บทความนี้สร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์แปลภาษา
ส่งอีเมลด้วยระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติ ช่วยให้คุณส่งอีเมลโดยอัตโนมัติตามเหตุการณ์ในกระบวนการขายของคุณ เช่น เมื่อดีลย้ายไปยังขั้นตอนใหม่หรือมีการสร้างลีด
อีเมลอัตโนมัติ จะถูกส่งผ่านบัญชีอีเมลที่เชื่อมต่อไว้ ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าระบบอัตโนมัติของคุณ อีเมลสามารถส่งจากเจ้าของระบบอัตโนมัติ เจ้าของรายการ ผู้ที่เรียกใช้ระบบอัตโนมัติ หรือ กล่องจดหมายทีม ที่เชื่อมต่อไว้
ตั้งค่าการส่งอีเมลอัตโนมัติ
เปิดเมนูบัญชี แล้วไปที่ เครื่องมือและแอป > ระบบอัตโนมัติ จากนั้นคลิก “+ ระบบอัตโนมัติ”
เลือกเหตุการณ์ทริกเกอร์และเพิ่ม เงื่อนไข เพื่อระบุให้แคบลงว่าควรส่งอีเมลเมื่อใด
เมื่อทริกเกอร์พร้อมแล้ว ให้ไปที่ ดำเนินการ > ส่งอีเมล
เลือกผู้รับและผู้ส่ง
ใช้ฟิลด์ “ถึง” เพื่อกำหนดว่าใครจะได้รับอีเมล คุณสามารถเพิ่มผู้รับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือใส่ที่อยู่อีเมลที่ต้องการได้
ใช้ฟิลด์ “บัญชีผู้ส่ง” เพื่อเลือกว่าจะส่งอีเมลจากใคร คุณสามารถเลือกได้จากตัวเลือกต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ:
- เจ้าของระบบอัตโนมัติ – ส่งจากบัญชีอีเมลที่เชื่อมต่อไว้ของเจ้าของระบบอัตโนมัติ
- เจ้าของรายการ – ส่งจากบัญชีอีเมลเริ่มต้นของเจ้าของรายการปัจจุบัน
- ผู้ใช้ที่เรียกใช้ – ส่งจากบัญชีเริ่มต้นของผู้ที่เรียกใช้ระบบอัตโนมัติ
- กล่องจดหมายทีม – ส่งจากบัญชีกล่องจดหมายทีมที่เชื่อมต่อไว้
เจ้าของรายการ และ ผู้ใช้ที่เรียกใช้ เป็นตัวเลือกผู้ส่งแบบไดนามิก ซึ่งหมายความว่าผู้ส่งจะถูกกำหนดเมื่อระบบอัตโนมัติทำงาน ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องต้องมีบัญชีอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อกับ Pipedrive และตั้งเป็นบัญชีอีเมลเริ่มต้นของตน หากไม่เป็นเช่นนั้น ระบบอัตโนมัติจะล้มเหลวในขั้นตอนการส่งอีเมล
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกผู้ส่งและบัญชีอีเมลเริ่มต้น โปรดดู ผู้ส่งอีเมลในระบบอัตโนมัติ
หากต้องการให้การตอบกลับไปยังที่อยู่อื่นที่ไม่ใช่ที่อยู่ผู้ส่ง ให้เปิดเมนู “เพิ่มฟิลด์” แล้วเลือก “ที่อยู่อีเมลตอบกลับ” เพื่อเพิ่มที่อยู่อีเมลอย่างน้อยหนึ่งรายการ ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติสามารถส่งอีเมลจากบัญชีหนึ่ง พร้อมกับกำหนดให้การตอบกลับไปยังเจ้าของดีลหรือสมาชิกทีมคนอื่นที่รับผิดชอบการสนทนา
จากเมนู เพิ่มฟิลด์ คุณยังสามารถเพิ่มผู้รับ Cc และ Bcc สำหรับการส่งสำเนาและสำเนาลับได้
ส่งโดยใช้เทมเพลต
เลือกแท็บ “เทมเพลต” จากนั้นเลือกเทมเพลตที่ต้องการใช้ คุณสามารถดูตัวอย่างเนื้อหาอีเมลทั้งหมดเพื่อช่วยเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมได้
หากเทมเพลตของคุณมี ฟิลด์ผสาน สำหรับดีล ลีด โปรเจ็กต์ ผู้ติดต่อ หรือองค์กร คุณจะต้องลิงก์ฟิลด์เหล่านั้นกับรายการที่เกี่ยวข้องในระบบอัตโนมัติของคุณ วิธีนี้จะบอกระบบอัตโนมัติว่าต้องดึงข้อมูลจากที่ใดเพื่อเติมข้อมูลในฟิลด์ผสานแต่ละฟิลด์
ตัวอย่างเช่น หากเทมเพลตของคุณมีฟิลด์ผสานของดีล ให้ลิงก์ ดีลเทมเพลตอีเมล กับดีลที่คุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติใช้ หากมีรายการที่ตรงกันมากกว่าหนึ่งรายการ ให้เลือกรายการที่คุณต้องการใช้สำหรับอีเมล
เขียนใหม่ตั้งแต่ต้น
