Envía correos electrónicos con automatizaciones
Con Automatizaciones, puedes enviar correos electrónicos automáticamente a partir de eventos en tu proceso de ventas, como cuando un trato pasa a una nueva etapa o se crea un prospecto.
Los correos electrónicos automatizados se envían desde cuentas de correo electrónico conectadas. Según la configuración de tu automatización, los correos electrónicos pueden enviarse desde la cuenta del propietario de la automatización, del propietario del elemento, de quien la active o desde un Buzón del equipo conectado.
Configurar una automatización de correo electrónico
Abre el menú de la cuenta y ve a Herramientas y aplicaciones > Automatizaciones. Luego haz clic en “+ Automatización”.
Elige un evento activador y agrega condiciones para definir con mayor precisión cuándo debe enviarse el correo electrónico.
Cuando el activador esté listo, ve a Realizar una acción > Enviar correo electrónico.
Elige un destinatario y un remitente
Usa el campo “Para” para indicar a quién se enviará el correo electrónico. Puedes agregar destinatarios predefinidos o escribir direcciones de correo electrónico específicas.
Usa el campo “Cuenta del remitente” para elegir la cuenta desde la que se enviará el correo electrónico. Según tu configuración, puedes elegir entre estas opciones:
- Propietario de la automatización – envía desde la cuenta de correo electrónico conectada del propietario de la automatización
- Propietario del elemento – envía desde la cuenta de correo electrónico predeterminada del propietario actual del elemento
- Usuario activador – envía desde la cuenta predeterminada de la persona que activó la automatización
- Buzón del equipo – envía desde una cuenta del buzón del equipo conectada
Propietario del elemento y usuario activador son opciones dinámicas de remitente; es decir, el remitente se define al ejecutarse la automatización. El usuario correspondiente debe tener una cuenta de correo electrónico personal conectada a Pipedrive y configurada como su cuenta predeterminada. Si no la tiene, la automatización fallará en el paso de envío del correo electrónico.
Para obtener más información sobre las opciones de remitente y las cuentas de correo electrónico predeterminadas, consulta Remitentes de correo electrónico en automatizaciones.
Si las respuestas deben llegar a una dirección distinta de la del remitente, abre el menú “Añadir un campo” y selecciona “Responder a dirección de correo electrónico” para agregar una o más direcciones de correo electrónico. Por ejemplo, una automatización puede enviar un correo electrónico desde una cuenta y redirigir las respuestas al propietario del trato o a otro miembro del equipo responsable de la conversación.
Desde el menú agregar campos, también puedes agregar destinatarios en Cc y CCO para enviar copias y copias ocultas.
Enviar con una plantilla
Selecciona la pestaña “Plantilla” y elige la plantilla que quieres usar. Puedes previsualizar todo el contenido del correo electrónico para elegir la plantilla adecuada.
Si tu plantilla incluye fusionar campos para tratos, prospectos, proyectos, personas u organizaciones, tendrás que vincularlos con los elementos correspondientes en tu automatización. Así, la automatización sabe de dónde obtener los datos necesarios para completar cada fusión de campo.
Por ejemplo, si tu plantilla contiene la fusión de campos de tratos, vincula el la plantilla del correo del trato al trato que quieres que use la automatización. Si hay más de un elemento coincidente disponible, selecciona el que quieres usar en el correo electrónico.
Redactar desde cero
Selecciona la pestaña “Redactar” para escribir el correo electrónico tú mismo en lugar de usar una plantilla.
Ingresa el asunto del correo electrónico y redacta el cuerpo del mensaje.
También puedes usar una fusión de campos para insertar información de elementos ya utilizados en tu automatización. Por ejemplo, si tu automatización se activa desde un trato, puedes agregar automáticamente al correo electrónico detalles como el nombre de la persona de contacto del trato, el título del trato, el propietario del trato y otros datos del trato.
Para que tu correo electrónico aparezca en las vistas de detalles correctas después de enviarlo, haz clic en “+ Agregar campos” y selecciona los elementos vinculados donde quieres que aparezca. Por ejemplo, al vincular el correo electrónico a un trato, te aseguras de que aparezca en la vista de detalles del trato.
Da seguimiento a la interacción y agrega una firma
Debajo del cuerpo del correo electrónico, encontrarás tres casillas que aplican tanto si redactas un correo electrónico como si usas una plantilla:
- Seguimiento de la apertura de correos electrónicos – te avisa cuando el destinatario abre el correo electrónico
- Seguimiento de la apertura del enlace – te avisa cuando el destinatario hace clic en un enlace del correo electrónico
- Usar firma del correo electrónico – agrega la firma configurada en tus ajustes de sincronización de correo electrónico
Cuando esté todo listo, haz clic en “Aplicar acción”.
Controla cuándo se envía el correo electrónico
Puedes combinar la acción enviar correo electrónico con otros pasos de automatización para controlar exactamente cuándo se envía el mensaje o qué sucede después de enviarlo. Ve a Siguiente paso > Esperar y elige un tipo de espera.
| Tipo de espera | Qué hace | Ejemplo de caso de uso |
|---|---|---|
| Retraso | Pausa la automatización durante un tiempo definido antes de continuar | Esperar tres días antes de enviar un recordatorio de seguimiento |
| Esperar un evento | Pausa la automatización hasta que ocurra un evento o se cumpla una condición específica dentro de un periodo definido | Esperar a que un destinatario responda un correo electrónico y, luego, enviar un seguimiento |
Agregar un retraso
En el menú desplegable, selecciona cuánto debe durar la espera: minutos, horas, días o semanas. Si seleccionaste días o semanas, también puedes definir a qué hora termina la espera.
Agregar esperar por un evento
Elige el evento que quieres monitorear, por ejemplo, correo electrónico actualizado, y define la condición que activará el siguiente paso.
Después, establece cuánto tiempo debe esperar la automatización para que ocurra el evento que especificaste.
Responder en una conversación existente
Una forma común de dar seguimiento es agregar un paso de Esperar por un evento después del primer correo electrónico y, si el destinatario no responde dentro del plazo definido, enviar otro correo.
Puedes configurar el siguiente paso de correo electrónico desde Realizar una acción > Enviar un correo electrónico. Si no quieres crear este paso desde cero, copia y pega el paso anterior de enviar un correo electrónico. Después, selecciona el nuevo paso para ajustarlo.
Para enviar tu respuesta dentro de la conversación del correo original, activa "Enviar en hilo" y vincúlala al paso del correo anterior.
Continuar la automatización del correo electrónico
Enviar un correo electrónico no tiene por qué ser el último paso de tu automatización. Después de enviarlo, puedes seguir agregando pasos; por ejemplo, actualizar el trato o la persona relacionada, o crear una actividad de seguimiento para tu equipo.
Si tienes problemas al enviar correos electrónicos, consulta nuestra guía de solución de problemas.
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