Kunskapsbas

Med Quickbooks integrationsappen kan du skapa fakturor från affärsdetaljvyn och smidigt skicka dem till ditt Quickbooks-konto utan besväret med att kopiera och klistra in data mellan de två verktygen.

Integrationen kan även ge uppdaterade statusar på fakturorna skapade från Pipedrive, så att du exakt vet när de är godkända, betalda eller försenade utan att lämna Pipedrive-appen.

Aktivera Quickbooks-integrationen

För att ansluta ditt Quickbooks-konto, gå till Verktyg och appar > Fakturering och välj “Quickbooks”.

Du kommer att tas till Pipedrive-marknaden där du kan slutföra installationsflödet och ge appen åtkomst till ditt konto. Avinstallation av appen finns under Verktyg och appar > Marknadsplatsappar.

När dina giltiga inloggningsuppgifter har bekräftats kommer du att dirigeras tillbaka till dina Pipedrive-inställningar för att konfigurera dina Quickbooks-integrationspreferenser.

När du konfigurerar din Quickbooks-integration måste du välja Pipedrive-fälten och förfallodatum som automatiskt fylls i när en faktura skapas i Pipedrive.

• Till – Detta fält är för den person du vill adressera fakturan till. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av ett företags redovisningsavdelning föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Namn-fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer och deal-fält.
• Adress – Detta fält är för den fysiska adressen till fakturans mottagare. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av ett företags redovisningsavdelning föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Adress-fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer och deal-fält.
• E-post –Detta fält är e-postadressen till fakturans mottagare. Eftersom e-postfältet i Pipedrive är en person-typ av fält föreslår vi att använda Pipedrives Person – E-post-fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer och deal-fält.
• Kundens skattenummer –Inte alla fakturor kräver denna information, men om du har skapat ett anpassat fält i Pipedrive för att spara din kunds skatte-ID-information föreslår vi att använda det fältet här.
• Förfallodatum – Här kan du ange förfallodatum för betalningen. Till exempel, om förfallodatumet är satt till sju dagar efter utfärdandedatumet kommer en faktura skapad den 13 mars att ha förfallodatum den 20 mars.

När du är nöjd med dina val för de Pipedrive-fält som ska fylla i dina Quickbooks-fakturor, klicka på “Spara”-knappen för att spara dina integrationspreferenser för ditt Pipedrive-företagskonto.

Användning av integrationen

När du har slutfört inställningarna för din integration kan du gå vidare till detaljvyn för vilken affär som helst för att skapa din första faktura. Klicka på Fakturafliken > + Faktura för att komma igång.

Du kommer att uppmanas att fylla i detaljerna för din faktura. Informationen som läggs till här kommer att skickas till ditt Quickbooks-konto när fakturan sparas.

• Kundinformation – Detta kommer att fyllas i automatiskt baserat på de fält du valde när du ställde in dina faktureringspreferenser för Quickbooks.
• Fakturainformation – De här detaljerna behöver fyllas i baserat på ditt företags behov. Till exempel, om du vill justera skattefunktionerna för denna faktura, vilken valuta som ska användas i denna faktura eller eventuella Quickbooks fakturamallar du vill använda. Valuta är ett obligatoriskt fält för Quickbooks.
• Fakturaartiklar – Detta fält speglar de artiklar – som varor eller tjänster – som utgör debiteringarna i din faktura. Detta kommer automatiskt att fyllas med de produkter som är kopplade till din affär. Läs mer om hur du lägger till produkter till dina affärer här. Du kan också lägga till fler artiklar i din lista.

Under “Kundinformation”, behöver du koppla fakturan till en befintlig kund i ditt Quickbooks-konto eller skapa en ny.

När en kontakt är kopplad kommer du att ha möjlighet att uppdatera kundinfo på leverantörens sida.

Om du har detta aktiverat kommer informationen som läggs till under Adress, E-post och Skatte-ID att dras in i Quickbooks om den skiljer sig från den sparade informationen.

Klicka på “Skapa faktura”-knappen när du har fyllt i alla dina fakturadetaljer.

Visa dina fakturor

Din nya faktura kommer att visas under Ändringslogg i din detaljvy. Fakturorna i Pipedrive kommer att återspegla följande flaggor baserat på deras status:

• Öppen
• Betald
• Avbruten
• Försenad
• Raderad
• Delvis betald

Om du klickar på Mer “...”, kommer du att ha dessa alternativ:

• Avbryt – Avbryt alla obetalda eller betalda fakturor. Avbrutna fakturor kan inte återgå.
• Radera – Radera fakturan.
• Skicka via e-post – Skicka eventuella betalda eller förfallna fakturor direkt till din kund. Fakturor skickade via e-post kommer att skickas från Quickbooks.
• Ladda ner PDF – Ladda ner en PDF-version av din faktura för att skicka till dina kunder direkt.
• Öppna i QuickBooks – Genom att klicka på detta alternativ kommer du till ditt Quickbooks-konto där du kan redigera, skicka din faktura och godkänna betalning.

Sidopanel för detaljvy

Din fakturahistorik kommer också att läggas till på detaljvyens sidopanel. Här kan du uppdatera för att ta in eventuella nya uppdateringar från Quickbooks, eller klicka på Mer (“...”) för att gå till inställningar eller avlänka din kontakt.