เลือกแท็บ “เขียน” เพื่อเขียนอีเมลด้วยตนเองแทนการใช้เทมเพลต
ป้อนหัวเรื่องอีเมลและเขียนเนื้อหาอีเมล
คุณยังสามารถใช้ฟิลด์ผสานเพื่อแทรกข้อมูลจากรายการที่ใช้อยู่แล้วในระบบอัตโนมัติของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากระบบอัตโนมัติของคุณถูกเรียกใช้จากดีล คุณสามารถเพิ่มรายละเอียด เช่น ชื่อผู้ติดต่อของดีล ชื่อดีล เจ้าของดีล และข้อมูลดีลอื่นๆ ลงในอีเมลของคุณได้โดยอัตโนมัติ
เพื่อให้อีเมลของคุณปรากฏในมุมมองรายละเอียดที่ถูกต้องหลังจากส่ง ให้คลิก “+ เพิ่มฟิลด์” แล้วเลือกรายการที่ลิงก์ซึ่งคุณต้องการให้อีเมลปรากฏ ตัวอย่างเช่น การลิงก์อีเมลกับดีลจะทำให้อีเมลปรากฏในมุมมองรายละเอียดของดีลนั้น
ติดตามการมีส่วนร่วมและเพิ่มลายเซ็น
ใต้เนื้อหาอีเมล คุณจะเห็นช่องทำเครื่องหมายสามช่องที่ใช้ได้ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลเองหรือใช้เทมเพลต:
- ติดตามการเปิดอีเมล – แจ้งเตือนคุณเมื่อผู้รับเปิดอีเมล
- ติดตามการเปิดลิงก์ – แจ้งเตือนคุณเมื่อผู้รับคลิกลิงก์ในอีเมล
- ใช้ลายเซ็นอีเมล – เพิ่มลายเซ็นที่กำหนดค่าไว้ในการตั้งค่าการซิงค์อีเมลของคุณ
เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก “ใช้การดำเนินการ”
ควบคุมเวลาส่งอีเมล
คุณสามารถรวมการดำเนินการ ส่งอีเมล กับขั้นตอนระบบอัตโนมัติอื่นๆ เพื่อควบคุมได้อย่างแม่นยำว่าข้อความจะถูกส่งเมื่อใด หรือจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากส่งแล้ว ไปที่ ขั้นตอนถัดไป > รอ จากนั้นเลือกประเภทการรอ
| ประเภทการรอ | การทำงาน | ตัวอย่างกรณีการใช้งาน |
|---|---|---|
| หน่วงเวลา | หยุดระบบอัตโนมัติชั่วคราวตามระยะเวลาที่กำหนดก่อนดำเนินการต่อ | รอสามวันก่อนส่งการเตือนติดตามผล |
| รอเหตุการณ์ | หยุดระบบอัตโนมัติชั่วคราวจนกว่าเหตุการณ์หรือเงื่อนไขที่ระบุจะเกิดขึ้นภายในกรอบเวลาที่กำหนด | รอจนกว่าผู้รับจะตอบกลับอีเมล แล้วจึงส่งการติดตามผล |
เพิ่มการหน่วงเวลา
เลือกระยะเวลาหน่วงจากเมนูดรอปดาวน์เป็นนาที ชั่วโมง วัน หรือสัปดาห์ หากคุณเลือกเป็นวันหรือสัปดาห์ คุณยังสามารถตั้งเวลาที่การหน่วงเวลาจะสิ้นสุดได้
เพิ่มการรอเหตุการณ์
เลือกเหตุการณ์ที่ต้องการติดตาม เช่น อีเมลถูกอัปเดต จากนั้นกำหนดเงื่อนไขที่ควรเรียกใช้ขั้นตอนถัดไป
ถัดไป ตั้งค่าขีดจำกัดเวลาว่าระบบอัตโนมัติจะรอเหตุการณ์ที่คุณระบุไว้นานเพียงใด
ตอบกลับในการสนทนาที่มีอยู่
วิธีติดตามผลที่ใช้กันทั่วไปคือการเพิ่มขั้นตอน รอเหตุการณ์ หลังจากอีเมลฉบับแรก จากนั้นส่งอีเมลอีกฉบับหากผู้รับไม่ตอบกลับภายในระยะเวลาที่กำหนด
คุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนอีเมลถัดไปได้โดยไปที่ ดำเนินการ > ส่งอีเมล หากคุณไม่ต้องการสร้างขั้นตอนนี้ใหม่ตั้งแต่ต้น คุณสามารถคัดลอกและวางขั้นตอน ส่งอีเมล ก่อนหน้าได้ จากนั้นเลือกขั้นตอนใหม่เพื่อปรับแก้
หากต้องการส่งการตอบกลับของคุณภายในการสนทนาอีเมลเดิม ให้เปิด “ส่งในเธรด” และลิงก์กับขั้นตอนอีเมลก่อนหน้าของคุณ
ดำเนินการระบบอัตโนมัติทางอีเมลต่อ
การส่งอีเมลไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นตอนสุดท้ายในระบบอัตโนมัติของคุณ เมื่อส่งแล้ว คุณสามารถสร้างต่อได้ เช่น อัปเดตดีลหรือผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้อง หรือสร้างกิจกรรมติดตามผลให้ทีมของคุณ
หากคุณพบปัญหาในการส่งอีเมล โปรดดู คู่มือการแก้ไขปัญหา ของเรา
บทความนี้เป็นประโยชน์หรือไม่
ใช่
ไม่