Base de connaissances

Avec Automatisations, envoyez automatiquement des e-mails selon les événements de votre processus de vente, par exemple lorsqu’une affaire passe à une nouvelle étape ou qu’un prospect est créé.

Les e-mails automatisés sont envoyés depuis des comptes de messagerie connectés. Selon la configuration de votre automatisation, les e-mails peuvent être envoyés depuis la messagerie de vente du propriétaire de l’automatisation, du propriétaire de l’élément, de la personne qui déclenche l’automatisation, ou depuis une boîte mail d’équipe connectée.

Configurer une automatisation d’e-mail

Ouvrez le menu du compte et accédez à Outils et applications > Automatisations, puis cliquez sur « + Automatisation ».

Choisissez un événement déclencheur et ajoutez des conditions pour préciser dans quels cas l’e-mail doit être envoyé.

Une fois le déclencheur prêt, accédez à Effectuer une action > Envoyer un e-mail.

Choisir un destinataire et un expéditeur

Utilisez le champ « À » pour définir qui recevra l’e-mail. Vous pouvez ajouter des destinataires prédéfinis ou saisir des adresses e-mail spécifiques.

Utilisez le champ « Compte expéditeur » pour choisir depuis quel compte l’e-mail sera envoyé. Selon votre configuration, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Automation owner – envoie l’e-mail depuis le compte e-mail connecté du propriétaire de l’automatisation
• Item owner – envoie l’e-mail depuis le compte e-mail par défaut du propriétaire actuel de l’élément
• Triggering user – envoie l’e-mail depuis le compte par défaut de la personne qui a déclenché l’automatisation
• Team Inbox – envoie l’e-mail depuis un compte mail d'équipe connecté

Item owner et triggering user sont des options d’expéditeur dynamiques : l’expéditeur est déterminé au moment où l’automatisation s’exécute. L’utilisateur concerné doit disposer d’un compte e-mail personnel connecté à Pipedrive et défini comme compte e-mail par défaut. Si ce n’est pas le cas, l’automatisation échouera à l’étape d’envoi de l’e-mail.

Pour en savoir plus sur les options d’expéditeur et les comptes e-mail par défaut, consultez les expéditeurs d’e-mails dans les automatisations.

Si les réponses doivent arriver à une autre adresse que celle de l’expéditeur, ouvrez le menu « Add fields » et sélectionnez « Reply-to email address » pour ajouter une ou plusieurs adresses e-mail. Par exemple, une automatisation peut envoyer un e-mail depuis un compte tout en redirigeant les réponses vers le propriétaire de l’affaire ou un autre membre de l’équipe responsable de la conversation.

Depuis le menu add fields, vous pouvez également ajouter des destinataires en Cc et Bcc pour l’envoi en copie et en copie cachée.

Envoyer avec un modèle

Sélectionnez l’onglet « Template », puis choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez afficher un aperçu complet du contenu de l’e-mail pour choisir le modèle approprié.

Si votre modèle contient des champs de fusion pour des affaires, prospects, projets, personnes ou organisations, vous devrez les lier aux éléments correspondants dans votre automatisation. L’automatisation sait ainsi où récupérer les données qui serviront à remplir chaque champ de fusion.

Par exemple, si votre modèle contient des champs de fusion d’affaire, liez l’email template deal à l’affaire que l’automatisation doit utiliser. Si plusieurs éléments correspondants sont disponibles, sélectionnez celui à utiliser pour l’e-mail.

Rédiger à partir de zéro

Sélectionnez l’onglet « Compose » pour rédiger vous-même l’e-mail au lieu d’utiliser un modèle.

Saisissez l’objet de l’e-mail et rédigez son corps.

Vous pouvez aussi utiliser des champs de fusion pour insérer des informations provenant d’éléments déjà utilisés dans votre automatisation. Par exemple, si votre automatisation se déclenche à partir d’une affaire, vous pouvez ajouter automatiquement à votre e-mail des détails tels que le nom du contact de l’affaire, le titre de l’affaire, son propriétaire et d’autres informations liées à cette affaire.

Pour que votre e-mail apparaisse dans les vues détaillées appropriées après l’envoi, cliquez sur « + Add fields » et sélectionnez les éléments liés dans lesquels vous souhaitez l’afficher. Par exemple, lier l’e-mail à une affaire permet de l’afficher dans la vue détaillée de cette affaire.

Suivre l’engagement et ajouter une signature

Sous le corps de l’e-mail, trois cases à cocher sont disponibles, que vous rédigiez un e-mail ou utilisiez un modèle :

• Track email opening – vous avertit lorsque le destinataire ouvre l’e-mail
• Track link opening – vous avertit lorsque le destinataire clique sur un lien dans l’e-mail
• Use email signature – ajoute la signature configurée dans vos paramètres de synchronisation des e-mails

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Apply action ».

Contrôler le moment d’envoi de l’e-mail

Vous pouvez combiner l’action send email avec d’autres étapes d’automatisation afin de définir précisément quand le message est envoyé ou ce qui se passe après son envoi. Accédez à Next step > Wait, puis choisissez un type d’attente.

Ajouter un délai

Dans le menu déroulant, sélectionnez la durée du délai en minutes, heures, jours ou semaines. Si vous avez sélectionné des jours ou des semaines, vous pouvez également définir l’heure de fin du délai.

Ajouter une attente d’événement

Choisissez un événement à surveiller, par exemple email updated, puis définissez la condition qui doit déclencher l’étape suivante.

Définissez ensuite la durée pendant laquelle l’automatisation doit attendre l’événement indiqué.

Répondre dans une conversation existante

Une méthode courante de suivi consiste à ajouter une étape wait for an event après votre premier e-mail, puis à envoyer un autre e-mail si le destinataire ne répond pas dans le délai défini.

Vous pouvez configurer l’étape d’e-mail suivante en accédant à Take an action > Send email. Si vous ne souhaitez pas créer cette étape à partir de zéro, vous pouvez copier-coller l’étape send email précédente. Sélectionnez ensuite la nouvelle étape pour y apporter des modifications.

Pour envoyer votre réponse dans la conversation de l’e-mail d’origine, activez « Send in thread » et liez-la à votre étape d’e-mail précédente.

Poursuivre l’automatisation d’e-mail

L’envoi d’un e-mail ne doit pas nécessairement être la dernière étape de votre automatisation. Une fois l’e-mail envoyé, vous pouvez poursuivre la configuration, par exemple en mettant à jour l’affaire ou la personne associée, ou en créant une activité de suivi pour votre équipe.

Si vous rencontrez des difficultés pour envoyer des e-mails, consultez notre guide de dépannage.