Kunnskapsbase

Databasen din er en av de mest verdifulle ressursene i selskapet ditt. Imidlertid vil noen informasjon med tiden bli utdatert, og hvis du ikke opprettholder helsen og kvaliteten på databasen din, kan det koste selskapet penger og kunder.

Regelmessig vedlikehold av databasen øker effektiviteten og gir høyere konverteringsrater. Her er noen tips som kan hjelpe deg med å frigjøre plass og holde kontoen din kjørende problemfritt.

Slette elementer

Den mest effektive måten å frigjøre plass i kontoen din er å slette data som ikke lenger er nødvendig. Du kan slette enkeltelementer i deres detaljvisning, eller flere samtidig ved å bruke listevisning.

Slette med detaljvisning

For å slette et enkelt element i Pipedrive (lead, avtale, kontakt, produkt, prosjekt), gå til detaljvisningen og klikk "..." > Slett.

Slette med listevisning

Hvis du ønsker å slette en aktivitet eller slette elementer i bulk, gå til listevisningen og velg elementene du ønsker å slette, og klikk deretter på papirkurvikonet.

Du kan opprette og bruke filtre i listevisningen hvis du vil spesifisere hvilke elementer du ønsker å slette, i stedet for å velge dem individuelt.

Slette egendefinerte felter og rapporter

Egendefinerte felter og rapporter påvirkes begge av bruksbegrensninger, så det er viktig å vite hvordan du sletter dem for lagringsstyring.

Egendefinerte felter

Gå til Innstillinger > Datafelt, finn det ønskede feltet og klikk "..." > Slett.

Rapporter

Gå til dine Innsikter, velg den ønskede rapporten og klikk "..." > Fjern fra rapportene dine.

Håndtere avtaler

Det er noen handlinger tilgjengelige for avtaler knyttet til datastyring som andre elementer ikke har. Dette kan være viktig, spesielt siden antallet åpne avtaler du kan ha påvirkes av brukergrenser.

Konvertere avtaler til potensielle

Hvis du har for mange åpne avtaler i kontoen din og trenger å fjerne noen for å gi plass til nye avtaler, kan du flytte disse avtalene til innboksen for potensielle.

Du kan gjøre dette på to måter:

• fra den detaljerte avtalesikten

• fra listevisningen
  

Gjenåpne avtaler

Hvis du har slettet avtaler og ønsker å legge dem tilbake i kontoen din, begynner du med å bruke filteret for alle slettede avtaler.

Velg deretter den ønskede avtalen og, i detaljvisningen, klikk ”Gjenåpne.“

Avtalestatus

Å holde vunne og tapte avtaler åpne påvirker rapportene og statistikken din siden de telles mot avtalelagringen din.

Hvis avtalene dine allerede var vunnet eller tapt, anbefaler vi at du merker dem deretter. Du kan gjøre dette på to forskjellige måter:

• Detaljvisning

• Listevisning

Håndtering av duplikater

En annen flott måte å effektivisere dataene dine og frigjøre plass på er å fjerne eller slå sammen duplikater.

Sammenslåing i detaljvisning

Tilbud og kontakter kan slås sammen i detaljvisningen ved å klikke på ”...“ > Slå sammen.

Skriv inn navnet på tilbudet eller kontakten du ønsker å slå sammen med eller de første bokstavene for å se autofullføringsalternativene.

Etter at du har valgt et element å slå sammen med, velg hvilket element som skal fortsette å eksistere i kontoen din ved å bruke boblen bevar disse dataene og klikk deretter på ”Forhåndsvisning.“

Du vil se en forhåndsvisning av det nye elementet ditt, inkludert dataene som er slått sammen.

For eksempel hadde ikke dette tilbudet noen relaterte aktiviteter før, men nå har det en fra det andre tilbudet.

Klikk på ”Slå sammen“ for å bekrefte endringene.

Verktøy for sammenslåing av duplikater

Du kan også slå sammen kontakter ved å gå til Verktøy og apper > Slå sammen duplikater.

Etter at du klikker på ”Forhåndsvisning,“ vil du bli tatt til samme forhåndsvisningsvindu som verktøyet for sammenslåing i detaljvisning.

Notater

Du kan bruke notater i stedet for egendefinerte felt for å spare plass også.

For eksempel, i stedet for å opprette et tekstegendefinert felt for klientbeskrivelse, kan du legge til den informasjonen som en note.