Kunskapsbas

Med QuickBooks integrationsappen kan du skapa fakturor från detaljvyn för affären och smidigt skicka dem till ditt QuickBooks-konto utan besväret med att kopiera och klistra in data mellan de två verktygen.

Integrationen kan också ge uppdaterade statusar på de fakturor som skapats från Pipedrive, så att du exakt vet när de är betalda eller förfallna utan att lämna Pipedrive-appen.

Aktivering av integrationen

För att koppla ditt QuickBooks-konto, öppna kontomenyn i det övre högra hörnet, gå till Verktyg och appar > Fakturering, och klicka på “Installera” bredvid QuickBooks.

Du kommer att tas till Pipedrive Marketplace, där du kan slutföra installationen och ge åtkomst. Appen kan avinstalleras under Verktyg och appar > Marketplace appar.

När dina inloggningsuppgifter är bekräftade, kommer du att återvända till Pipedrives inställningar för att konfigurera QuickBooks-preferenser.

Följande fält fylls automatiskt i QuickBooks när en faktura skapas i Pipedrive:

• Kontakt – Detta fält klargör mottagaren av fakturan. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av företagets avdelning för leverantörsskulder, föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Namn fält. Du kan också välja från andra organisationer, kontakt- och affärsfält.
• Adress – Detta fält är för den fysiska adressen till fakturamottagaren. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av företagets avdelning för leverantörsskulder, föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Adress fält. Du kan också välja från andra organisationer, kontakt- och affärsfält.
• E-post – Detta fält är e-postadressen till fakturamottagaren. Eftersom e-postfältet i Pipedrive är ett personfält, föreslår vi att använda Pipedrives Person – E-post fält. Du kan också välja från andra organisationer, kontakter och affärsfält.
• Kundens skatte-ID – Inte alla fakturor kräver denna information, men om du har skapat ett anpassat fält i Pipedrive för att hålla din kunds skatte-ID-information, föreslår vi att använda det fältet här.
• Förfallodag – Du kan ställa in betalningens förfallodag. Till exempel, om förfallodagen sätts till sju dagar efter utgivningsdatumet, kommer en faktura som skapades den 13 mars att ha en förfallodag den 20 mars.
• Standard skattesats – Använd detta fält för att klargöra den standard skattesats som används för produkter på nya fakturor. Du kan åsidosätta den standard skattesatsen per faktura vid behov.
• Standardkonto – Du kan välja det standardinkomstkonto som ska användas för nya fakturor. Du kan åsidosätta standardkontot per faktura vid behov.

Inställningen användartillgång gör att du kan klargöra om du eller alla användare kan komma åt, utfärda och hantera fakturor å ditt företags vägnar.

När du är nöjd med dina val, klicka på “Spara” knappen för att spara dina QuickBooks integrationspreferenser för ditt Pipedrive företagskonto.

Använda integrationen

Efter att ha slutfört din integrationsinstallation, navigera till detaljvyn för ett avtal för att skapa din första faktura. Klicka på “Faktura” fliken och välj “+ Faktura” för att börja.

Även om det mesta av informationen automatiskt fylls i baserat på de fält du valde i inställningarna tidigare och de värden som är kopplade till det specifika avtalet, se till att inkludera eventuella saknade detaljer.

Du kommer att se ett skapa faktura fönster som är indelat i tre sektioner:

Kunddetaljer

Denna sektion återspeglar information om fakturamottagaren, såsom namnet på den enhet som faktureras, adress, e-post och Skatte-ID.

Börja din granskning med kunddetaljer sektionen. Om en varningsikon visas för fältet “Till”, indikerar det att kontakten inte är kopplad till QuickBooks.

För att skapa en faktura framgångsrikt, klicka på varningsikonen och antingen skapa en ny kontakt eller koppla fakturan till en befintlig kund i ditt QuickBooks-konto. I vilket fall som helst, måste du klicka “Bekräfta” för att slutföra kopplingen.

Du kommer också att märka att du kan uppdatera kundinformation på leverantörens sida. När det är aktiverat, kommer adress, e-post och Skatte-ID för fakturamottagaren att hämtas till QuickBooks.

Faktura detaljer

Denna sektion inkluderar information om specifika fakturadetaljer såsom skatt, utfärdande och förfallodagar, valuta och fakturanummer.

I faktura detaljer sektionen kan du justera alla fält för att möta ditt företags behov. Observera att valuta måste fyllas i eftersom det är ett obligatoriskt fält på QuickBooks.

Fakturaartiklar

Denna sektion listar de produkter eller tjänster som utgör avgifterna i din faktura.

Även om de produkter som är kopplade till avtalet automatiskt fylls i sektionen fakturaartiklar, kan du även lägga till fler artiklar till din lista. Lär dig mer om hur du lägger till produkter till dina avtal i denna artikel.

Efter att ha angett alla detaljer, klicka på “Skapa faktura” knappen för att skicka detta till ditt QuickBooks-konto.

Visa dina fakturor

Din nya faktura kommer att visas under fliken fakturor i historik-avsnittet av din avtalsdetaljvy. Fakturorna i Pipedrive kommer att spegla följande flaggor baserat på deras status:

• Öppen
• Betald
• Ogiltigförklarad
• Förfallen
• Delvis betald

Tre ikoner i det övre högra hörnet av fakturan låter dig göra följande:

• Hämta PDF - Ladda ner en PDF-version av din faktura för att skicka direkt till dina kunder
• Skicka via e-post - Skicka betalade eller förfallna fakturor direkt till din kund. Fakturor kommer att skickas från QuickBooks.
• Kopiera länk - Du kan generera en offentlig länk för att dela fakturan. Det här alternativet är endast tillgängligt när ditt QuickBooks-konto har onlinebetalningar aktiverade och fakturan inkluderar en e-postadress.

Klicka på “...” för fler alternativ:

• Ogiltigförklara - Ogiltigförklara eventuella obetalda eller betalda fakturor. Ogiltigförklarade fakturor kan inte göras giltiga igen.
• Ta bort - Tar bort fakturan både från Pipedrive och QuickBooks
• Frånkoppla från affär - Ta bort fakturan från affären
• Öppna i QuickBooks - Klicka på detta alternativ tar dig till ditt QuickBooks-konto, där du kan redigera din faktura, skicka den och ta emot betalning

Detaljvy sidofält

Din fakturahistorik kommer att inkluderas i sidofältet av avtalsdetaljvyn. Här kan du uppdatera för att ta in eventuella nya uppdateringar från QuickBooks, eller klicka på “...” för att gå till inställningar eller frånkoppla din kontakt.

Klicka på “Visa alla fakturor” för att se mer information om alla de länkade fakturorna filtrerade efter en anpassningsbar tidsram.

Du kan se alla fakturor associerade med den länkade kontakten och hantera länkning och frånkoppling av dessa fakturor till den affär du för närvarande ser.