Basis Pengetahuan

Proses penjualan sering melibatkan tugas-tugas berulang seperti mengirim pemberitahuan kepada anggota tim atau berkomunikasi dengan prospek. Mengotomatisasi tindak lanjut email dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan keterlibatan pelanggan, dan meminimalkan kesalahan.

Pertama, Anda harus membuat otomatisasi dan memilih peristiwa pemicu berdasarkan skenario di mana Anda ingin memicu pengiriman email. Penting untuk menerapkan kondisi yang tepat untuk situasi yang lebih spesifik di mana email harus dikirim.

Setelah pemicu didefinisikan, pilih tindakan email: Anda dapat memilih baik Kirim email atau Kirim email menggunakan template untuk menjalankan komunikasi.

Kirim email

Ketika menggunakan tindakan Kirim email, Anda harus memilih bidang dan pengaturan yang diinginkan.

• Memilih audiens adalah salah satu langkah paling penting dan memilih penerima email sangat penting. Anda dapat melakukannya dari bidang “Ke”, memutuskan apakah akan mengirim email ke pelanggan, tim internal, mitra, dll.
• Untuk subjek email, Anda dapat memasukkan teks secara manual atau menggunakan placeholder bidang untuk menyisipkan informasi yang relevan secara otomatis, seperti judul kesepakatan, berdasarkan pemicu otomatisasi.
• Jika Anda memiliki beberapa kotak masuk email yang disinkronkan di Pipedrive, Anda dapat memilih alamat email pengirim dari bidang “Dari”.
• Bidang CC dan Bcc memungkinkan Anda untuk menentukan penerima salinan karbon dan salinan karbon buta dari email, masing-masing.
• Anda juga dapat menambahkan tanda tangan email (jika sebelumnya diatur dalam pengaturan sinkronisasi email) dan mengaktifkan pelacakan pembukaan email.

Kemudian, Anda harus secara manual menyusun konten email dan simpan perubahan.

Kirim email menggunakan template

Tindakan Kirim email menggunakan template secara dekat dengan tindakan Kirim email tetapi menawarkan opsi tambahan untuk pengaturan template email.

Saat menyiapkan template, Anda dapat menambahkan bidang untuk prospek, deal, proyek, dan organisasi. Jika template memiliki bidang dan Anda memilihnya, otomatisasi akan secara otomatis mengisikan bidang-bidang tersebut ke dalam badan email.

Selain itu, jika template Anda menyertakan link, Anda dapat mengkonfigurasi pelacakan link pada tahap ini.

Otomatisasi email lanjutan

Anda dapat menggunakan langkah Delay dan Tunggu kondisi untuk membuat otomatisasi yang lebih kompleks. Ini memungkinkan email dikirim nanti - bukan segera - setelah pemicu atau peristiwa terjadi.

Langkah Penundaan

Untuk mengirim pesan tindak lanjut atau pengingat ganda kepada anggota tim atau prospek melalui otomatisasi, gunakan langkah Penundaan.

Tentukan interval waktu dalam hari atau jam sebelum mengonfigurasi tindakan email berikutnya.

Langkah Tunggu Kondisi

Gunakan opsi Tunggu kondisi untuk menjalankan langkah setelah pemicu atau tindakan tertentu terjadi.

Aplikasi praktis dari langkah ini adalah mengirim email lain setelah pelanggan Anda berinteraksi dengan email pertama yang Anda kirim. Anda dapat mengonfigurasinya untuk dipicu jika email menerima balasan atau tautan di dalamnya diklik.

Kemudian, tentukan durasi (batas waktu) untuk otomatisasi menunggu peristiwa. Periode menunggu yang panjang mungkin tidak bermanfaat, karena pendekatan personal mungkin diperlukan.

Pengiriman Email Pasca

Untuk menyimpan catatan informasi yang dikirim melalui email, Anda dapat menambahkan sebuah catatan atau membuat sebuah kegiatan yang terkait dengan email otomatis.

Contohnya, jika penerima menerima informasi penting melalui email otomatis, seperti tautan untuk penawaran dengan harga khusus, Anda mungkin ingin mencatat hal ini untuk orang yang terkait dengan penawaran tersebut.

Untuk melakukannya, pilih tindakan catatan untuk orang yang sudah menerima email Anda, dan sorotlah kepentingan acara dalam catatan itu.

Untuk membuat sebuah kegiatan, seperti menetapkan tugas atau panggilan setelah menerima balasan email, tambahkan tindakan kegiatan setelah langkah Tunggu sampai kondisi yang Anda tetapkan untuk balasan email.

Anda dapat menentukan nama, jenis, dan waktu penciptaan kegiatan.