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Habilitar la integración de QuickBooks
Uso de la integración de QuickBooks
Lectura de tu factura

Integración de Pipedrive: QuickBooks

JT
Jenny Takahara, 12 de enero de 2022

Con la aplicación de integración de Pipedrive: QuickBooks, puedes crear facturas desde la vista de detalles de tratos y enviarlas fácilmente a tu cuenta de QuickBooks sin la molestia de tener que copiarla y pegarla entre las dos herramientas.

La integración también puede proporcionar estados actualizados en las facturas creadas desde Pipedrive, para que sepas exactamente cuando son aprobadas, pagadas o vencidas sin salir de la aplicación de Pipedrive.


Habilitar la integración de QuickBooks

Nota: Solo un usuario por cuenta empresarial de Pipedrive puede tener una integración activa de QuickBooks a la vez. El usuario que tiene la integración instalada será la única persona que puede ver las facturas en Pipedrive.

Para conectar tu cuenta de QuickBooks a Pipedrive, ve a Herramientas y aplicaciones > Facturación y selecciona QuickBooks. Serás dirigido al Marketplace de Pipedrive donde podrás completar el flujo de instalación y otorgar a la aplicación acceso a tu cuenta. Desinstalar la aplicación se puede encontrar en Herramientas y aplicaciones > aplicaciones del Marketplace.

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Una vez confirmadas tus credenciales de inicio de sesión válidas a QuickBooks serás dirigido de regreso a tus ajustes de Pipedrive para configurar las preferencias de la integración de QuickBooks.

Screen_Shot_2020-04-09_at_5.02.28_PM.png



Cuando configures la integración de QuickBooks, tendrás que elegir los campos de Pipedrive y la fecha en que serán autorrellenados una vez que una factura haya sido creada en Pipedrive.

  • Para: En este campo escribe a quien quieres enviar la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo ORGANIZACIÓN - NOMBRE de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de organización, contacto de persona y trato.
  • Dirección: Este campo es para la dirección física del destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo ORGANIZACIÓN - DIRECCIÓN de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de organización, contacto de persona y trato.
  • Correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico del destinatario de la factura. Como el campo de correo electrónico en Pipedrive es un campo de tipo de persona, te recomendamos utilizar el campo de Pipedrive PERSONA - CORREO ELECTRÓNICO. Puedes elegir también de otros campos de organización, contacto de persona y trato.
  • ID fiscal del cliente: No todas las facturas requieren esta información, pero si has creado un campo personalizado en Pipedrive para la ID fiscal de tu cliente, te sugerimos aplicar ese campo aquí.
  • Fecha de vencimiento: Aquí puede definir el día de vencimiento del pago. Por ejemplo, si se establece la fecha de vencimiento a siete días después de la fecha de emisión, una factura creada el 13 de marzo tendrá, por defecto, como fecha de vencimiento el 20 de marzo.

Una vez que estés satisfecho con las opciones para que los campos de Pipedrive se completen con tus facturas de QuickBooks, haz clic en el botón Guardar para guardar tus preferencias de integración para tu cuenta de empresa de Pipedrive.


Uso de la integración de QuickBooks

Una vez que has finalizado la configuración de la integración de QuickBooks, puedes dirigirte a la vista de detalles de cualquier trato para crear tu primera factura. Haz clic en la pestaña de facturación > + Factura para comenzar.

add invoice


Se te pedirá que llenes los datos de tu factura. La información agregada aquí se enviará a tu cuenta de QuickBooks cuando se guarde la factura.

    • Datos del cliente: Estos serán autorrellenados según los campos elegidos al configurar tus preferencias de facturación para QuickBooks.
    • Datos de la factura: Estos detalles se deben llenar según las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, si quieres ajustar las funciones de impuestos en esta factura, la moneda que se debe usar en esta factura, o qué plantilla de QuickBooks quieres usar. La moneda es un campo obligatorio en QuickBooks.
    • Elementos de la factura: Este campo muestra los elementos—productos y servicios—que suman el cargo total de tu factura. Esto se rellena automáticamente con los productos que están vinculados a tu trato. Obtén más información sobre cómo añadir productos a tus tratos aquí. También puedes añadir más elementos a tu lista.
Nota: Una vez que los productos vinculados al trato rellenan la sección de elementos de tu factura, debes vincular cada uno a un producto existente en tu cuenta de QuickBooks. Aparecerá un ícono de entrega a un lado del elemento hasta que se vincule con éxito. Si estás utilizando nuestra función de productos para los elementos de tu factura, te recomendamos que te asegures que la lista de productos esté actualizada. Si no estás usando nuestra función de productos, puedes buscar y vincular tus productos en QuickBooks directamente en la ventana crear factura.
Nota: Al ingresar los datos de moneda de la factura, es importante asegurarte de que la moneda aplicada sea la misma que la moneda guardada del contacto en QuickBooks. Si quieres facturar en diferentes monedas, primero tienes que habilitar la función múltiples monedas en QuickBooks, añadir las monedas en las que quieres facturar, y guardar tus contactos con el tipo de moneda correcta en QuickBooks antes de generar las facturas en Pipedrive.
create invoice modal

En los detalles del cliente, deberás vincular la factura a un cliente existente en tu cuenta de QuickBooks o crear una nueva.

link quickbooks contact

Una vez que un contacto está vinculado, tendrás la opción de actualizar la información del cliente del lado del proveedor. Si lo tienes habilitado, la información añadida en Dirección, Correo electrónico, e ID fiscal serán agregadas en QuickBooks si son diferentes a la información guardada.

Haz clic en el botón Crear factura una vez que hayas escrito todos tus datos de facturación.



Lectura de tu factura

Tu nueva factura aparece en el Registro de cambios en la vista de detalles. Las facturas en Pipedrive muestran las siguientes banderas según sus estados:

  • Abrir
  • Pagada
  • En espera de pago
  • Anulada
  • Vencida
  • Eliminada
  • Parcialmente pagada
invoice statuses

Si haces clic en Más "...", te aparecerán estas opciones:

  • Vacío: No hay factura sin pagar o pagada. Las facturas vacías no puede revertirse a no vacías.
  • Eliminar: Borrar la factura.
  • Enviar por correo electrónico: Envía facturas no pagadas o pendientes directamente a tu cliente. Las facturas enviadas por correo se envían desde QuickBooks.
  • Descargar PDF: Puedes descargar la versión PDF de tu factura para enviarla directamente a tus clientes.
  • Abrir en QuickBooks: Al hacer clic en esta opción serás dirigido a tu cuenta de QuickBooks donde puedes editar, enviar tu factura y aceptar el pago.

Barra lateral de Vista de detalles

Tu historial de facturas también se añadirá a la barra lateral de vista de detalles. Aquí puedes actualizar para extraer nuevas actualizaciones desde QuickBooks, o hacer clic en Más ("...") para ir a los ajustes o para desvincular tu contacto.

invoices sidebar
    Haz clic en Ver todas las facturas para ver más detalles en todas las facturas filtradas vinculadas por un período de tiempo personalizable. Podrás ver todas las facturas relacionadas con el contacto vinculado que aparece y podrás vincular y desvincular esas facturas del trato que estás viendo.
    invoices sidebar expanded
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