Kunskapsbas

Att ha en stor databas med affärer, personer eller andra objekt kan vara naturligt när du hanterar din försäljning. Det är dock att förvänta att en del information blir inaktuell med tiden. Att uppdatera var och en av dem manuellt är möjligt, men om det finns mycket information som behöver uppdateras kan det ta betydande tid och ansträngning som du annars skulle kunna använda för att stänga affärer.

Du kan använda funktionerna för massredigering och filtrering i listvyn för att redigera data i större mängder, men vad händer om du redan har all data du behöver i ett kalkylark och vill få in detta i Pipedrive utan att skapa dubbletter? Av den anledningen möjliggör Pipedrive att du kan uppdatera din databas i bulk genom att importera ett kalkylark med funktionen Pipedrive System ID.

Pipedrive System-ID-funktion

I Pipedrive tilldelas varje objekt – affär, person, organisation, aktivitet, produkt, anteckning – ett unikt ID vid skapandet. Du hittar detta ID i webbadressen för detaljvyn för varje objekt, eller så kan du lägga till det som en kolumn i listvyn.

Exportera dina data

Vilka ID och fält ska jag använda?

För att uppdatera dina objekt (affärer, personer, organisationer, produkter, etc.) är det nödvändigt att inkludera Pipedrive System ID och eventuella andra fält som du vill uppdatera.

Till exempel, säg att du vill ändra värdena, fasen och ägaren för befintliga affärer. Du behöver exportera en lista med ID-kolumnen samt kolumnerna Värde, Fas och Ägare.

Observera att du kan exportera andra kolumner som referens, som till exempel titeln. Dock kommer alla ändringar som du gör i dessa kolumner skrivas över vid import.

Hur får jag Pipedrive System IDs i listvyn?

För att göra ID-kolumnen synlig i listvyn, klicka på tandhjulsikonen för att öppna avsnittet "Välj kolumner", sök och välj önskat ID-fält och klicka på "Spara".

Du kan skapa ett filter för att begränsa listan till endast de poster du vill uppdatera. När listvyn är konfigurerad att visa dina Pipedrive System ID-fält, exportera listan här:

Importera dina data

När du har exporterat, gör alla nödvändiga ändringar i datan i kalkylarket. Här är ett exempel på hur ditt kalkylark kan se ut när du exporterar det innan ändringarna:

Och här är ett exempel på samma kalkylark efter att ändringar har gjorts. Tänk på att ID-fälten inte behöver ändras. Du behöver bara ändra den information som behöver uppdateras i Pipedrive.

Därefter importerar du kalkylarket till Pipedrive och kartlägger de motsvarande ID-fälten till sina kolumner.

När alla fält är kartlagda, klicka på “Nästa” och slutför importen. Pipedrive System ID kommer automatiskt att uppdatera din databas med din nya information, eftersom Pipedrive kan identifiera vilka element du uppdaterar baserat på Pipedrive System ID.