Kunnskapsbase

Salgsprosesser innebærer ofte gjentagende oppgaver som å sende varsler til teammedlemmer eller kommunisere med leads. Automatisering av e-postoppfølging kan øke effektiviteten, øke kundens engasjement og minimere feil.

Først må du opprette en automatisering og velge et triggerhendelse basert på scenarioene der du ønsker å utløse e-postutsending. Det er viktig å bruke nøyaktige betingelser for mer spesifikke situasjoner der e-poster skal sendes.

Når triggeren er definert, velg e-posthandlinger: du kan velge enten Send e-post eller Send e-post ved hjelp av mal for å utføre kommunikasjonen.

Send e-post

Når du bruker handlingen Send e-post, må du velge ønskede felt og innstillinger.

• Å velge målgruppen er en av de viktigste trinnene, og det er avgjørende å velge e-postmottakerne. Dette kan gjøres fra feltet for «Til», og du bestemmer om e-posten skal sendes til kunder, interne team, partnere osv.
• For e-postemnet kan du manuelt skrive inn tekst eller bruke et feltplassholder for å automatisk sette inn relevant informasjon, som for eksempel en avtaleoverskrift, basert på automasjonstriggeren.
• Hvis du har flere e-postbokser synkronisert i Pipedrive, kan du velge avsenderadressen fra feltet for «Fra».
• CC- og Bcc-feltene lar deg spesifisere mottakere for kopi og blindkopi av e-posten, henholdsvis.
• Du kan også legge til en e-postsignatur (hvis den er tidligere satt opp i e-postsynkroniseringsinnstillingene) og aktivere e-poståpningssporing.
  

Deretter må du manuelt skrive e-postinnholdet og lagre endringene.

Send e-post ved hjelp av mal

Handlingen Send e-post ved hjelp av mal ligner på handlingen Send e-post, men tilbyr tilleggsalternativer for oppsett av e-postmal.

Når du setter opp en mal, kan du legge til felt for leads, avtaler, prosjekter og organisasjoner. Hvis malen har felt og du velger dem, vil automatiseringen automatisk fylle inn disse feltene i e-postteksten.

I tillegg, hvis malen din inneholder en lenke, kan du konfigurere lenkesporing på dette stadiet.

Avanserte e-postautomatiseringer

Du kan bruke trinnene for Forsinkelse og Vent på betingelse for å lage mer komplekse automatiseringer. Dette lar e-poster sendes senere - i stedet for umiddelbart - etter at en trigger eller hendelse har skjedd.

Forsinkelse trinn

For å sende oppfølgingsmeldinger eller flere påminnelser til teammedlemmer eller potensielle kunder gjennom automatiseringer, bruk Forsinkelse trinn.

Bestem tidsintervallet i dager eller timer før du konfigurerer den påfølgende e-posthandlingen.

Vent på betingelse trinn

Bruk alternativet Vent på betingelse for å utføre trinnet etter at en spesifisert trigger eller handling har skjedd.

En praktisk anvendelse av dette trinnet er å sende en annen e-post når kundene dine samhandler med den første e-posten du sendte. Du kan konfigurere den til å utløses hvis e-posten mottar et svar eller en lenke i den blir klikket på.

Deretter, spesifiser varigheten (tidsbegrensning) for automatiseringen for å vente på hendelsen. En forlenget ventetid kan ikke være gunstig, da en personlig tilnærming kan være nødvendig.

Post-e-postlevering

For å beholde en registrering av informasjonen sendt via e-post, kan du legge til en notat eller opprette en aktivitet knyttet til den automatiske e-posten.

For eksempel, hvis en mottaker mottar betydelig informasjon via en automatisert e-post, for eksempel en lenke til et spesialtilbud, kan du ønske å notere dette for kontaktpersonen knyttet til avtalen.

For å gjøre dette, velg en notat handling for kontaktpersonen som allerede har mottatt e-postene dine, og fremhev viktigheten av hendelsen i notatet.

For å opprette en aktivitet, for eksempel å sette opp en oppgave eller samtale etter å ha mottatt en e-postrespons, legg til en aktivitet handling etter Vent på betingelse-trinnet du etablerte for e-postrespons.

Du kan spesifisere aktivitetens navn, type og opprettelsestidspunkt.