Kunnskapsbase

Med Automatiseringer kan du sende e-poster automatisk basert på hendelser i salgsprosessen, for eksempel når en salgsavtale flyttes til en ny fase eller et lead opprettes.

Automatiserte e-poster sendes via tilkoblede e-postkontoer. Avhengig av hvordan automatiseringen er konfigurert, kan e-poster sendes fra eieren av automatiseringen, eieren av elementet, brukeren som utløser automatiseringen eller en tilkoblet Team Inbox.

Sett opp en e-postautomatisering

Åpne kontomenyen og gå til Verktøy og apper > Automatiseringer, og klikk deretter på «+ Automatisering».

Velg en utløserhendelse og legg til betingelser for å avgrense når e-posten skal sendes.

Når utløseren er klar, går du til Utfør en handling > Send e-post.

Velg mottaker og avsender

Bruk feltet «Til» til å angi hvem som mottar e-posten. Du kan legge til forhåndsdefinerte mottakere eller sette inn bestemte e-postadresser.

Bruk feltet «Avsenderkonto» til å velge hvem e-posten sendes fra. Avhengig av oppsettet ditt kan du velge mellom:

• Eier av automatiseringen – sender fra den tilkoblede e-postkontoen til eieren av automatiseringen
• Eier av elementet – sender fra standard e-postkontoen til elementets nåværende eier
• Utløsende bruker – sender fra standardkontoen til brukeren som utløste automatiseringen
• Team Inbox – sender fra en tilkoblet Team Inbox-konto

Eier av elementet og utløsende bruker er dynamiske avsenderalternativer, noe som betyr at avsenderen bestemmes når automatiseringen kjører. Den relevante brukeren må ha en personlig e-postkonto koblet til Pipedrive og satt som standard e-postkonto. Hvis ikke, vil automatiseringen mislykkes i trinnet for e-postsending.

Hvis du vil ha mer informasjon om avsenderalternativer og standard e-postkontoer, kan du se E-postavsendere i automatiseringer.

Hvis svar skal sendes til en annen adresse enn avsenderadressen, åpner du menyen «Legg til felter» og velger «Svar til-e-postadresse» for å legge til én eller flere e-postadresser. En automatisering kan for eksempel sende en e-post fra én konto, samtidig som svar sendes til salgsavtaleeieren eller et annet teammedlem som er ansvarlig for samtalen.

Fra menyen Legg til felter kan du også legge til Kopi- og Blindkopi-mottakere for levering av kopi og blindkopi.

Send med en mal

Velg fanen «Mal», og velg deretter malen du vil bruke. Du kan forhåndsvise hele e-postinnholdet for å enklere velge riktig mal.

Hvis malen inneholder flettefelter for salgsavtaler, leads, prosjekter, personer eller organisasjoner, må du koble dem til de relevante elementene i automatiseringen. Dette forteller automatiseringen hvor den skal hente dataene som brukes til å fylle ut hvert flettefelt.

Hvis malen for eksempel inneholder flettefelter for salgsavtaler, kobler du salgsavtalen i e-postmalen til salgsavtalen du vil at automatiseringen skal bruke. Hvis mer enn ett samsvarende element er tilgjengelig, velger du det du vil bruke for e-posten.

Skriv fra bunnen av

Velg fanen «Skriv» for å skrive e-posten selv i stedet for å bruke en mal.

Skriv inn e-postemnet og utform e-postteksten.

Du kan også bruke flettefelter til å sette inn informasjon fra elementer som allerede brukes i automatiseringen. Hvis automatiseringen for eksempel utløses fra en salgsavtale, kan du automatisk legge til detaljer som navnet på salgsavtalens kontaktperson, salgsavtaletittel, salgsavtaleeier og annen salgsavtaleinformasjon i e-posten.

For at e-posten skal vises i riktige detaljvisninger etter sending, klikker du på «+ Legg til felter» og velger de koblede elementene du vil at den skal vises i. Hvis du for eksempel kobler e-posten til en salgsavtale, sikrer du at den vises i detaljvisningen for den salgsavtalen.

Spor engasjement og legg til en signatur

Under e-postteksten finner du tre avmerkingsbokser som gjelder enten du skriver en e-post eller bruker en mal:

• Spor e-poståpning – varsler deg når mottakeren åpner e-posten
• Spor lenkeåpning – varsler deg når mottakeren klikker på en lenke i e-posten
• Bruk e-postsignatur – legger til signaturen som er konfigurert i innstillingene for e-postsynkronisering

Når du er klar, klikker du på «Bruk handling».

Styr når e-posten sendes

Du kan kombinere handlingen send e-post med andre automatiseringstrinn for å styre nøyaktig når meldingen sendes, eller hva som skjer etter at den er sendt. Gå til Neste trinn > Vent, og velg deretter en ventetype.

Legg til en forsinkelse

Velg fra rullegardinmenyen hvor lenge forsinkelsen skal vare, i minutter, timer, dager eller uker. Hvis du valgte dager eller uker, kan du også angi et tidspunkt for når forsinkelsen skal avsluttes.

Legg til vent på en hendelse

Velg en hendelse som skal overvåkes, for eksempel e-post oppdatert, og definer deretter betingelsen som skal utløse neste trinn.

Deretter angir du tidsgrensen for hvor lenge automatiseringen skal vente på den angitte hendelsen.

Svar i en eksisterende samtale

En vanlig måte å følge opp på er å legge til et vent på en hendelse-trinn etter den første e-posten, og deretter sende en ny e-post hvis mottakeren ikke svarer innen en angitt tidsperiode.

Du kan angi neste e-posttrinn ved å gå til Utfør en handling > Send e-post. Hvis du ikke vil bygge dette trinnet fra bunnen av, kan du kopiere og lime inn det forrige send e-post-trinnet. Velg deretter det nye trinnet for å gjøre justeringer.

For å sende svaret i samtalen til den opprinnelige e-posten slår du på «Send i tråd» og kobler det til det forrige e-posttrinnet.

Fortsett e-postautomatiseringen

Å sende en e-post trenger ikke å være det siste trinnet i automatiseringen. Når den er sendt, kan du fortsette å bygge, for eksempel ved å oppdatere den relaterte salgsavtalen eller personen, eller opprette en oppfølgingsaktivitet for teamet.

Hvis du har problemer med å sende e-poster, kan du besøke feilsøkingsveiledningen vår.