Kunskapsbas

En del av att hantera ett team är att fördela affärer jämnt bland teammedlemmarna. Med Pipedrives automatiska tilldelningsverktyg kan du ställa in regler för att hantera detta automatiskt.

Var du hittar den automatiska tilldelningsverktyget

Klicka på ”...” för att öppna navigeringsfältet på vänster sida av din skärm eller gå till Inställningar.

Båda dessa vägar kommer leda dig till funktionssidan, där du kan börja konfigurera automatiska tilldelningsregler.

Så här ställer du in den automatiska tilldelningsverktyget

Klicka på ”+ Regel” för att skapa en ny automatisk tilldelningsregel.

Välj objektet (lead eller deal) och händelserna som ska följa regeln.

Deal

• Deal tillagd – Tilldela nya dealar till specifika ägare
• Deal uppdaterad – Tilldela en befintlig deal till en ägare efter att den har ändrat pipeline eller steg

Lead

• Lead tillagd – Tilldela nya leads till specifika ägare
  

Därefter behöver du definiera villkoren för den regeln. Villkor är filter som en möjlighet (lead eller deal) måste uppfylla för att tilldelas en ägare.

När villkoren är specificerade, måste du välja en mottagartyp och mottagare.

Det finns fyra mottagartyper att välja mellan:

• Användare – Väljer en enda användare på ditt konto att tilldela nyss skapade deals till
• Lag – Väljer ett lag på ditt konto och använder ett round-robin-system för att fördela nyss skapade data mellan dess medlemmar
• Organisationens ägare – Om leadet eller dealen redan har en befintlig organisation kopplad till den kan du tilldela leadet eller dealen till den befintliga organisationsägaren
• Personens ägare – Om leadet eller dealen redan har en befintlig kontaktperson kopplad till den kan du tilldela leadet eller dealen till den befintliga kontaktpersonens ägare

I nästa steg måste du konfigurera regelinställningarna. Du kommer se ett fält för regelnamn (obligatoriskt) och beskrivning (valfritt). Markera ”Aktivera” rutorna och spara ändringarna.

Hantera dina regler

Om du har skapat två eller fler regler måste du definiera varje regels prioritet. Klicka på “Ange prioritet” och ställ in den önskade ordningen med hjälp av ikonen ＝.

När en ny affär skapas kommer funktionen att försöka matcha den mot den första regeln på listan. Om kriterierna inte matchar kommer den att gå igenom reglerna tills en matchning hittas.

Kontrollera tilldelningshistoriken

I fliken ”Historik” hittar du loggarna för leads och affärer samt deras status.

I denna vy kan du se:

• Om några av reglerna triggades
• Användaren som objektet tilldelades till
• När tilldelningsverktyget behandlade det nyskapade objektet

Du kan filtrera dina loggar efter specifika datum som allt, idag och igår. Dessutom kan du tillämpa filter baserat på enheter och händelser.

Varför misslyckas min tilldelningsregel?

Om du klickar på fliken ”Inte tilldelad” hittar du en lista med alla leads och affärer som inte tilldelats automatiskt till en ägare.

Anledningarna till varför en tilldelningsregel kan misslyckas är följande:

• Användare ej funnen – den användare som anges som mottagare existerar inte eller är inaktiv
• Ingen användare i teamet – ingen av användarna i laget som anges som mottagare var i stånd att ta emot ägandeskapet för dealen eller leadet
• Fel – okänt fel

För regler med person som ägare eller organisation som ägare som mottagare:

• Organisation ej funnen – dealen eller leadet hade ingen länkad organisation
• Organisations-ID ej funnen – organisationen existerar inte eller är inaktiv
• Person ej funnen – dealen eller leadet hade ingen kopplad person
• Person-ID ej funnen - personen existerar inte eller är inaktiv

Om du har oväntade fel med tilldelningsregler, kontakta vårt supportteam.