Base de connaissances

Les processus de vente comportent souvent des tâches répétitives, comme l'envoi de notifications à des coéquipiers ou la communication avec les prospects. L'automatisation des relances par e-mail peut améliorer l'efficacité, booster l'engagement auprès des clients et minimiser les erreurs.

Vous devez tout d'abord créer une automatisation et sélectionner un événement déclencheur basé sur les scénarios dans le cadre desquels vous voulez déclencher l'envoi d'un e-mail. Il est essentiel d'appliquer des conditions précises pour spécifier les situations dans lesquels les e-mails doivent être envoyés.

Une fois le déclencheur défini, sélectionnez les actions d'e-mail : vous avez le choix entre Envoyer un e-mail ou Envoyer un e-mail en utilisant un modèle pour concrétiser la communication.

Envoyer un e-mail

Lorsque vous utilisez l'action Envoyer un e-mail, vous devez sélectionner les champs et les paramètres désirés.

• Le choix de l'audience est l'une des étapes les plus importantes, et la sélection des destinataires de l'e-mail est cruciale. Vous pouvez faire cela dans le champ « À » et décider que vous voulez envoyer l'e-mail à des clients, à vos équipes internes, à des partenaires, etc.
• S'agissant de l'objet de l'e-mail, vous pouvez entrer manuellement un texte ou utiliser une marque substitutive pour un champ afin d'insérer automatiquement l'information pertinente, par exemple le titre d'une affaire, en fonction du déclencheur de l'automatisation.
• Si vous synchronisez plusieurs comptes mail dans Pipedrive, vous pouvez choisir l'adresse d'expéditeur dans le champ « De ».
• Les champs CC et Bcc vous permettent de sélectionner des destinataires qui recevront votre e-mail respectivement en copie ou en copie cachée.
• Vous pouvez également ajouter une signature d'e-mail (si vous l'avez préalablement configurée dans vos paramètres de synchronisation des e-mails) et ajouter le suivi des ouvertures du mail.
  

Ensuite, vous devez rédiger manuellement le contenu de l'e-mail et enregistrer les modifications.

Envoyer un e-mail en utilisant un modèle

L'action d'envoi d'un e-mail en utilisant un modèle est très similaire à l'action d'envoi d'un e-mail mais offre des options supplémentaires pour la configuration du modèle d'e-mail.

Lorsque vous configurez un modèle, vous pouvez ajouter des champs pour des prospects, des affaires, des projets ou des organisations. Si le modèle comporte des champs et que vous sélectionnez ceux-ci, l'automatisation remplira automatiquement ces champs dans le corps de l'e-mail.

De plus, si votre modèle contient un lien, vous pouvez configurer à cette étape le suivi des clics sur ce lien.

Automatisations avancées d'e-mails

Vous pouvez utiliser les étapes de délai et d'attente d'une condition pour créer des automatisations plus complexes. Ceci permet aux e-mails d'être envoyés plus tard – au lieu d'immédiatement –, après qu'un déclencheur ou un événement se produit.

Étape de délai

Pour envoyer des messages de relance ou des rappels multiples à vos coéquipiers ou aux prospects au moyen d'automatisations, utilisez l'étape de délai.

Déterminez l'intervalle de temps, en jours ou en heures, avant de configurer l'action d'e-mail suivante.

Étape d'attente d'une condition

Utilisez l'option d'attente d'une condition pour exécuter l'étape après qu'une action ou un déclencheur précis se sont produits.

Une application pratique de cette étape est d'envoyer un autre e-mail une fois que vos clients ont interagi avec le premier message que vous avez envoyé. Vous pouvez la configurer pour se déclencher si votre e-mail reçoit une réponse, ou si le destinataire clique sur un lien à l'intérieur de cet e-mail.

Spécifiez ensuite la durée (limite temporelle) pendant laquelle l'automatisation peut attendre l'événement. Une période d'attente trop longue peut ne pas être bénéfique, car elle risque de nécessiter une approche personnelle.

Après la distribution de l'e-mail

Pour conserver une trace de l'information envoyée par e-mail, vous pouvez ajouter une note ou créer une activité reliée à l'e-mail automatisé.

Par exemple, si un destinataire reçoit une information importante dans un e-mail automatisé, comme un lien vers une offre promotionnelle, vous pouvez désirer signaler cela dans une note à l'intention de la personne de contact associée à l'affaire.

Pour ce faire, sélectionnez une action de note pour la personne de contact qui a déjà reçu vos e-mails, soulignant l'importance de l'événement.

Pour créer une activité, comme la création d'une tâche ou d'un appel après qu'un e-mail a reçu une réponse, ajoutez une action d'activité après l'étape d'attente d'une condition que vous avez mise en place pour les réponses aux e-mails.

Vous pouvez préciser le nom de l'activité, son type et sa date de création.