Kunnskapsbase

Databasen din er en av de mest verdifulle ressursene innen selskapet ditt. Imidlertid blir noe informasjon etter hvert utdatert, og manglende vedlikehold av helsen og kvaliteten til databasen din kan koste selskapet penger og kunder.

Regelmessig vedlikehold av databasen din øker effektiviteten og lar deg oppnå høyere konverteringsfrekvenser, så her er noen tips som kan hjelpe deg med å frigjøre plass og holde kontoen din kjørende jevnt.

Slette elementer

Den mest effektive måten å frigjøre plass i kontoen din på er å slette data som ikke lenger er nødvendig. Du kan slette individuelle elementer i detaljvisninger, eller i bulk ved å bruke listen.

Sletting med detaljvisning

For å slette et enkelt element i Pipedrive (lead, deal, kontakt, produkt, prosjekt), gå til detaljvisningen og klikk på ”...“ > Slett.

Sletting med listevisning

Hvis du vil slette en aktivitet, eller slette elementer i bulk, gå til listevisningen og velg elementene du vil slette, og klikk deretter på søppelbøtte-ikonet.

Du kan opprette og bruke filtre i listevisningen hvis du vil spesifisere hvilke elementer som skal slettes, i stedet for å velge dem individuelt.

Slette egendefinerte felt og rapporter

Egendefinerte felt og rapporter påvirkes begge av bruksbegrensninger, så det er viktig å vite hvordan du sletter dem for lagringsstyring.

Egendefinerte felt

Gå til Innstillinger > Datamapper, finn det ønskede feltet og klikk på "..." > Slett.

Rapporter

Gå til dine Innsikter, velg den ønskede rapporten og klikk på "..." > Fjern fra rapportene dine.

Håndtering av avtaler

Det er noen handlinger tilgjengelige for avtaler relatert til datalagring som andre elementer ikke har. Dette kan være viktig, spesielt siden antallet åpne avtaler du kan ha, påvirkes av bruksgrenser.

Konvertering av avtaler til leads

Hvis du har et overskudd av åpne avtaler på kontoen din og trenger å fjerne noen for å gjøre plass til nye avtaler, kan du flytte disse avtalene til innboksen din for leads.

Du kan gjøre dette på to måter:

• fra detaljvisningen av avtalen

• fra listebildet
  

Gjenåpne avtaler

Hvis du har slettet avtaler og vil legge dem tilbake i kontoen din, kan du starte med å bruke filteret for alle slettede avtaler.

Velg deretter ønsket avtale og klikk på "Gjenåpne" i detaljvisningen.

Avtalestatus

Å holde vunnete og tapte avtaler åpne påvirker rapportene og statistikken din, ettersom de teller mot lagringsplassen for avtalene dine.

Hvis avtalene dine allerede er vunnet eller tapt, anbefaler vi å merke dem deretter. Du kan gjøre dette på to forskjellige måter:

• Detaljvisning

• Listevisning

Håndtering av duplikater

Enda en flott måte å strømlinjeforme dataene dine og frigjøre plass på er å fjerne eller slå sammen duplikater.

Detaljvisning av sammenslåing

Avtaler og kontakter kan slås sammen i detaljvisningen ved å klikke på ”...“ > Merge.

Skriv inn navnet på avtalen eller kontakten du vil slå sammen med, eller de første bokstavene for å se autofullføring-alternativene.

Etter at du har valgt et element å slå sammen med, velg hvilket element som skal fortsette å eksistere i kontoen din ved å bruke boblen keep this data, deretter klikker du på ”Forhåndsvisning.“

Du vil se en forhåndsvisning av ditt nye element, inkludert data som er slått sammen i det.

For eksempel hadde ikke denne avtalen noen tilknyttede aktiviteter tidligere, men nå har den en fra den andre avtalen.

Klikk ”Merge“ for å bekrefte endringene.

Verktøy for sammenslåing av duplikater

Du kan også slå sammen kontakter ved å gå til Verktøy og apper > Slå sammen duplikater.

Etter at du har klikket på ”Forhåndsvisning,“ vil du bli tatt til det samme forhåndsvisningsvinduet som detaljvisning av sammenslåingsverktøyet.

Notater

Du kan også bruke notater i stedet for egendefinerte felt for å spare plass.

For eksempel kan du legge til informasjon som notat i stedet for å opprette et egendefinert tekstfelt for kundedetaljer.