Kunskapsbas

Det finns två sätt att ta bort en aktiv användare från företagets Pipedrive-konto:

• Inaktivera en användare – tar bort användarens åtkomst till Pipedrive och frigör användarplatsen för en annan användare. Användarens namn och e-postadress finns kvar i kontot.
• Ta bort en användare – tar bort användarens namn, e-postadress och profilbild permanent från kontot. En användare måste inaktiveras innan du kan ta bort användaren.

Innan du inaktiverar en användare visar Pipedrive vilka objekt och data användaren äger, så att du kan granska dem och överföra ägarskapet för det som fortfarande behövs.

Inaktiverade användare

När du inaktiverar en användare händer följande med användarens data och kontoinställningar:

Användaruppgifterna förblir synliga

Den inaktiverade användarens namn, e-postadress och profilbild finns kvar i företagets konto.

För att se en översikt öppnar du kontomenyn uppe till höger, går till Hantera användare > Inaktiverade och klickar på ”...” > Användaröversikt bredvid användarens namn.

Objekten förblir tilldelade användaren

Prospekt, affärer, kontakter, produkter, aktiviteter, projekt, arbetsuppgifter, deluppgifter och milstolpar förblir tilldelade den inaktiverade användaren om du inte överför ägarskapet.

Anteckningar och filer finns kvar

Anteckningar, kommentarer och filer finns kvar under den inaktiverade användarens namn.

Kontosynkroniseringar upphör

E-postsynkronisering, kontaktsynkronisering, kalendersynkronisering och synkronisering med Google Drive upphör automatiskt.

Delade e-postmallar och mejl finns kvar, medan privata mejl raderas

• Delade e-postmallar som användaren har skapat finns kvar i kontot
• Delade mejl som är kopplade till objekt finns kvar i kontot
• Privata mejl som är kopplade till objekt raderas efter 30 dagar

Mötesbokarlänkar slutar fungera

Användarens offentliga mötesbokarlänk slutar fungera när användaren inaktiveras.

Filter kan fortfarande hänvisa till inaktiverade användare

Offentliga filter som den inaktiverade användaren har skapat finns kvar i användarens konto. Befintliga filtervillkor som hänvisar till en inaktiverad användare fortsätter att fungera, men du kan inte skapa nya filter med en inaktiverad användare.

Ändringar i Inblick

När en användare inaktiveras:

• Delade översiktspaneler överförs automatiskt till kontots första administratör
• Offentliga länkar till översiktspaneler som användaren har skapat inaktiveras automatiskt
• Rapporter som delas med andra användare i företaget blir otillgängliga
• Den inaktiverade användaren finns kvar i rapporter och mål där användaren redan ingick
• Du kan fortfarande skapa nya filter i Inblick med inaktiverade användare som villkor

Omfördelning i LeadBooster

• Live-chatt: den inaktiverade användaren tas bort från chattarna så att andra användare kan ta över dem
• Dialogrobot: en annan användare ersätter automatiskt den inaktiverade användaren i spelboksredigeraren. Kontrollera mejladressen om en anpassad mejladress användes tidigare.
• Webbformulär: en annan användare ersätter automatiskt den inaktiverade användaren i inställningarna för var formulärsvaren sparas. Kontrollera mejladressen om en anpassad mejladress användes tidigare.

Ändrad åtkomst till Smart Docs

• Dokument: öppna mappen i molnet där dokumentet lagras om du vill visa eller redigera ett dokument som användaren har skapat. Läs mer om var dokument lagras.
• Mallar: för att du ska kunna använda en mall som användaren har skapat måste användaren ge dig behörighet innan hen inaktiveras. Du behöver också åtkomst till mappen i molnet där mallen lagras.
• E-signaturer: du kan komma åt dokument som en inaktiverad användare har skickat för signering om du har behörighet att visa affären som de är kopplade till

Åtkomst till DocuSign-dokument

Du kan fortfarande komma åt dokument som en inaktiverad användare har skickat för signering via DocuSign-appen.

Åtkomst till QuickBooks-fakturor

Fakturor som en inaktiverad användare har skapat är fortfarande tillgängliga om en annan användare är ansluten till QuickBooks.

Campaigns skickas fortfarande som planerat

Schemalagda kampanjer som en inaktiverad användare har skapat skickas fortfarande som planerat.

Överför automatiseringar

Innan du inaktiverar en användare visar Pipedrive hur många automatiseringar användaren äger och låter dig överföra ägarskapet till en annan aktiv global administratör direkt i vyn för inaktivering.

Vi rekommenderar starkt att du överför ägarskapet till en annan global administratör innan du inaktiverar användaren. Det bidrar till att varje automatisering har en aktiv ägare som kan granska inställningarna, se till att nödvändiga appar och funktioner förblir anslutna och förebygga fel när automatiseringen körs.

Om du överför ägarskapet

• Automatiseringen inaktiveras för alla
• Samma användare som tidigare kan utlösa automatiseringen
• Automatiseringen visas i den nya ägarens listvy över automatiseringar

Den nya ägaren får ett meddelande i Pipedrive och ett mejl med en direktlänk till automatiseringen, så att hen kan granska den och återaktivera den när allt ser rätt ut.

Om du inte överför ägarskapet innan du inaktiverar användaren

• Om automatiseringen var inställd på att utlösas av alla användare inaktiveras den för alla
• Om automatiseringen var inställd på att utlösas av utvalda användare inaktiveras den bara för den inaktiverade användaren. Listan över användare som kan utlösa automatiseringen förblir oförändrad, liksom varje användares aktiva status. Körningar kan ändå börja misslyckas om automatiseringen är beroende av den tidigare ägarens åtkomst till appar eller andra funktioner som inte längre är tillgängliga efter inaktiveringen.
• Du kan hitta automatiseringen senare med filtret ”Ägs av inaktiverade användare” i listan över automatiseringar, från översiktspanelen eller via datarensning

Ägaren till företagskontot får ett mejl med en länk för att granska automatiseringarna som den inaktiverade användaren äger och ändra vem som äger dem.

Regler för automatisk tilldelning misslyckas

Om en inaktiverad användare ingår i en tilldelningsregel fortsätter regeln att köras, men den misslyckas när användarens status kontrolleras. Granska alla aktiva regler för automatisk tilldelning som omfattar en inaktiverad användare.

Appar från Marknadsplatsen avinstalleras

Appar som den inaktiverade användaren har installerat avinstalleras automatiskt. Om användaren hade behörighet som global administratör avinstalleras även appar från Marknadsplatsen som användaren har lagt till för andra användare.

Webhooks inaktiveras

Webhooks som en inaktiverad användare har skapat inaktiveras automatiskt.

Borttagna användare

När du tar bort en användare gäller allt ovan, och dessutom händer följande.

Användaruppgifter tas bort

Användarens namn, e-postadress och profilbild tas bort från företagskontot. Användaren visas som deleted user eller deleted user, IDxxxxxxxx.

Prospekt, affärer, projekt, personer, organisationer, automatiseringar, produkter, aktiviteter, arbetsuppgifter, deluppgifter och milstolpar förblir tilldelade en borttagen användare om du inte överför ägarskapet innan du tar bort användaren. Eftersom användarens namn och mejladress är borta kan du inte längre söka efter eller välja den personen.

Överför ägarskapet innan du tar bort användaren om du behöver hitta användarens objekt senare.