Kunskapsbas

Med Quickbooks integrationsappen kan du skapa fakturor från affärens detaljvy och smidigt skicka dem till ditt Quickbooks-konto utan krångel med att kopiera och klistra in data mellan de två verktygen.

Integrationen kan också ge uppdaterade statusar för fakturorna skapade från Pipedrive, så du kommer exakt att veta när de är godkända, betalda eller försenade utan att lämna Pipedrive-appen.

Aktivera Quickbooks-integrationen

För att ansluta ditt Quickbooks-konto går du till Verktyg och appar > Fakturering och välj “Quickbooks”.

Du kommer att tas till Pipedrive-marknaden där du kan slutföra installationsflödet och ge appen åtkomst till ditt konto. Avinstallera appen hittar du under Verktyg och appar > Marknadsplats appar.

När dina giltiga inloggningsuppgifter har bekräftats kommer du att omdirigeras tillbaka till dina Pipedrive-inställningar för att konfigurera dina Quickbooks-integrationsinställningar.

När du ställer in din Quickbooks-integration måste du välja de Pipedrive-fält och förfallodatum som kommer att fyllas i automatiskt när en faktura skapas i Pipedrive.

• Till – Detta fält är för vem du vill adressera fakturan till. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av företagets leverantörsavdelning föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Namn-fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer, kontakter och affärsfält.
• Adress – Detta fält är för fakturamottagarens fysiska adress. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av företagets leverantörsavdelning föreslår vi att använda Pipedrives Organisation – Adress-fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer, kontakter och affärsfält.
• E-post –Detta fält är mottagarens e-postadress. Eftersom e-postfältet i Pipedrive är av person-typ föreslår vi att använda Pipedrives Person – E-post-fält. Du kan också välja från andra organisationer, personer, kontakter och affärsfält.
• Kund moms-ID – Inte alla fakturor kräver denna information, men om du har skapat ett anpassat fält i Pipedrive för att lagra din kunds moms-ID-information föreslår vi att tillämpa detta fält här.
• Förfallodatum – Här kan du ange förfallodatum för betalningen. Till exempel, om förfallodatumet är satt till sju dagar efter utfärdandedatum, kommer en faktura skapad den 13 mars att ha ett förfallodatum den 20 mars.

När du är nöjd med dina val för Pipedrive-fält för att fylla i dina Quickbooks-fakturor, klicka på “Spara”-knappen för att spara dina integrationsinställningar för ditt Pipedrive-företagskonto.

Användning av integrationen

När du har slutfört inställningen av din integration kan du gå till detaljvyn för någon affär för att skapa din första faktura. Klicka på Invoice tab > + Faktura för att komma igång.

Du kommer att uppmanas att fylla i detaljerna på din faktura. Informationen som läggs till här kommer att skickas till ditt Quickbooks-konto när fakturan är sparad.

• Kundinformation – Detta kommer automatiskt att fyllas i baserat på de fält som valts när du ställde in dina faktureringspreferenser för Quickbooks.
• Fakturainformation – Dessa detaljer behöver fyllas i baserat på ditt företags behov. Till exempel, om du vill justera skattefunktionerna på denna faktura, vilken valuta som ska användas i denna faktura eller alla Quickbooks-fakturamallar du vill använda. Valutan är ett obligatoriskt fält för Quickbooks.
• Faktura objekt – Detta fält reflekterar objekten – som varor eller tjänster – som utgör avgifterna i din faktura. Detta kommer automatiskt att fyllas med produkter som är länkade till din affär. Läs mer om hur du lägger till produkter i dina affärer här. Du kan också lägga till fler objekt till din lista.

Under "Kunddetaljer", måste du länka fakturan till en existerande kund i ditt Quickbooks-konto eller skapa en ny.

När en kontakt är länkad, kommer du att ha möjligheten att uppdatera kundinformation på leverantörens sida.

Om du har detta aktiverat, kommer den information som lagts till under Adress, Email och Skatte ID att dras in i Quickbooks om den skiljer sig från den sparade informationen.

Klicka på “Skapa faktura” knappen när du har angett alla dina fakturadetaljer.

Visa dina fakturor

Din nya faktura kommer att visas under Changelog i din detaljvy. Fakturorna i Pipedrive kommer att återspegla följande flaggor baserat på deras statusar:

• Öppen
• Betald
• Annullerad
• Försenad
• Raderad
• Delvis betald

Om du klickar på Mer “...”, kommer du att ha dessa alternativ:

• Annullera – Annullera obetalda eller betalda fakturor. Annullerade fakturor kan inte återannulleras.
• Radera – Radera fakturan.
• Skicka via e-post – Skicka betalda eller förfallna fakturor direkt till din kund. Fakturor som skickas via e-post kommer att skickas från Quickbooks.
• Ladda ner PDF – Ladda ner en PDF-version av din faktura för att skicka till dina kunder direkt.
• Öppna i QuickBooks – Genom att klicka på detta alternativ kommer du till ditt Quickbooks-konto där du kan redigera, skicka din faktura och acceptera betalning.

Detaljvy sidopanel

Din fakturahistorik kommer också att läggas till i detaljvy sidopanelen. Här kan du uppdatera för att hämta in eventuella nya uppdateringar från Quickbooks, eller klicka på Mer (“...”) för att gå till inställningar eller avlänka din kontakt.