База знань

Замість того щоб щоразу відтворювати однакові завдання й часові шкали для кожного проєкту, використовуйте шаблони проєктів для стандартизації повторюваних процесів.

Шаблони допомагають швидко налаштовувати повторювану роботу, як-от онбординг клієнтів або надання послуг, коли структура й часові шкали вже визначені.

Додайте шаблони проєктів

Щоб створити шаблон, перейдіть до Projects > Templates і натисніть “+ Template”.

Спочатку виберіть дошку, на якій будуть розміщуватися проєкти, створені з цього шаблону, а потім натисніть “Continue”.

Додайте зрозумілі назву і опис, щоб ваша команда знала, коли його використовувати.

Налаштуйте план проєкту

У редакторі шаблону відтворіть роботу, яку ваша команда виконує в кожному проєкті.

Додайте завдання, активності та віхи, які ви регулярно створюєте вручну.

Ті самі елементи роботи можна впорядковувати по-різному залежно від того, наскільки структурованим є ваш процес. Призначте їх до певних фаз, згрупуйте за допомогою груп або залиште непризначеними.

Щоб змінити спосіб упорядкування елементів роботи, натисніть “Phases” і виберіть “Groups”.

Потім натисніть “+”, щоб створити групу та призначити їй елементи роботи.

Додаючи елементи роботи, встановіть відносні терміни виконання на основі дати початку проєкту, щоб кожен проєкт, створений із шаблону, мав однакову часову шкалу.

Визначте залежності завдань

Залежності допомагають вашій команді зрозуміти правильну послідовність роботи й не починати завдання надто рано.

Відкрийте завдання або віху, яку ви додали, потім перейдіть на вкладку dependencies і натисніть “Add dependency".

Виберіть інше завдання й визначте зв’язок:

• Blocking – поточне завдання блокує вибране завдання
• Waiting on – вибране завдання має бути завершене перед поточним завданням

Коли шаблон буде готовий, натисніть “Save and close”.

Перетворіть проєкт на шаблон

Якщо у вас уже є проєкт зі структурою, яку ви хочете використовувати повторно, ви можете перетворити його на шаблон.

Відкрийте проєкт, натисніть “…” у правому верхньому куті та виберіть “Convert to template”.

Потім виберіть, чи зберегти оригінальний проєкт, чи видалити його.

Новий шаблон збереже ваші завдання, активності та віхи в тих самих фазах, включно з їхніми відносними термінами виконання.

Створюйте проєкти із шаблону

Коли шаблон буде готовий, ви зможете використовувати його для створення проєктів вручну або автоматично.

Додайте нові проєкти

Перейдіть до Projects > Templates і натисніть “Use” на шаблоні.

Ви також можете перейти до Projects, натиснути “+ Project” і вибрати шаблон під час налаштування.

Після вибору шаблону додайте дані проєкту та визначте дату початку. Завдання, активності та віхи із шаблону плануються відносно цієї дати.

Застосовуйте шаблони до наявних проєктів

Ви також можете застосувати шаблон до наявного проєкту в межах тієї самої дошки.

Відкрийте детальний перегляд проєкту, натисніть “…” у правому верхньому куті та виберіть “Use template.”

Виберіть шаблон і визначте дату початку. Ця дата використовується лише для обчислення відносних термінів виконання для завдань, активностей і віх. Вона не змінить поточну дату початку проєкту.

Усі наявні елементи роботи, які вже є в проєкті, залишаться у своїх поточних фазах.

Автоматизуйте створення проєктів

Ви також можете використовувати шаблони для автоматизації створення проєктів.

Під час створення автоматизації з дією проєкту натисніть “Add fields”, потім виберіть шаблон і визначте дату початку.

Після налаштування новий проєкт створюватиметься автоматично щоразу, коли спрацьовує автоматизація, наприклад коли угоду виграно.

Керуйте шаблонами й оновлюйте їх

У міру розвитку ваших процесів ваші шаблони теж мають змінюватися.

У Projects > Templates використовуйте меню “…”, щоб редагувати, дублювати або видаляти шаблони.

Актуальні шаблони допомагають гарантувати, що кожен новий проєкт відображає те, як ваша команда працює зараз.