Base de conocimiento

Con la aplicación de integración de Pipedrive: QuickBooks, puedes crear facturas desde la vista de detalles de los tratos y enviarlas fácilmente a tu cuenta de QuickBooks sin la molestia de tener que copiarla y pegarla entre las dos herramientas.

La integración también puede proporcionar estados actualizados en las facturas creadas desde Pipedrive, para que sepas exactamente cuando son aprobadas, pagadas o vencidas sin salir de la aplicación de Pipedrive.

Habilitar la integración de QuickBooks

Para conectar tu cuenta de QuickBooks a Pipedrive, ve a Herramientas y aplicaciones > Facturación y selecciona «QuickBooks».

Serás dirigido al Marketplace de Pipedrive donde podrás completar el flujo de instalación y otorgarle a la aplicación acceso a tu cuenta. Para desinstalar la aplicación ingresa a Herramientas y aplicaciones > Aplicaciones del Marketplace.

Una vez confirmadas tus credenciales de inicio de sesión válidas a QuickBooks se te dirigirá de regreso a tus ajustes de Pipedrive para configurar las preferencias de la integración de QuickBooks.

Cuando configures la integración QuickBooks, tendrás que elegir los campos de Pipedrive y la fecha en que serán autorrellenados una vez que una factura haya sido creada en Pipedrive.

• PARA En este campo escribe a quien quieres enviar la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización -- Nombre de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de empresa, contacto de persona y trato.
• Dirección: Este campo es para la dirección física del destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Dirección de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de empresa, contacto de persona y trato.
• Correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico del destinatario de la factura. Como el campo de correo electrónico en Pipedrive es un campo de tipo de persona, te recomendamos utilizar el campo Persona -- Correo electrónico de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de empresa, contacto de persona y trato.
• ID fiscal del cliente: No todas las facturas requieren esta información, pero si has creado un campo personalizado en Pipedrive para la información de ID fiscal de tu cliente, te sugerimos aplicar ese campo aquí.
• Fecha de vencimiento: Aquí puede definir el día de vencimiento del pago. Por ejemplo, si se establece la fecha de vencimiento a siete días después de la fecha de emisión, una factura creada el 13 de marzo tendrá, por defecto, como fecha de vencimiento el 20 de marzo.

Una vez que estés satisfecho con las opciones para que los campos de Pipedrive se autocompleten con tus facturas de QuickBooks, haz clic en el botón «Guardar» para guardar las preferencias de tu integración en la cuenta de tu empresa en Pipedrive.

Uso de la integración de Quickbooks

Una vez que has finalizado la configuración de la integración QuickBooks, puedes dirigirte a la vista de detalles de cualquier trato para crear tu primera factura. Haz clic en la pestaña de facturación > + Factura para comenzar.

Se te pedirá que llenes los datos de tu factura. La información agregada aquí se enviará a tu cuenta de QuickBooks cuando se guarde la factura.

• • Datos del cliente: Estos serán autorrellenados según los campos elegidos al configurar tus preferencias de facturación para QuickBooks.
  • Datos de la factura: Estos detalles se deben llenar según las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, si quieres ajustar las funciones de impuestos en esta factura, la moneda que se debe usar en esta factura, o qué plantilla de QuickBooks te gustaría usar. La moneda es un campo obligatorio en QuickBooks.
  • Elementos de la factura: Este campo muestra los elementos, productos o servicios, que suman el cargo total de tu factura. Esto se autocompleta automáticamente con los productos que están vinculados a tu trato. Obtén más información sobre cómo agregar productos a tus tratos aquí. También puedes agregar más elementos a tu lista.

En los «detalles del cliente», deberás vincular la factura a un cliente existente en tu cuenta de QuickBooks o crear una nueva.

Una vez que un contacto está vinculado, tendrás la opción de actualizar la información del cliente del lado del proveedor.

Si lo tienes habilitado, la información agregada en la dirección, correo electrónico, e ID fiscal será agregada en QuickBooks si son diferentes a la información guardada.

Haz clic en el botón «Crear factura» una vez que hayas escrito todos tus datos de facturación.

Lectura de tu factura

Tu nueva factura aparecerá en el Registro de cambios en la vista de detalles. Las facturas en Pipedrive muestran las siguientes banderas según sus estados:

• Abrir
• Pagada
• Anulada
• Vencida
• Eliminada
• Parcialmente pagada

Si haces clic en Más «...», te aparecerán estas opciones:

• Vacío: No hay factura sin pagar o pagada. Las facturas vacías no puede revertirse a no vacías.
• Eliminar: Borrar la factura.
• Enviar por correo electrónico: Envía facturas no pagadas o pendientes directamente a tu cliente. Las facturas enviadas por correo se envían desde QuickBooks.
• Descargar PDF: Puedes descargar la versión PDF de tu factura para enviarla directamente a tus clientes.
• Abrir en QuickBooks: Al hacer clic en esta opción serás dirigido a tu cuenta de QuickBooks donde puedes editar, enviar tu factura y aceptar el pago.

Barra lateral de la vista de detalles

Tu historial de facturas también se agregará a la barra lateral de la vista de detalles. Aquí puedes volver a cargar la página para extraer las nuevas actualizaciones desde QuickBooks, o hacer clic en Más («…») para ir a la configuración o para desvincular tu contacto.