知識庫

Asana 是一款用於組織任務並促進跨團隊協作的專案管理工具。

如果您需要將資料從 Pipedrive 轉送到使用 Asana 的其他團隊，本整合可用於此目的。

安裝整合

若要啟用此整合，請前往我們 Marketplace 中的 Asana 頁面，然後點選 「立即安裝」。

如果您直接前往 Marketplace 並選取 Asana 整合，請點選 「授權」。

在授權的第一步，選擇您要安裝整合的公司，並選擇可使用此整合的人員：所有使用者、只有我 或 特定使用者。

若您選擇 特定使用者 選項，請選取將使用此整合的使用者，並勾選是否以電子郵件通知他們，然後點選 「下一步」。

如果您選擇 所有使用者 或 只有我，只需點選 「下一步」 即可繼續。

在第二步，系統會提示您閱讀並授予應用程式所需的權限。審閱後，點選 「允許並安裝」。

如果您尚未登入或尚無 Asana 帳戶，系統會提示您登入或建立帳戶。

如果您已登入，系統會要求您授予 Pipedrive 存取您的 Asana 帳戶的權限。點選 「允許」，即可繼續設定整合。

設定整合

當您的 Asana 帳戶連線後，打開 Pipedrive 的 帳戶選單 > 工具與應用程式 > Asana 來設定整合。

選擇觸發事件及您將傳送的資訊

為了將資料從 Pipedrive 傳送到 Asana，您需要建立一個 規則，該規則會觸發從 Pipedrive 擷取資訊並傳送到 Asana 的動作。

在左側的 Pipedrive 事件 下，您會選擇會觸發資訊傳送的條件。

可用的觸發條件如下：

• 交易標記為「贏單」

• 交易標記為「輸單」

• 交易移動（您需要指定移動到哪一個階段）

記得指定銷售流程（pipeline），此為必填。

如果您選擇 交易移動 作為觸發條件，還需指定階段。當您將交易移至指定階段時，即會觸發該規則。

定義銷售流程後，您可以選擇要傳送到新建立 Asana 工作/專案的資料。可傳送的詳情包括：

• 交易標題（無法取消勾選）

• 交易金額

• 個人或組織的聯絡資料

• 置頂註記

• 附件

因為交易需要標題，除了 交易標題 之外，您可以關閉所有不想傳送到 Asana 的資訊。

選擇將在 Asana 中建立的項目

設定規則時，您可以在 Asana 中建立兩種類型的項目：工作 和 專案。

在 Asana 中建立工作

如果您選擇在 Asana 建立工作，請使用下拉選單選擇將接收該工作的 工作區 或 組織，然後選擇 專案 名稱。

選擇性地，您也可以將其 指派 給現有的 Asana 使用者

在 Asana 中建立專案

如果您希望規則在 Asana 中建立 專案，您會發現「要傳送的詳情」中的 附件 選項會自動關閉。

在右側的下拉選單中，選擇要建立專案的 工作區 或 組織，並可選擇性地指定 團隊。

當您確認所選設定後，點選 「儲存變更。」 之後，凡符合您規則條件的每個交易都會在 Asana 中建立包含指定資訊的工作或專案，讓您的團隊能有效追蹤交易後續。

使用 Asana 整合自動化任務

您可以使用 Asana 整合，根據銷售流程自動化帳單或管理任務。例如，當交易達到帳單階段時，您可以在 Asana 觸發一個任務來產生發票或通知法務團隊，而無需手動交接。

要開始，請在 Pipedrive 中前往 Automations，打開 Templates 標籤，然後選擇 Asana 類別，從四個現成範本中挑選：

• 移動交易時新增任務： 當交易移動到某個階段時，在 Asana 中建立任務或專案

  • 可用於內部交接，例如帳單、客戶導入或實作

• 交接已成交交易： 當交易標記為已成交時，在 Asana 中建立任務或專案

  • 可用於在交易一閉單便啟動專案工作

• 處理已流失交易： 當交易標記為已流失時，在 Asana 中建立任務或專案

  • 可用於建立後續任務或觸發反饋流程

• 培育新潛在客戶： 當新增潛在客戶時，在 Asana 中建立任務或專案。

  • 可用於將潛在客戶培育任務指派給行銷或銷售開發團隊

以下以 「移動交易時新增任務」 範本為例，示範如何自動化與帳單相關的操作。

使用範本設定帳單自動化

選擇 移動交易時新增任務，在第一個畫面中定義交易移到所選流程階段後要執行的動作，在此範例中為 「在 Asana 新增任務」，然後點選 「使用範本」。

在第二個畫面中，選擇您用於帳單或合約準備的特定流程與階段。假設這發生在最後一個階段，我們便選擇 「Negotiations started」，它是我們流程中的最後一個階段。

在 「在 Asana 新增任務」 區段，填寫任務名稱與描述。灰色欄位會根據 Pipedrive 的資料自動填入。您可以關閉任何團隊不需要的資訊，讓任務以適當的上下文建立。

選擇要建立任務的專案，如需在描述中新增釘選備註以提供額外上下文也可以，最後點選 「儲存為草稿」。

接下來的畫面會顯示自動化的所有細節，您仍可在啟用前進行編輯。

假設您希望自動化在交易成交時觸發。點選即時條件旁的 鉛筆圖示，並將下拉選單改為 Deal status has changed to won，然後點選 「套用條件」。

準備好後，在上方將自動化切換為 active。

啟用後，每次交易移到所選階段（或如果您已更改條件為成交則在成交時），系統都會依您設定的資訊自動在 Asana 建立任務。

擴展您的工作流程

此帳單範例只是其中一個案例。您可以將這些範本作為起點，簡化多個團隊之間的交接：

• 銷售到實作： 當交易成交時自動啟動客戶導入任務

• 銷售到支援： 當交易流失時建立後續追蹤任務

• 銷售到行銷： 為手動新增或匯入的潛在客戶新增培育任務

每個範本都可以自訂以符合您內部流程，提供彈性而不需從頭開始。

如需更多自訂自動化的資訊，請參閱我們的 Automations：入門指南。