Kunskapsbas

Med Pipedrive-QuickBooks integration app kan du skapa fakturor från affärsuppgifter och enkelt skicka dem till ditt Quickbooks-konto utan att behöva kopiera och klistra in data mellan de två verktygen.

Integrationen kan även ge uppdaterad status för fakturor skapade från Pipedrive, så att du exakt vet när de är godkända, betalda eller försenade utan att behöva lämna Pipedrive-appen.

Aktivera Quickbooks-integrationen

För att koppla ditt Quickbooks-konto till Pipedrive, gå till Verktyg och appar > Fakturering och välj “Quickbooks”.

Du kommer att tas till Pipedrive-marknaden där du kan slutföra installationsflödet och ge appen åtkomst till ditt konto. Avinstallera appen kan göras under Verktyg och appar > Marknadsplats appar.

När dina giltiga inloggningsuppgifter för Quickbooks har bekräftats kommer du att bli omdirigerad tillbaka till dina Pipedrive-inställningar för att konfigurera dina Quickbooks-integrationsinställningar.

Vid konfiguration av din Quickbooks-integration måste du välja Pipedrive-fält och förfallodatum som automatiskt fylls i när en faktura skapas i Pipedrive.

• Till – Detta fält är för vem du vill adressera fakturan till. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av kundreskontraavdelningen på ett företag, rekommenderar vi att använda Pipedrives Organisation – Namn-fält. Du kan också välja bland andra organisationer, personer, kontakter och affärsfält.
• Adress – Detta fält är för den fysiska adressen till fakturamottagaren. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av kundreskontraavdelningen på ett företag, rekommenderar vi att använda Pipedrives Organisation – Adress-fält. Du kan också välja bland andra organisationer, personer, kontakter och affärsfält.
• E-post –Detta fält är e-postadressen för fakturamottagaren. Eftersom e-postfältet i Pipedrive är en personfälttyp, rekommenderar vi att använda Pipedrives Person – E-post-fält. Du kan också välja bland andra organisationer, personer, kontakter och affärsfält.
• Kundens skattenummer –Inte alla fakturor kräver denna information, men om du har skapat ett anpassat fält i Pipedrive för att lagra din kunds skattenummerinformation, rekommenderar vi att använda det fältet här.
• Förfallodatum – Här kan du ange förfallodatumet för betalningen. Till exempel, om förfallodatumet är satt till sju dagar efter utfärdandedatumet, kommer en faktura skapad den 13:e mars att ha ett förfallodatum den 20:e mars.

När du är nöjd med dina val av Pipedrive-fält för att fylla i dina Quickbooks-fakturor, klicka på “Spara”-knappen för att spara dina integrationsinställningar för ditt Pipedrive-företagskonto.

Använda Quickbooks-integrationen

När du har slutfört inställningen av din Quickbooks-integration kan du gå till detaljvyn för alla erbjudanden för att skapa din första faktura. Klicka på Fakturfliken > + Faktura för att komma igång.

Du kommer att bli ombedd att fylla i detaljerna för din faktura. Informationen som läggs till här skickas till ditt Quickbooks-konto när fakturan är sparad.

• • Kunduppgifter – Dessa kommer att fyllas i automatiskt baserat på de fält som valts när du ställde in dina faktureringspreferenser för Quickbooks.
  • Fakturadetaljer – Dessa detaljer behöver fyllas i utifrån ditt företags behov. Exempelvis, om du skulle vilja justera skattefunktionerna på denna faktura, vilken valuta som ska användas i denna faktura eller vilka Quickbooks fakturamallar du vill använda. Valutan är ett obligatoriskt fält för Quickbooks.
  • Fakturaartiklar – Detta fält återspeglar de artiklar - som varor eller tjänster - som utgör kostnaderna i din faktura. Detta fylls automatiskt i med de produkter som är kopplade till ditt erbjudande. Läs mer om hur du lägger till produkter till dina artiklar här. Du kan också lägga till fler objekt till din lista.

Under "Kunddetaljer" behöver du koppla fakturan till en befintlig kund i ditt Quickbooks-konto eller skapa en ny.

När en kontakt är kopplad kommer du att ha möjlighet att uppdatera kundinformationen på leverantörens sida.

Om du har aktiverat detta, kommer informationen som läggs till under Adress, E-post och Skatte-ID att dras in i Quickbooks om den skiljer sig från den sparade informationen.

Klicka på knappen "Skapa faktura" när du har angivit alla dina fakturadetaljer.

Visning av dina fakturor

Din nya faktura kommer att visas under Ändringslogg i din detaljvy. Fakturor i Pipedrive kommer att återspegla följande flaggor baserat på deras status:

• Öppen
• Betald
• Avbruten
• Försenad
• Borttagen
• Delvis betalt

Om du klickar på Mer “...”, kommer du att ha följande alternativ:

• Annullera –Annullera obetalda eller betalda fakturor. Annullerade fakturor kan inte återställas.
• Radera –Radera fakturan.
• Skicka via e-post –Skicka betalda eller förfallna fakturor direkt till din kund. Fakturor som skickas via e-post kommer att skickas från Quickbooks.
• Ladda ner PDF –Ladda ner en PDF-version av din faktura för att skicka till dina kunder direkt.
• Öppna i QuickBooks –Genom att klicka på detta alternativ kommer du till ditt QuickBooks-konto där du kan redigera, skicka din faktura och ta emot betalning.

Sidofält i detaljvy

Din fakturahistorik kommer också att läggas till i sidofältet för detaljvyn. Här kan du uppdatera för att hämta in eventuella nya uppdateringar från Quickbooks eller klicka på Mer (“...”) för att gå till inställningar eller avlänka din kontakt.