Znalostní báze

Aktivního uživatele můžete z účtu společnosti v Pipedrive odebrat dvěma způsoby:

• Deaktivace uživatele: přístup k Pipedrive se odebere a jeho místo se uvolní pro jiného uživatele. Jeho jméno a e-mail zůstanou v účtu.
• Smazat uživatele: jeho jméno, e-mail a profilový obrázek se z účtu trvale odstraní. Před smazáním je nutné uživatele deaktivovat.

Než deaktivujete uživatele, Pipedrive zobrazí položky a data, které uživatel vlastní, abyste mohli zkontrolovat vše, co je stále potřeba, a případně to přiřadit jinému uživateli.

Deaktivovaní uživatelé

Když deaktivujete uživatele, s jeho daty a nastavením účtu se stane následující:

Údaje o uživateli zůstávají viditelné

Jméno, e-mail a profilový obrázek deaktivovaného uživatele zůstanou v účtu společnosti.

Chcete-li zobrazit přehled, otevřete „Nabídka účtu“ v pravém horním rohu, přejděte na „Spravovat uživatele“ > „Deaktivovaní“ a klikněte na „…“ > „Přehled uživatele“ vedle jeho jména.

Položky zůstávají uživateli přiřazeny

Leady, dealy, kontakty, produkty, aktivity, projekty, úkoly, podúkoly a milníky zůstanou přiřazeny deaktivovanému uživateli, pokud nepřevedete jejich vlastnictví.

Poznámky a soubory zůstávají zachovány

Poznámky, komentáře a soubory zůstávají pod jménem deaktivovaného uživatele.

Synchronizace účtů se zastaví

Synchronizace e-mailu, synchronizace kontaktů, synchronizace kalendáře a synchronizace s Diskem Google se automaticky zastaví.

Sdílené e-mailové šablony a e-maily zůstávají, soukromé e-maily se smažou

• Sdílené e-mailové šablony vytvořené uživatelem zůstanou v účtu
• Sdílené e-maily propojené s položkami zůstanou v účtu
• Soukromé e-maily propojené s položkami se po 30 dnech smažou

Odkazy na plánovač schůzek přestanou fungovat

Veřejný odkaz uživatele na plánovač schůzek přestane fungovat, jakmile uživatele deaktivujete.

Filtry mohou dál odkazovat na deaktivované uživatele

Veřejné filtry vytvořené deaktivovaným uživatelem zůstanou v jeho účtu. Stávající podmínky filtrů odkazující na deaktivovaného uživatele dál fungují, ale nové filtry s deaktivovaným uživatelem vytvořit nemůžete.

Změny v Reportech

Po deaktivaci uživatele:

• Sdílené přehledy se automaticky převedou na prvního administrátora účtu
• Veřejné odkazy na přehledy vytvořené uživatelem se automaticky deaktivují
• Výkazy sdílené s ostatními uživateli ve společnosti přestanou být přístupné
• Deaktivovaný uživatel zůstane zahrnutý ve výkazech a cílech, kterých byl dosud součástí
• V Reportech můžete dál vytvářet nové filtry, které jako podmínky zahrnují deaktivované uživatele

Chování při přeřazování v doplňku LeadBooster

• Live Chat: deaktivovanému uživateli se odeberou přiřazené chaty, aby je mohli převzít ostatní uživatelé
• Chatbot: v editoru scénářů deaktivovaného uživatele automaticky nahradí jiný uživatel. Pokud se dříve používala vlastní e-mailová adresa, zkontrolujte ji.
• Formuláře: v předvolbách ukládání deaktivovaného uživatele automaticky nahradí jiný uživatel. Pokud se dříve používala vlastní e-mailová adresa, zkontrolujte ji.

Změny přístupu ke Smart Docs

• Dokumenty: chcete-li zobrazit nebo upravit dokument vytvořený uživatelem, otevřete složku cloudového úložiště, ve které je dokument uložený. Zjistěte více o tom, kde se dokumenty ukládají.
• Šablony: chcete-li používat šablonu vytvořenou uživatelem, musí vám k tomu uživatel před deaktivací udělit oprávnění. Budete také potřebovat přístup ke složce cloudového úložiště, ve které je šablona uložená.
• ePodpisy: k dokumentům, které deaktivovaný uživatel odeslal k podpisu, máte přístup, pokud máte oprávnění k zobrazení dealu, s nímž jsou propojené

Přístup k dokumentům DocuSign

K dokumentům, které deaktivovaný uživatel odeslal k podpisu prostřednictvím aplikace DocuSign, máte přístup i nadále.

