Basis Pengetahuan

Database Anda adalah salah satu sumber daya paling berharga dalam perusahaan Anda. Namun, seiring waktu beberapa informasi kemungkinan akan kadaluwarsa, dan tidak menjaga kesehatan dan kualitas database Anda bisa menyebabkan perusahaan Anda kehilangan uang dan klien.

Pemeliharaan rutin dari database Anda meningkatkan efisiensi dan memungkinkan Anda mencapai tingkat konversi yang lebih tinggi, jadi berikut adalah beberapa tips untuk membantu membebaskan ruang dan menjaga agar akun Anda tetap berjalan lancar.

Menghapus item

Cara paling efektif untuk mengosongkan ruang di akun Anda adalah dengan menghapus data yang tidak diperlukan lagi. Anda dapat menghapus item secara individual dalam tampilan detail mereka, atau secara massal menggunakan tampilan daftar.

Menghapus dengan tampilan detail

Untuk menghapus satu item di Pipedrive (prospek, kesepakatan, kontak, produk, proyek,) pergi ke tampilan detail dan klik ”...“ > Delete.

Menghapus dengan tampilan daftar

Jika Anda ingin menghapus sebuah kegiatan, atau menghapus item secara massal, pergi ke tampilan daftar Anda dan pilih item yang ingin Anda hapus lalu klik ikon tong sampah.

Anda dapat membuat dan menerapkan filter di tampilan daftar jika Anda ingin menentukan item mana yang akan dihapus, daripada memilihnya satu per satu.

Menghapus bidang khusus dan laporan

Bidang khusus dan laporan keduanya terpengaruh oleh batasan penggunaan, jadi penting untuk mengetahui cara menghapusnya untuk pengelolaan penyimpanan.

Bidang khusus

Pergi ke Pengaturan > Bidang Data, temukan bidang yang diinginkan dan klik ”...“ > Hapus.

Laporan

Pergi ke Insights Anda, pilih laporan yang diinginkan dan klik ”...“ > Hapus dari laporan Anda.

Mengelola penawaran

Ada beberapa tindakan yang tersedia untuk penawaran yang berkaitan dengan manajemen data yang tidak dimiliki item lain. Ini bisa menjadi penting, terutama karena jumlah penawaran terbuka yang dapat Anda miliki dipengaruhi oleh batasan penggunaan.

Mengkonversi penawaran menjadi prospek

Jika Anda memiliki kelebihan penawaran terbuka di akun Anda dan perlu menghapus beberapa untuk memberi ruang bagi penawaran baru, Anda dapat memindahkan penawaran tersebut ke kotak masuk Prospek Anda.

Anda dapat melakukan ini dengan dua cara:

• dari tampilan detail penawaran

• dari tampilan daftar
  

Membuka kembali penawaran

Jika Anda telah menghapus penawaran dan ingin menambahkannya kembali ke akun Anda, mulailah dengan menerapkan filter untuk semua penawaran yang dihapus.

Lalu pilih penawaran yang diinginkan dan, di tampilan detail, klik ”Buka kembali.“

Status penawaran

Menyimpan penawaran yang dimenangkan dan yang hilang terbuka memengaruhi laporan dan statistik Anda karena mereka dihitung menuju penyimpanan penawaran Anda.

Jika penawaran Anda sudah dimenangkan atau kehilangan, kami menyarankan untuk menandainya. Anda bisa melakukan ini dengan dua cara yang berbeda:

• Tampilan detail

• Tampilan daftar

Mengelola Duplikat

Cara lain yang baik untuk menyederhanakan data Anda dan membebaskan ruang adalah dengan menghapus atau menggabungkan duplikat.

Tampilan penggabungan detail

Kesepakatan dan kontak dapat digabungkan dalam tampilan detail dengan mengklik ”...“ > Gabung.

Ketik nama kesepakatan atau kontak yang ingin Anda gabungkan, atau beberapa huruf pertama untuk melihat opsi autofill.

Setelah Anda memilih item untuk digabungkan, pilih item mana yang akan terus ada di akun Anda dengan menggunakan gelembung simpan data ini, kemudian klik ”Pratinjau.“

Anda akan melihat pratinjau item baru Anda, termasuk data yang telah digabungkan ke dalamnya.

Misalnya, kesepakatan ini sebelumnya tidak memiliki aktivitas yang terhubung, tetapi sekarang memiliki satu dari kesepakatan lain.

Klik ”Gabung“ untuk mengonfirmasi perubahan.

Alat Penggabungan Duplikat

Anda juga dapat menggabungkan kontak dengan pergi ke Alat dan aplikasi > Gabungkan duplikat.

Setelah Anda klik ”Pratinjau,“ Anda akan dibawa ke jendela pratinjau yang sama dengan alat penggabungan tampilan detail.

Catatan

Anda dapat menggunakan catatan sebagai pengganti kolom kustom untuk menghemat ruang juga.

Sebagai contoh, daripada membuat kolom kustom teks untuk deskripsi klien, Anda dapat menambahkan informasi tersebut sebagai catatan.