Basis Pengetahuan

Database Anda adalah salah satu sumber daya yang paling berharga dalam perusahaan Anda. Namun, seiring waktu, beberapa informasi cenderung menjadi tidak terkini, dan tidak menjaga keberlangsungan dan kualitas database Anda dapat menghabiskan uang dan klien perusahaan Anda.

Pemeliharaan rutin database Anda meningkatkan efisiensi dan memungkinkan Anda mencapai tingkat konversi yang lebih tinggi. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu mengosongkan ruang dan menjaga agar akun Anda berjalan lancar.

Menghapus item

Cara paling efektif untuk mengosongkan ruang di akun Anda adalah dengan menghapus data yang tidak lagi diperlukan. Anda dapat menghapus item individu dalam tampilan detailnya, atau secara massal menggunakan tampilan daftar.

Menghapus dengan tampilan detail

Untuk menghapus satu item tunggal di Pipedrive (prospek, penawaran, kontak, produk, proyek), buka tampilan detail dan klik "..." > Hapus.

Menghapus dengan tampilan daftar

Jika Anda ingin menghapus sebuah aktivitas, atau menghapus item secara massal, buka tampilan daftar dan pilih item yang ingin Anda hapus, kemudian klik ikon tempat sampah.

Anda dapat membuat dan menerapkan filter dalam tampilan daftar jika Anda ingin menentukan item yang akan dihapus, daripada memilihnya secara individual.

Menghapus bidang kustom dan laporan

Bidang kustom dan laporan keduanya terkena batasan penggunaan, jadi penting untuk mengetahui cara menghapusnya untuk manajemen penyimpanan.

Bidang kustom

Buka Pengaturan > Bidang Data, cari bidang yang diinginkan dan klik ”...“ > Hapus.

Laporan

Buka Insights Anda, pilih laporan yang diinginkan, dan klik ”...“ > Hapus dari laporan Anda.

Mengelola penawaran

Ada beberapa tindakan yang tersedia untuk penawaran yang terkait dengan manajemen data yang tidak dimiliki item lain. Hal ini bisa menjadi penting, terutama karena jumlah penawaran terbuka yang bisa Anda miliki dipengaruhi oleh batasan penggunaan.

Mengkonversi penawaran menjadi prospek

Jika Anda memiliki kelebihan penawaran terbuka di akun Anda dan perlu menghapus beberapa untuk membuat ruang untuk penawaran baru, Anda dapat memindahkan penawaran tersebut ke dalam kotak masuk Prospek Anda.

Anda bisa melakukan ini dengan dua cara:

• dari tampilan detail penawaran

• dari tampilan daftar
  

Membuka kembali penawaran

Jika Anda telah menghapus penawaran dan ingin menambahkannya kembali ke akun Anda, mulailah dengan menerapkan filter untuk semua penawaran yang dihapus.

Lalu pilih penawaran yang diinginkan dan, di tampilan detail, klik "Buka kembali."

Status Penawaran

Menyimpan penawaran yang dimenangkan dan kalah terbuka memengaruhi laporan dan statistik Anda karena mereka dihitung terhadap penyimpanan penawaran Anda.

Jika penawaran Anda sudah dimenangkan atau kalah, kami sarankan menandainya sesuai. Anda bisa melakukan ini dengan dua cara berbeda:

• Tampilan detail

• Tampilan daftar

Mengelola duplikat

Cara lain yang bagus untuk mengoptimalkan data Anda dan membebaskan ruang adalah dengan menghapus atau menggabungkan duplikat.

Gabungkan dalam tampilan detail

Transaksi dan kontak dapat digabungkan dalam tampilan detail dengan mengklik "...“ > Gabungkan.

Ketik nama transaksi atau kontak yang ingin Anda gabungkan, atau beberapa huruf pertama untuk melihat opsi pengisian otomatis.

Setelah Anda memilih item yang akan digabungkan, pilih item mana yang akan terus ada di akun Anda dengan menggunakan gelembung simpan data ini, kemudian klik "Preview."

Anda akan melihat pratinjau item baru Anda, termasuk data yang telah digabungkan ke dalamnya.

Misalnya, transaksi ini sebelumnya tidak memiliki aktivitas terkait, tetapi sekarang memiliki satu aktivitas dari transaksi lain.

Klik "Gabung." untuk mengonfirmasi perubahan.

Alat gabungan duplikat

Anda juga dapat menggabungkan kontak dengan pergi ke Alat dan aplikasi > Gabungkan duplikat.

Setelah Anda mengklik "Preview." Anda akan dibawa ke jendela pratinjau yang sama dengan alat gabungan dalam tampilan detail.

Catatan

Anda dapat menggunakan catatan sebagai pengganti kolom kustom untuk menghemat ruang juga.

Sebagai contoh, daripada membuat kolom kustom teks untuk deskripsi klien, Anda dapat menambahkan informasi tersebut sebagai catatan.