Přístup k fakturám QuickBooks

Faktury vytvořené deaktivovaným uživatelem zůstanou přístupné, pokud je ke službě QuickBooks připojený jiný uživatel.

Campaigns se dál odesílají podle plánu

Naplánované kampaně vytvořené deaktivovaným uživatelem se dál odesílají podle plánu.

Převod automatizací

Než uživatele deaktivujete, Pipedrive vám ukáže, kolik automatizací vlastní, a umožní vám přímo v zobrazení deaktivace převést jejich vlastnictví na jiného aktivního globálního administrátora.

Důrazně doporučujeme převést vlastnictví na jiného globálního administrátora před deaktivací uživatele. To pomůže zajistit, aby každá automatizace měla aktivního vlastníka, který může zkontrolovat její nastavení, zachovat propojení s potřebnými aplikacemi a funkcemi a předejít zbytečným chybám při jejím spouštění.

Pokud převedete vlastnictví

• Automatizace se deaktivuje pro všechny
• Uživatelé, kteří mohou automatizaci spustit, zůstávají stejní
• Automatizace se objeví v tabulkovém zobrazení automatizací nového vlastníka

Nový vlastník dostane oznámení v Pipedrive a e-mailem spolu s přímým odkazem na automatizaci, aby ji mohl zkontrolovat a znovu aktivovat, jakmile ověří, že je vše v pořádku.

Pokud před deaktivací uživatele nepřevedete vlastnictví

• Pokud byla automatizace nastavená tak, aby se spouštěla pro všechny uživatele, deaktivuje se pro všechny
• Pokud byla automatizace nastavená tak, aby se spouštěla pro vybrané uživatele, deaktivuje se pouze pro deaktivovaného uživatele. Seznam uživatelů, kteří mohou automatizaci spustit, zůstane beze změny, stejně jako stav aktivity jednotlivých uživatelů. Spouštění automatizace však může začít selhávat, pokud závisí na přístupu původního vlastníka k aplikacím nebo jiným funkcím, které po deaktivaci už nejsou dostupné.
• Automatizaci můžete později najít pomocí filtru „Vlastněné deaktivovanými uživateli“ v seznamu automatizací, na přehledu nebo v nástroji pro čištění dat

Vlastník účtu společnosti dostane e-mail s odkazem, přes který může zkontrolovat automatizace vlastněné deaktivovaným uživatelem a změnit jejich vlastníka.

Pravidla automatického přiřazování selhávají

Pokud je deaktivovaný uživatel součástí pravidla pro přiřazování, pravidlo se dál spouští, ale při kontrole stavu tohoto uživatele selže. Zkontrolujte všechna aktivní pravidla automatického přiřazování, která zahrnují deaktivovaného uživatele.

Aplikace z Marketplace se odinstalují

Aplikace nainstalované deaktivovaným uživatelem se automaticky odinstalují. Pokud měl uživatel oprávnění globálního administrátora, odinstalují se také všechny aplikace z Marketplace, které přidal ostatním uživatelům.

Webhooky se deaktivují

Webhooky vytvořené deaktivovaným uživatelem se automaticky deaktivují.

Smazaní uživatelé

Při smazání uživatele nastane vše výše uvedené a navíc následující změny.

Identifikační údaje uživatele se odstraní

Jméno, e-mail a profilový obrázek uživatele se z účtu společnosti odstraní. Zobrazují se jako smazaný uživatel nebo smazaný uživatel, IDxxxxxxxx.

Leady, dealy, projekty, osoby, organizace, automatizace, produkty, aktivity, úkoly, podúkoly a milníky zůstanou přiřazené smazanému uživateli, pokud před jeho smazáním nepřevedete jejich vlastnictví. Protože se jeho jméno a e-mailová adresa odstraní, nemůžete už tohoto konkrétního uživatele vyhledat ani vybrat.

Pokud budete později potřebovat jeho položky najít, převeďte jejich vlastnictví před smazáním uživatele.