知識庫

Asana 是一款專案管理工具，用於整理任務並促進跨團隊協作。

如果您需要將資料從 Pipedrive 轉發給使用 Asana 的其他團隊，這項整合可用於此目的。

安裝整合

若要啟用整合，請前往我們 Marketplace 的 Asana 頁面，然後點選 「立即安裝」

如果您直接前往 Marketplace 並選取 Asana 整合，請點選 「授權」

在授權的步驟 1 中，選擇要安裝整合的公司，並選擇誰可以使用：所有使用者、僅我 或 特定使用者。

若選擇 特定使用者，請選取會使用該整合的使用者，並決定是否要透過電子郵件通知他們，然後點選 「下一步」。

如果選擇 所有使用者 或 僅我，只需點選 「下一步」 即可繼續。

在步驟 2 中，系統會提示您查看並授予應用程式權限。審閱後，點選 「允許並安裝」。

如果您尚未登入，或尚未擁有 Asana 帳戶，系統會提示您登入或建立帳戶。

如果您已登入，系統會提示您授權 Pipedrive 存取您的 Asana 帳戶。點選 「允許」，即可繼續設定整合。

設定整合

連接 Asana 帳戶後，開啟 Pipedrive 的 帳戶選單 > 工具與應用程式 > Asana 來設定整合。

選擇觸發事件與要傳送的資訊

要將資料從 Pipedrive 傳送到 Asana，您需要建立一個會觸發從 Pipedrive 擷取資訊並傳送到 Asana 的 規則。

在左側的 Pipedrive 事件 區段，選擇會觸發資訊傳送的條件。

可用的觸發條件有：

• 交易成交

• 交易流失

• 交易已移動（您需要指定移動到哪一個階段）

請記得指定管道 (pipeline)，這是必填的。

如果您選擇 交易已移動 作為觸發條件，還需要指定階段。當您把交易移到指定的階段時，會觸發該規則。

指定管道後，您可以選擇要傳送到新建立 Asana 任務/專案的資料。可傳送的詳細資料包括：

• 交易標題（無法停用）

• 交易金額

• 個人或組織的聯絡資訊

• 置頂筆記

• 附件

由於交易必須有標題，除了 交易標題 外，您可以關閉所有不想傳送到 Asana 的資訊。

選擇要在 Asana 中建立的項目

在設定規則時，您可以在 Asana 建立兩種類型的項目：任務與專案。

在 Asana 建立任務

若選擇在 Asana 建立任務，請在下拉選單中選擇要接收任務的 工作區 或 組織，然後選擇該 專案 的名稱。

您也可以選擇將其 指派 給現有的 Asana 使用者

在 Asana 建立專案

如果您希望規則在 Asana 建立一個 專案，您會發現在 要傳送的詳細資料 中的 附件 選項會被自動關閉。

在右側的下拉選單中，選擇要建立專案的 工作區 或 組織，並可選擇指定 團隊。

確認設定後，點選 「儲存變更」。之後，凡符合規則條件的交易都會在 Asana 中建立帶有指定資訊的任務或專案，讓團隊能有效跟進交易。

使用 Asana 整合自動化任務

您可以使用 Asana 整合，根據您的銷售管道來自動化結帳或行政作業。例如，當交易到達結帳階段時，您可以觸發 Asana 中的任務來產生發票或通知法務團隊，而無需人工交接。

要開始使用，請前往 Pipedrive 的 Automations，打開 Templates 分頁，並選擇 Asana 類別，從四個現成範本中選擇：

• 在移動交易時新增任務： 當交易被移動到某個階段時，在 Asana 中建立一個任務或專案

  • 可用於內部移交（例如結帳、客戶導入或實作）

• 交接已成交的交易： 當交易標記為成交時，在 Asana 中建立任務或專案

  • 可用於在交易成交後立即啟動專案工作

• 處理流失的交易： 當交易標記為流失時，在 Asana 中建立任務或專案

  • 可用於建立後續任務或啟動回饋流程

• 培養新潛在客戶： 當新增潛在客戶時，在 Asana 中建立任務或專案

  • 可用於將培育潛在客戶的任務分配給行銷或銷售開發團隊

讓我們示範如何使用 「在移動交易時新增任務」 範本來自動化與結帳相關的操作。

使用範本設定結帳自動化

選擇 在移動交易時新增任務，在第一個畫面中定義當交易移至您選擇的管道階段後會發生的動作，本例為 「在 Asana 新增任務」，然後按 「使用範本」。

在第二個畫面，選擇您用於結帳或合約準備的特定管道和階段。假設這發生在最後階段，因此我們會選擇 「Negotiations started」，它是我們管道的最後一個階段。

在 「在 Asana 新增任務」 區段，填寫任務名稱和描述。灰色欄位會根據 Pipedrive 的資料自動填入。您可以關閉任何團隊不需要的資訊，讓任務只帶有適當的上下文。

選擇要建立任務的專案，如果您想在描述中加入置頂備註以提供更多上下文，最後按 「儲存為草稿」。

接下來的畫面會顯示自動化的所有細節，您在啟用前仍可編輯它。

假設您希望自動化在 交易成交 時觸發。點選即時條件旁的 鉛筆圖示，將下拉選單改為 Deal status has changed to won，然後按 「套用條件」。

準備好後，在頁面頂端將自動化切換為 啟用。

啟用後，每當交易移到選定階段（或若您更改條件為成交時，則每當交易成交），系統就會依您設定的資訊在 Asana 自動建立任務。

擴展您的工作流程

此結帳範例僅為示例。您可以將這些範本當作出發點，以簡化各團隊之間的交接：

• 從銷售到實作： 當交易成交時自動啟動客戶導入任務

• 從銷售到客服： 當交易流失時建立後續追蹤的任務

• 從銷售到行銷： 為手動新增或匯入的潛在客戶新增培育任務

每個範本都可以自訂以符合您內部的流程，提供彈性而無需從零開始。

如需了解更多自訂自動化的資訊，請參閱我們的 自動化：入門指南。