Basis Pengetahuan

Automasi memungkinkan Anda mengirim email secara otomatis berdasarkan peristiwa dalam proses penjualan Anda, misalnya saat transaksi berpindah ke tahapan baru atau prospek dibuat.

Email otomatis dikirim melalui akun email yang terhubung. Tergantung cara automasi Anda dikonfigurasi, email dapat dikirim dari pemilik automasi, pemilik item, siapa pun yang memicu automasi, atau Team Inbox yang terhubung.

Siapkan automasi email

Buka menu akun dan masuk ke Alat dan aplikasi > Automasi, lalu klik “+ Automasi”.

Pilih peristiwa pemicu dan tambahkan kondisi untuk mempersempit kapan email harus dikirim.

Setelah pemicu Anda siap, buka Ambil tindakan > Kirim email.

Pilih penerima dan pengirim

Gunakan kolom “Kepada” untuk menentukan siapa yang menerima email. Anda dapat menambahkan penerima yang telah ditentukan atau memasukkan alamat email tertentu.

Gunakan kolom “Akun pengirim” untuk memilih dari siapa email dikirim. Tergantung pengaturan Anda, Anda dapat memilih dari:

• Pemilik automasi – mengirim dari akun email terhubung milik pemilik automasi
• Pemilik item – mengirim dari akun email default pemilik item saat ini
• Pengguna pemicu – mengirim dari akun default siapa pun yang memicu automasi
• Team Inbox – mengirim dari akun Team Inbox yang terhubung

Pemilik item dan pengguna pemicu adalah opsi pengirim dinamis, yang berarti pengirim ditentukan saat automasi berjalan. Pengguna terkait harus memiliki akun email pribadi yang terhubung ke Pipedrive dan ditetapkan sebagai akun email default mereka. Jika tidak, automation akan gagal pada langkah pengiriman email.

Untuk informasi lebih lanjut tentang opsi pengirim dan akun email default, lihat Pengirim email dalam automasi.

Jika balasan harus masuk ke alamat selain alamat pengirim, buka menu “Tambah kolom” dan pilih “Alamat email balasan” untuk menambahkan satu atau beberapa alamat email. Misalnya, automasi dapat mengirim email dari satu akun sekaligus mengarahkan balasan ke pemilik transaksi atau anggota tim lain yang bertanggung jawab atas percakapan tersebut.

Dari menu tambah kolom, Anda juga dapat menambahkan penerima Cc dan Bcc untuk pengiriman salinan karbon dan salinan karbon tersembunyi.

Kirim menggunakan templat

Pilih tab “Templat”, lalu pilih templat yang ingin digunakan. Anda dapat melihat pratinjau seluruh konten email untuk membantu memilih templat yang tepat.

Jika templat Anda menyertakan kolom penggabungan untuk transaksi, prospek, proyek, kontak, atau organisasi, Anda perlu menautkannya ke item yang relevan dalam automasi Anda. Ini memberi tahu automasi dari mana data yang digunakan untuk mengisi setiap kolom penggabungan harus diambil.

Misalnya, jika templat Anda berisi kolom penggabungan transaksi, tautkan transaksi templat email ke transaksi yang ingin digunakan automasi. Jika tersedia lebih dari satu item yang cocok, pilih item yang ingin digunakan untuk email.

Tulis dari awal

Pilih tab “Tulis” untuk menulis email sendiri, bukan menggunakan templat.

Masukkan subjek email dan tulis isi email.

Anda juga dapat menggunakan kolom penggabungan untuk menyisipkan informasi dari item yang sudah digunakan dalam automasi Anda. Misalnya, jika automasi Anda dipicu dari transaksi, Anda dapat otomatis menambahkan detail seperti nama kontak transaksi, judul transaksi, pemilik transaksi, dan informasi transaksi lainnya ke email Anda.

Agar email Anda muncul di tampilan detail yang tepat setelah dikirim, klik “+ Tambah kolom” dan pilih item tertaut tempat Anda ingin email tersebut muncul. Misalnya, menautkan email ke transaksi memastikan email tersebut muncul di tampilan detail transaksi tersebut.

Lacak interaksi dan tambahkan tanda tangan

Di bawah isi email, Anda akan menemukan tiga kotak centang yang berlaku baik saat Anda menulis email maupun menggunakan templat:

• Lacak pembukaan email – memberi tahu Anda saat penerima membuka email
• Lacak pembukaan tautan – memberi tahu Anda saat penerima mengklik tautan dalam email
• Gunakan tanda tangan email – menambahkan tanda tangan yang dikonfigurasi di pengaturan sinkronisasi email Anda

Setelah siap, klik “Terapkan tindakan”.

Atur kapan email dikirim

Anda dapat menggabungkan tindakan kirim email dengan langkah automasi lain untuk mengatur dengan tepat kapan pesan dikirim atau apa yang terjadi setelah pesan terkirim. Buka Langkah berikutnya > Tunggu, lalu pilih jenis tunggu.

Tambahkan penundaan

Pilih dari menu dropdown berapa lama penundaan berlangsung, dalam menit, jam, hari, atau minggu. Jika Anda memilih hari atau minggu, Anda juga dapat mengatur waktu kapan penundaan berakhir.

Tambahkan tunggu peristiwa

Pilih peristiwa yang akan dipantau, seperti email diperbarui, lalu tentukan kondisi yang harus memicu langkah berikutnya.

Selanjutnya, tetapkan batas waktu berapa lama automasi menunggu peristiwa yang Anda tentukan.

Balas dalam percakapan yang sudah ada

Cara umum untuk melakukan tindak lanjut adalah menambahkan langkah tunggu peristiwa setelah email pertama Anda, lalu mengirim email lain jika penerima tidak membalas dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Anda dapat mengatur langkah email berikutnya dengan membuka Ambil tindakan > Kirim email. Jika tidak ingin membuat langkah ini dari awal, Anda dapat menyalin dan menempelkan langkah kirim email sebelumnya. Lalu pilih langkah baru untuk melakukan penyesuaian.

Untuk mengirim balasan dalam percakapan email asli, aktifkan “Kirim dalam rangkaian” dan tautkan dengan langkah email Anda sebelumnya.

Lanjutkan automasi email

Mengirim email tidak harus menjadi langkah terakhir dalam automasi Anda. Setelah email terkirim, Anda dapat terus membuat alur, misalnya dengan memperbarui transaksi atau kontak terkait, atau membuat aktivitas tindak lanjut untuk tim Anda.

Jika Anda mengalami masalah saat mengirim email, kunjungi panduan pemecahan masalah kami.