Kunskapsbas

Med Quickbooks integrationsapp kan du skapa fakturor från affärens detaljvy och smidigt skicka dem till ditt Quickbooks-konto utan besväret med att kopiera och klistra in data mellan de två verktygen.

Integrationen kan också ge uppdaterade statusar på fakturorna som skapats från Pipedrive, så att du exakt vet när de är godkända, betalda eller förfallna utan att lämna Pipedrive-appen.

Aktivera Quickbooks-integrationen

För att koppla ditt Quickbooks-konto, gå till Verktyg och appar > Fakturering och välj “Quickbooks”.

Du kommer att tas till Pipedrive-marknadsplatsen där du kan slutföra installationsflödet och ge appen åtkomst till ditt konto. Avinstallera appen kan du hitta under Verktyg och appar > Marknadsplatsappar.

När dina giltiga inloggningsuppgifter har bekräftats, kommer du att återföras till dina Pipedrive-inställningar för att konfigurera dina preferenser för Quickbooks-integrationen.

När du ställer in din Quickbooks-integration, behöver du välja Pipedrive-fälten och förfallodagen som kommer att automatiskt fyllas i när en faktura skapas i Pipedrive.

• Till – Detta fält är för vem du vill adressera fakturan till. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av ekonomiavdelningen i ett företag, föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Namn fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer och affärsfält.
• Adress – Detta fält är för den fysiska adressen till fakturamottagaren. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av ekonomiavdelningen i ett företag, föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Adress fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer och affärsfält.
• E-post –Detta fält är e-postadressen till fakturamottagaren. Eftersom e-postfältet i Pipedrive är ett personfält, föreslår vi att använda Pipedrives Person – E-post fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer och affärsfält.
• Kundens skattenummer –Inte alla fakturor kräver denna information, men om du har skapat ett anpassat fält i Pipedrive för att lagra din kunds skattenummerinformation, föreslår vi att tillämpa det fältet här.
• Förfallodag – Här kan du ställa in förfallodagen för betalningen. Till exempel, om förfallodagen är inställd på sju dagar efter utgivningsdatumet, kommer en faktura som skapas den 13 mars att ha en förfallodag den 20 mars.

När du är nöjd med dina val för de Pipedrive-fält som ska fylla dina Quickbooks-fakturor, klicka på “Spara” knappen för att spara dina integrationspreferenser för ditt Pipedrive företagskonto.

Att använda integrationen

När du har slutfört inställningen av din integration kan du gå till detaljvyn för vilken affär som helst för att skapa din första faktura. Klicka på Fliken Faktura > + Faktura för att komma igång.

Du kommer att uppmanas att fylla i detaljerna för din faktura. Informationen som läggs till här kommer att skickas till ditt Quickbooks-konto när fakturan sparas.

• Kunduppgifter – Dessa kommer att fyllas i automatiskt baserat på de fält som valts när du ställde in dina faktureringsinställningar för Quickbooks.
• Fakturauppgifter – Dessa uppgifter behöver fyllas i baserat på ditt företags behov. Till exempel, om du vill justera skattefunktionerna för denna faktura, vilken valuta som ska användas i denna faktura eller vilka Quickbooks fakturamallar du vill använda. Valuta är ett obligatoriskt fält för Quickbooks.
• Fakturaobjekt – Detta fält återspeglar de objekt – som varor eller tjänster – som utgör avgifterna i din faktura. Detta kommer automatiskt att fyllas med de produkter som är kopplade till din affär. Läs mer om hur du lägger till produkter i dina affärer här. Du kan också lägga till fler objekt till din lista.

Under “Kunduppgifter”, måste du länka fakturan till en befintlig kund i ditt Quickbooks-konto eller skapa en ny.

När en kontakt är länkad har du möjlighet att uppdatera kundinformation på leverantörens sida.

Om du har detta aktiverat kommer informationen som läggs till under Adress, E-post och Skatte-ID att dras in i Quickbooks om den är annorlunda än den information som är sparad.

Klicka på knappen “Skapa faktura” när du har fyllt i alla dina fakturadetaljer.

Visa dina fakturor

Din nya faktura kommer att visas under Ändringslogg i din detaljvy. Fakturorna i Pipedrive kommer att återspegla följande flaggor baserat på deras status:

• Öppen
• Betald
• Upphävd
• Förfallen
• Raderad
• Delvis betald

Om du klickar på Mer “...” kommer du att ha dessa alternativ:

• Upphäva – Upphäv alla obetalda eller betalade fakturor. Upphävda fakturor kan inte återställas.
• Radera – Radera fakturan.
• Skicka via e-post – Skicka alla betalade eller förfallna fakturor direkt till din kund. Fakturor som skickas via e-post kommer att skickas från Quickbooks.
• Hämta PDF – Ladda ner en PDF-version av din faktura för att skicka till dina kunder direkt.
• Öppna i QuickBooks – Klicka på detta alternativ för att komma till ditt Quickbooks-konto där du kan redigera, skicka din faktura och ta emot betalning.

Detaljvy sidopanel

Din fakturahistorik kommer också att läggas till sidopanelen i detaljvyn. Här kan du uppdatera för att hämta nya uppdateringar från Quickbooks, eller klicka på Mer (“...”) för att gå till inställningar eller avlänka din kontakt.