Projects: como planejar seu projeto
Planeje seu projeto com uma estrutura clara, responsabilidades definidas e um cronograma realista. Com o Projects, você pode organizar o trabalho por diferentes tipos de item, conectar tarefas por meio de dependências e visualizar tudo na visualização de Gantt.
Depois de configurar seu projeto, você pode convertê-lo em um modelo de projeto para reutilizar a mesma estrutura e economizar tempo em projetos futuros.
Entenda os itens de trabalho do projeto
Em um projeto, o trabalho é organizado nos seguintes tipos de item:
| Tipo de item | Para que serve | Quando usar | Principais características |
|---|---|---|---|
| Tarefas | Itens a fazer ou entregáveis | Você precisa acompanhar o trabalho a ser concluído | Flexíveis; responsável, data de início e prazo não são obrigatórios |
| Subtarefas | Etapas menores dentro de uma tarefa | Uma tarefa tem várias etapas | Criadas dentro de tarefas e sempre vinculadas a uma tarefa principal |
| Objetivos | Conquistas importantes | Você quer destacar pontos importantes do progresso | Acompanham o progresso, não o trabalho |
| Atividades | Eventos agendados (chamadas, reuniões) | Você precisa planejar interações com horário definido | Exigem data, horário e responsável. Podem ser sincronizadas com seu calendário externo. |
Uma forma simples de entender a diferença:
- Use tarefas e subtarefas para o trabalho que precisa ser feito
- Use objetivos para marcar pontos importantes do progresso
- Use atividades para eventos com horário definido
Quais detalhes você pode adicionar a cada item
Cada tipo de item tem campos diferentes para você planejar e acompanhar seu projeto.
| Tipo de item | Principais detalhes que você pode adicionar | Principais diferenças |
|---|---|---|
| Tarefas, subtarefas e objetivos | Assunto, vários responsáveis, prioridade, data de início e prazo, projeto, fase, grupo, descrição, anotações | Tarefas podem incluir subtarefas. Subtarefas são criadas dentro de tarefas e não podem incluir outras subtarefas. Objetivos não incluem subtarefas. |
| Atividades | Assunto, tipo de atividade, data e hora, prioridade, convidados, local, chamada de vídeo, Nota, vínculos com projeto, contato e organização, fase e grupo | Atribuídas a um usuário e podem ser sincronizadas com seu calendário externo |
Planeje seu projeto
Abra a aba "Plano" do seu projeto para começar a planejar. Nela, você pode alternar entre:
- Visualização de plano: facilita a estruturação e a organização do trabalho
- Visualização de Gantt: facilita a visualização de linhas do tempo e dependências
Adicione itens de trabalho ao projeto
Para começar a planejar, adicione tarefas, atividades ou objetivos ao seu projeto. Você pode:
- Adicione itens com todos os detalhes usando "+ Tarefa" ou o menu suspenso ao lado para selecionar "+ Atividade" ou "+ Objetivo"
- Use o mesmo menu suspenso para aplicar um modelo de projeto existente em vez de adicionar os itens um a um
- Adicione espaços reservados para itens diretamente em uma fase e preencha os detalhes depois
Edite e atualize itens
Ao abrir um item de trabalho, você pode usar a visualização de detalhes dele para ajustar o plano do projeto.
Aqui, você pode atualizar campos como responsável, prioridade, datas e descrição, além de adicionar anotações para dar mais contexto à sua equipe.
Nas tarefas, você também pode dividir trabalhos mais complexos em etapas menores adicionando subtarefas. Assim, você pode gerenciar o trabalho em detalhes sem perder a estrutura geral do projeto.
Você também pode definir dependências entre tarefas e objetivos para que o trabalho aconteça na ordem certa.
Abra uma tarefa ou um objetivo, acesse a aba de dependências, clique em "Adicionar dependência", selecione uma tarefa e defina a relação.
Um item de trabalho pode bloquear outra tarefa ou aguardar a conclusão de uma tarefa.
Use a visualização de Gantt para planejar a linha do tempo
A visualização de Gantt mostra toda a linha do tempo do projeto, para que você veja como tarefas, subtarefas, atividades e objetivos se relacionam ao longo do tempo.
Clique em "Expandir visualização" para ter uma visão mais ampla do projeto.
Você também pode ajustar a exibição do tempo alternando entre dia, semana, mês, trimestre ou ano.
As dependências aparecem como setas entre tarefas e objetivos. Assim, você pode ver como o trabalho se conecta e quais itens dependem uns dos outros. Você também pode ajustar essas dependências diretamente na linha do tempo para atualizar rapidamente as relações entre tarefas.
Ao planejar ou atualizar seu projeto, você pode interagir diretamente com a linha do tempo. Arraste um item de trabalho para reagendá-lo ou ajuste sua duração arrastando suas bordas.
Essas alterações são refletidas em todo o projeto, para que você possa responder rapidamente a atualizações sem editar cada item manualmente.
Reutilize a configuração do seu plano com modelos
Depois de concluir o plano do projeto, você pode transformá-lo em um modelo de projeto e reutilizar a mesma estrutura em projetos futuros.
Para fazer isso, abra seu projeto, clique em "…" e selecione "Converter em modelo".
O mesmo menu também tem a opção "Usar modelo", que permite aplicar um modelo existente a este projeto.
Com o tempo, manter modelos baseados em planos de projetos reais permite que sua equipe trabalhe com mais eficiência e reduz a necessidade de recriar processos do zero.
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