База знаний

Автоматизации позволяют автоматически отправлять письма на основе событий в вашем процессе продаж, например когда сделка переходит на новый этап или создается лид.

Автоматические письма отправляются через подключенные учетные записи электронной почты. В зависимости от настройки автоматизации письма могут отправляться от владельца автоматизации, владельца элемента, пользователя, который запустил автоматизацию, или из подключенного Team Inbox.

Настройка автоматизации электронной почты

Откройте меню аккаунта и перейдите в Инструменты и приложения > Автоматизации, затем нажмите «+ Автоматизация».

Выберите событие-триггер и добавьте условия, чтобы уточнить, когда должно быть отправлено письмо.

Когда триггер будет готов, перейдите в Выполнить действие > Отправить письмо.

Выберите получателя и отправителя

Используйте поле «Кому», чтобы указать, кто получит письмо. Вы можете добавить предопределенных получателей или указать конкретные адреса электронной почты.

Используйте поле «Учетная запись отправителя», чтобы выбрать, от кого будет отправлено письмо. В зависимости от ваших настроек вы можете выбрать:

• Владелец автоматизации — отправка из подключенной учетной записи электронной почты владельца автоматизации
• Владелец элемента — отправка из учетной записи электронной почты по умолчанию текущего владельца элемента
• Пользователь, запустивший автоматизацию — отправка из учетной записи электронной почты по умолчанию пользователя, запустившего автоматизацию
• Team Inbox — отправка из подключенной учетной записи Team Inbox

Владелец элемента и пользователь, запустивший автоматизацию — это динамические варианты отправителя: отправитель определяется при запуске автоматизации. У соответствующего пользователя должна быть личная учетная запись электронной почты, подключенная к Pipedrive и заданная как учетная запись электронной почты по умолчанию. Если этого не сделать, автоматизация завершится неудачей на шаге отправки письма.

Подробнее о вариантах отправителя и учетных записях электронной почты по умолчанию см. Отправители писем в автоматизациях.

Если ответы должны приходить не на адрес отправителя, откройте меню «Добавить поля» и выберите «Адрес электронной почты для ответа», чтобы добавить один или несколько адресов электронной почты. Например, автоматизация может отправлять письмо из одной учетной записи и при этом направлять ответы владельцу сделки или другому участнику команды, ответственному за переписку.

В меню «Добавить поля» также можно добавить получателей Cc и Bcc для отправки копии и скрытой копии.

Отправка с использованием шаблона

Выберите вкладку «Шаблон», затем выберите нужный шаблон. Чтобы выбрать подходящий шаблон, можно предварительно просмотреть полное содержимое письма.

Если ваш шаблон содержит поля слияния для сделок, лидов, проектов, контактов или организаций, их нужно связать с соответствующими элементами в автоматизации. Так автоматизация понимает, откуда брать данные для заполнения каждого поля слияния.

Например, если шаблон содержит поля слияния сделки, свяжите сделку шаблона письма со сделкой, которую должна использовать автоматизация. Если доступно несколько подходящих элементов, выберите тот, который хотите использовать для письма.

Написать с нуля

Выберите вкладку «Написать», чтобы написать письмо самостоятельно, не используя шаблон.

Введите тему письма и составьте его текст.

Вы также можете использовать поля слияния, чтобы вставлять информацию из элементов, уже используемых в автоматизации. Например, если автоматизация запускается из сделки, вы можете автоматически добавить в письмо данные, такие как имя контактного лица по сделке, название сделки, владелец сделки и другая информация о сделке.

Чтобы после отправки письмо отображалось в нужных видах подробностей, нажмите «+ Добавить поля» и выберите связанные элементы, в которых оно должно отображаться. Например, если связать письмо со сделкой, оно будет отображаться в виде подробностей этой сделки.

Отслеживание вовлеченности и добавление подписи

Под текстом письма вы найдете три флажка, которые доступны как при создании письма с нуля, так и при использовании шаблона:

• Отслеживать открытие письма — уведомляет вас, когда получатель открывает письмо
• Отслеживать переходы по ссылкам — уведомляет вас, когда получатель нажимает ссылку в письме
• Использовать подпись электронной почты — добавляет подпись, настроенную в параметрах синхронизации эл. почты

Когда будете готовы, нажмите «Применить действие».

Настройка времени отправки письма

Действие «Отправить письмо» можно комбинировать с другими шагами автоматизации, чтобы точно настроить время отправки сообщения или действия после отправки. Перейдите в Следующий шаг > Ожидание, затем выберите тип ожидания.

Добавить задержку

В раскрывающемся меню выберите длительность задержки: в минутах, часах, днях или неделях. Если выбраны дни или недели, вы также можете указать время окончания задержки.

Добавить ожидание события

Выберите событие для отслеживания, например обновление письма, затем задайте условие, которое должно запускать следующий шаг.

Затем задайте ограничение по времени, в течение которого автоматизация будет ждать указанное событие.

Ответ в существующей переписке

Один из распространенных способов продолжить общение — добавить шаг «Ждать события» после первого письма, а затем отправить еще одно письмо, если получатель не отвечает в течение заданного периода.

Следующий шаг с письмом можно настроить, перейдя в Выполнить действие > Отправить письмо. Если вы не хотите создавать этот шаг с нуля, можно скопировать и вставить предыдущий шаг «Отправить письмо». Затем выберите новый шаг, чтобы внести изменения.

Чтобы отправить ответ в рамках исходной переписки по письму, включите «Отправить в цепочке» и свяжите его с предыдущим шагом письма.

Продолжение автоматизации электронной почты

Отправка письма не обязательно должна быть последним шагом автоматизации. После отправки вы можете продолжить настройку: например, обновить связанную сделку или контакт либо создать последующую задачу для команды.

Если у вас возникают проблемы с отправкой писем, откройте наше руководство по устранению неполадок.