Base de conocimiento

Con la aplicación de la integración QuickBooks, puedes crear facturas desde la vista de detalles del trato y enviarlas sin problemas a tu cuenta en QuickBooks sin la molestia de copiar y pegar datos entre las dos herramientas.

La integración también puede proporcionar estados actualizados en las facturas creadas desde Pipedrive, para que sepas exactamente cuándo están pagadas o vencidas sin salir de la aplicación de Pipedrive.

Habilitar la integración

Para conectar tu cuenta de QuickBooks, abre el menú de la cuenta en la esquina superior derecha, ve a Herramientas y aplicaciones > Facturación y haz clic en “Instalar” junto a QuickBooks.

Se te dirigirá al Marketplace de Pipedrive en donde podrás completar la instalación y otorgar acceso. La aplicación se puede desinstalar en Herramientas y aplicaciones > Aplicaciones del Marketplace.

Una vez confirmadas tus credenciales de inicio de sesión, volverás a la configuración de Pipedrive para configurar las preferencias de QuickBooks.

Los siguientes campos se completan automáticamente en QuickBooks al crear una factura en Pipedrive:

• Contacto: Este campo especifica el destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización -- Nombre de Pipedrive. También puedes elegir entre otros campos de organizaciones, contactos y tratos.
• Dirección: Este campo es para la dirección física del destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Dirección de Pipedrive. También puedes elegir entre otros campos de organizaciones, contactos y tratos.
• Correo electrónico: Este campo es la dirección de correo electrónico del destinatario de la factura. Como el campo de correo electrónico en Pipedrive es un campo de tipo de persona, te recomendamos utilizar el campo Persona -- Correo electrónico de Pipedrive. También puedes elegir entre otros campos de organizaciones, contactos y tratos.
• ID fiscal del cliente: No todas las facturas requieren esta información, pero si creaste un campo personalizado en Pipedrive para guardar la información de la identificación fiscal de tu cliente, te sugerimos aplicar ese campo aquí.
• Fecha de vencimiento: Puedes establecer la fecha de vencimiento del pago. Por ejemplo, si se establece la fecha de vencimiento a siete días después de la fecha de emisión, una factura creada el 13 de marzo tendrá, por defecto, como fecha de vencimiento el 20 de marzo.
• Tasa impositiva predeterminada: Utiliza este campo para especificar la tasa impositiva predeterminada utilizada para los productos en las nuevas facturas. Puedes anular la tasa impositiva predeterminada por factura cuando sea necesario.
• Cuenta predeterminada: Puedes seleccionar la cuenta de ingresos predeterminada que se utilizará para las nuevas facturas. Puedes sobreescribir la cuenta predeterminada por factura cuando sea necesario.

La configuración de acceso de usuario te permite especificar si tú o todos los usuarios pueden acceder, emitir y gestionar facturas en nombre de tu empresa.

Una vez que estés conforme con lo que seleccionaste, haz clic en el botón "Guardar" para guardar tus preferencias de integración con QuickBooks para la cuenta de tu empresa en Pipedrive.

Usar la integración

Después de completar la configuración de la integración, navega a la vista de detalles de cualquier trato para crear tu primera factura. Haz clic en la pestaña "Factura" y selecciona "+ Factura" para comenzar.

Aunque la mayor parte de la información se completa automáticamente según los campos que seleccionaste en la configuración anterior y los valores asociados al trato en particular, asegúrate de incluir cualquier detalle faltante.

Verás una ventana para crear la factura, dividida en tres secciones:

Datos del cliente

Esta sección refleja información sobre el destinatario de la factura, como el nombre de la entidad a la que se factura, la dirección, el correo electrónico y el número de identificación fiscal.

Comienza la revisión con la sección datos del cliente. Si aparece un ícono de advertencia en el campo "Para", eso indica que el contacto no está vinculado a QuickBooks.

Para crear una factura correctamente, haz clic en el ícono de advertencia y crea un nuevo contacto o vincula la factura a un cliente existente en tu cuenta de QuickBooks. En cualquier caso, deberás hacer clic en “Confirmar” para completar la vinculación.

También notarás que puedes actualizar la información del cliente por el lado del proveedor. Al habilitar esta opción, la dirección, el correo electrónico y el número de la identificación fiscal del destinatario de la factura se incorporarán a QuickBooks.

Datos de la factura

Esta sección incluye información sobre los datos específicos de la facturación, como impuestos, fechas de emisión y vencimiento, moneda y número de factura.

En la sección datos de la factura, puedes ajustar todos los campos para adaptarlos a las necesidades de tu empresa. Ten en cuenta que la moneda debe completarse, ya que es un campo obligatorio en QuickBooks.

Elementos de la factura

Esta sección enumera los productos o servicios que conforman los cargos de la factura.

Aunque los productos vinculados al trato se rellenan automáticamente en la sección elementos de la factura, también puedes añadir más elementos a tu lista. Obtén más información sobre cómo agregarle productos a tus tratos en este artículo.

Después de introducir todos los datos, haz clic en el botón "Crear factura" para enviarla a tu cuenta en QuickBooks.

Lectura de tu factura

Tu nueva factura aparecerá en la pestaña facturas, en la sección historial en la vista de detalles del trato. Las facturas en Pipedrive muestran las siguientes banderas según sus estados:

• Abrir
• Pagada
• Anulada
• Vencida
• Parcialmente pagada

Los tres iconos en la esquina superior derecha de la factura te permiten hacer lo siguiente:

• Descargar PDF: Descarga una versión en PDF de tu factura para enviársela directamente a tus clientes.
• Enviar por correo electrónico: Envía facturas no pagadas o pendientes directamente a tu cliente. Las facturas se enviarán desde QuickBooks.
• Copiar enlace: Puedes generar un enlace público para compartir la factura. Esta opción únicamente se encuentra disponible cuando tu cuenta en QuickBooks tiene habilitados los pagos en línea y la factura incluye una dirección de correo electrónico.

Haz clic en “...” para ver más opciones:

• Anular: Anula cualquier factura pagada o sin pagar. Las facturas anuladas no se pueden volver a validar.
• Eliminar: Elimina la factura tanto de Pipedrive como de QuickBooks
• Desvincular del trato: Quita la factura del trato
• Abrir en QuickBooks: Al hacer clic en esta opción, accederás a tu cuenta en QuickBooks, en donde podrás editar tu factura, enviarla y aceptar pagos

Barra lateral de la vista de detalles

Tu historial de facturas se incluirá en la barra lateral de la vista de detalles del trato. Aquí puedes volver a cargar la página para ver las nuevas actualizaciones en QuickBooks o hacer clic en “...” para acceder a la configuración o desvincular el contacto.

Haz clic en “Ver todas las facturas“ para ver más datos de todas las facturas vinculadas, filtradas por un periodo de tiempo personalizable.

Puedes ver todas las facturas asociadas al contacto vinculado y gestionar la vinculación y desvinculación de dichas facturas al trato que ves en ese momento.