todas as faturas vinculadas, filtradas por um período personalizável.

Você pode visualizar todas as faturas associadas ao contato vinculado e gerenciar a vinculação e desvinculação delas ao negócio que está vendo.