Basis Pengetahuan

Basis data Anda adalah salah satu sumber daya yang paling berharga di dalam perusahaan Anda. Namun, seiring berjalannya waktu, beberapa informasi pasti akan menjadi usang, dan gagal menjaga kesehatan dan kualitasnya dapat biaya perusahaan Anda uang dan klien.

Pemeliharaan basis data yang rutin meningkatkan efisiensi dan memungkinkan Anda mencapai tingkat konversi yang lebih tinggi, jadi berikut beberapa tips untuk membantu membebaskan ruang dan menjaga akun Anda berjalan dengan lancar.

Menghapus item

Cara yang paling efektif untuk membebaskan ruang di akun Anda adalah dengan menghapus data yang tidak lagi diperlukan. Anda dapat menghapus item individu di tampilan detail mereka atau secara massal menggunakan tampilan daftar.

Menghapus di tampilan detail

Untuk menghapus satu item di Pipedrive (lead, kesepakatan, kontak, produk, proyek), pergi ke tampilan detail dan klik ”...“ > Hapus.

Menghapus di tampilan daftar

Jika Anda ingin menghapus lead, kesepakatan, kontak, produk, atau aktivitas secara massal, pergi ke tampilan daftar item yang tersedia, pilih item yang ingin Anda hapus, dan kemudian klik ikon tempat sampah.

Jika Anda ingin menentukan item mana yang akan dihapus daripada memilihnya satu per satu, Anda dapat membuat dan menerapkan filter di tampilan daftar.

Pengarsipan tawaran dan prospek

Pengarsipan memungkinkan Anda menghapus prospek dan tawaran yang tidak aktif dari tampilan aktif Anda tanpa kehilangan data historis, membantu Anda tetap fokus dan meningkatkan kinerja sistem.

Anda dapat mengarsipkan tawaran atau prospek yang tidak lagi dikelola secara aktif. Berikut adalah skenario umum:

• Tidak aktif untuk waktu yang lama
• Ditutup atau usang
• Prioritas rendah atau nilai rendah
• Untuk pencatatan

Pelajari cara mengarsipkan tawaran dan prospek di artikel ini.

Menghapus bidang kustom dan laporan

Batas penggunaan berdampak pada bidang kustom dan laporan, jadi penting untuk mengetahui cara menghapusnya untuk pengelolaan penyimpanan.

Bidang kustom

Buka menu akun di sudut kanan atas, pergi ke Preferensi pribadi > Bidang data, temukan bidang yang diinginkan dan klik ”...“ > Hapus.

Laporan

Pergi ke Wawasan, pilih laporan yang diinginkan dan klik ”...“ > Hapus.

Mengelola kesepakatan

Ada beberapa tindakan yang tersedia untuk kesepakatan yang terkait dengan manajemen data yang tidak dimiliki item lain. Ini bisa menjadi penting, terutama karena jumlah kesepakatan terbuka atau prospek dan kesepakatan yang dapat Anda miliki dipengaruhi oleh batas penggunaan.

Mengubah kesepakatan menjadi prospek

Jika Anda memiliki kelebihan kesepakatan terbuka di akun Anda yang tidak aktif tetapi masih menunjukkan potensi, Anda dapat mengubah kesepakatan tersebut menjadi prospek dan menyimpannya di Kotak Masuk Prospek Anda.

Anda dapat melakukan ini dengan dua cara:

• Dari tampilan detail kesepakatan:

• Dari tampilan daftar kesepakatan:

Mengembalikan kesepakatan

Jika Anda telah menghapus kesepakatan dan ingin menambahkannya kembali ke akun Anda, mulailah dengan menerapkan filter untuk semua kesepakatan yang dihapus.

Kemudian pilih kesepakatan yang diinginkan dan, dalam tampilan detail, klik ”Pulihkan“.

Status kesepakatan

Menjaga kesepakatan yang dimenangkan dan yang hilang terbuka mempengaruhi laporan dan statistik Anda karena mereka dihitung dalam penyimpanan kesepakatan Anda.

Jika kesepakatan Anda sudah dimenangkan atau hilang, kami sarankan untuk menandai mereka sesuai. Anda dapat melakukan ini dengan dua cara yang berbeda:

• Tampilan detail

• Tampilan daftar

Apa yang dimaksud dengan ”kesepakatan terbuka” dan ”prospek dan kesepakatan”?

Sebuah kesepakatan terbuka merujuk pada kesepakatan yang belum dimenangkan, hilang, atau dihapus. Ini berlaku untuk akun perusahaan yang dibuat sebelum 29 Mei 2025.

Prospek dan kesepakatan merujuk pada jumlah total prospek dan kesepakatan yang digabungkan yang belum diarsipkan atau dihapus. Ini berlaku untuk akun yang dibuat dari 29 Mei 2025.

Pelajari lebih lanjut tentang batas prospek dan kesepakatan dalam artikel ini.

Mengelola duplikat

Cara hebat lainnya untuk merampingkan data Anda dan mengosongkan ruang adalah dengan menghapus atau menggabungkan duplikat.

Pandangan detail penggabungan

Kesepakatan dan kontak dapat digabungkan di tampilan detail dengan mengklik ”...“ > Gabungkan.

Ketik nama kesepakatan atau kontak yang ingin Anda gabungkan, atau beberapa huruf pertama untuk melihat opsi pengisian otomatis.

Setelah Anda memilih item untuk digabungkan, pilih item mana yang akan tetap ada di akun Anda dengan menggunakan gelembung pertahankan data ini, kemudian klik ”Pratampil“.

Anda akan melihat pratinjau item baru Anda, termasuk data yang telah digabungkan ke dalamnya.

Misalnya, kesepakatan ini tidak memiliki aktivitas terkait sebelumnya, tetapi sekarang memiliki satu dari kesepakatan lain.

Klik ”Gabungkan“ untuk mengonfirmasi perubahan.

Alat penggabungan duplikat

Anda juga dapat menggabungkan kontak dengan membuka menu akun di sudut kanan atas dan pergi ke Alat dan aplikasi > Gabungkan duplikat.

Setelah Anda mengklik ”Pratampil,“ Anda akan dibawa ke jendela pratinjau yang sama seperti alat penggabungan tampilan detail.

Catatan

Anda dapat menggunakan catatan sebagai pengganti bidang kustom untuk menghemat ruang juga.

Misalnya, daripada membuat bidang kustom teks untuk deskripsi klien, Anda dapat menambahkan informasi tersebut sebagai catatan.