Kunnskapsbase

Databasen din er en av de mest verdifulle ressursene i firmaet ditt. Over tid vil imidlertid noe informasjon uunngåelig bli utdatert, og manglende vedlikehold av dens kvalitet og tilstand kan koste firmaet ditt penger og kunder.

Regelmessig vedlikehold av databasen øker effektiviteten og lar deg oppnå høyere konverteringsrater, så her er noen tips for å hjelpe deg med å frigjøre plass og holde kontoen din i god stand.

Slette elementer

Den mest effektive måten å frigjøre plass i kontoen din på, er å slette data som ikke lenger er nødvendig. Du kan slette individuelle elementer i deres detaljvisninger eller i bulk ved å bruke listevisningen.

Sletting i detaljvisning

For å slette et enkelt element i Pipedrive (lead, salgsavtale, kontakt, produkt, prosjekt), gå til detaljvisningen og klikk på ”...“ > Slett.

Sletting i listevisning

Hvis du vil slette leads, avtaler, kontakter, produkter eller aktiviteter i bulk, gå til den dedikerte elementlisten, velg elementene du vil slette, og klikk deretter på søppelbøtte-ikonet.

Hvis du vil spesifisere hvilke elementer som skal slettes i stedet for å velge dem individuelt, kan du opprette og bruke filtre i listevisningen.

Arkivering av avtaler og leads

Arkivering lar deg fjerne inaktive leads og avtaler fra din aktive visning uten å miste historiske data, noe som hjelper deg med å holde fokus og forbedre systemytelsen.

Du kan arkivere enhver salgsavtale eller lead som ikke lenger administreres aktivt. Her er vanlige scenarioer:

• Inaktiv i lang tid
• Lukket eller foreldet
• Lavprioritert eller lavverdig
• For arkivering

Lær hvordan du arkiverer avtaler og leads i denne artikkelen.

Slette egendefinerte felt og rapporter

Bruksgrenser påvirker både egendefinerte felt og rapporter, så det er viktig å vite hvordan man sletter dem for lagringsadministrasjon.

Egendefinerte felt

Åpne konto-menyen øverst til høyre, gå til Personlige preferanser > Datafelt, finn det ønskede feltet og klikk ”...“ > Slett.

Rapporter

Gå til dine Innsikter, velg den ønskede rapporten og klikk ”...“ > Slett.

Håndtering av avtaler

Det finnes enkelte handlinger for salgsavtaler knyttet til databehandling som andre elementer ikke har. Dette kan være viktig, spesielt siden antallet åpne salgsavtaler eller leads og salgsavtaler du kan ha påvirkes av bruksgrenser.

Konvertering av avtaler til leads

Hvis du har et overskudd av åpne avtaler i kontoen din som ikke er aktive, men fortsatt viser potensial, kan du konvertere disse avtalene til leads og beholde dem i din Leads Inbox.

Du kan gjøre dette på to måter:

• Fra detaljvisningen av avtalen:

• Fra listevisningen av avtalen:

Gjenoppretting av avtaler

Hvis du har slettet avtaler og ønsker å legge dem tilbake i kontoen din, begynner du med å bruke filteret for alle slettede avtaler.

Deretter velger du den ønskede avtalen og klikker på ”Gjenopprett“ i detaljvisningen.

Avtalestatus

Å holde vunnet og tapt avtaler åpne påvirker rapportene og statistikken din siden de telles med i avtalespeilingen.

Hvis salgsavtalene dine allerede er vunnet eller tapt, anbefaler vi å merke dem deretter. Du kan gjøre dette på to forskjellige måter:

• Detaljvisning

• Listevisning

Hva betyr ”åpne avtaler” og ”leads og avtaler”?

En åpen salgsavtale refererer til en salgsavtale som ikke er vunnet, tapt eller slettet. Dette gjelder for firmakontoer som er opprettet før 29. mai 2025.

Leads og salgsavtaler refererer til det totale antallet leads og salgsavtaler som ikke er arkivert eller sletta. Dette gjelder for kontoer opprettet fra 29. mai 2025.

Lær mer om lead- og avtalegrenser i denne artikkelen.

Håndtering av duplikater

En annen flott måte å strømlinjeforme dataene dine og frigjøre plass på er å fjerne eller slå sammen duplikater.

Detaljvisning sammenslåing

Avtaler og kontakter kan slås sammen i detaljvisningen ved å klikke ”...“ > Slå sammen.

Skriv inn navnet på avtalen eller kontakten du vil slå sammen med, eller de første bokstavene for å se autofullføringsalternativene.

Etter at du har valgt et element å slå sammen med, velg hvilket element som skal fortsette å eksistere i kontoen din ved å bruke behold disse dataene boblen, og klikk deretter ”Forhåndsvisning“.

Du vil se en forhåndsvisning av ditt nye element, inkludert dataene som er slått sammen i det.

For eksempel hadde ikke denne avtalen noen koblede aktiviteter før, men nå har den en fra den andre avtalen.

Klikk ”Slå sammen“ for å bekrefte endringene.

Verktøy for å slå sammen duplikater

Du kan også slå sammen kontakter ved å åpne konto-menyen øverst til høyre og gå til Verktøy og apper > Slå sammen duplikater.

Etter at du klikker ”Forhåndsvisning,“ vil du bli tatt til det samme forhåndsvisningsvinduet som verktøyet for detaljvisning sammenslåing.

Notater

Du kan bruke notater i stedet for egendefinerte felt for å spare plass også.

For eksempel, i stedet for å opprette et tekst egendefinert felt for klientbeskrivelse, kan du legge til den informasjonen som et notat.