Kunskapsbas

Du kan importera data till Pipedrive med XLS-, XLSX- och CSV-filer. Det gör att du kan lägga till eller uppdatera poster som personer, organisationer, leads, affärer, projekt, aktiviteter, anteckningar och produkter i bulk.

Innan du importerar, se till att dina data stämmer överens med hur Pipedrive organiserar information. Till exempel bör företag importeras som organisationer.

Om du vill ha ett praktiskt exempel kan du ladda ner ett exempelkalkylblad, gå kursen ”Kom igång med grunderna” på Pipedrive Academy eller delta i vårt veckovisa webbinarium för en guidad genomgång.

Du kan också läsa mer om CRM-dataimport och export i detta inlägg.

Innan du börjar

Om du förbereder filen korrekt undviker du fel vid importen.

Bestäm vad du vill importera

Börja med att definiera vilka objekt du vill skapa eller uppdatera i Pipedrive. Det avgör hur kalkylbladet ska struktureras.

Du kanske till exempel bara vill importera kontakter, kontakter med affärer eller nya affärer för befintliga kontakter.

Strukturera ditt kalkylblad

Ditt kalkylblad bör följa ett enkelt format:

• Varje kolumn motsvarar ett fält i Pipedrive (t.ex. namn, affärsvärde)
• Varje rad motsvarar en post

Alla data i en rad länkas samman. Om en rad till exempel innehåller ett personnamn, ett organisationsnamn och ett affärsvärde skapar och länkar Pipedrive alla tre.

Ta med obligatoriska fält

Varje objekt måste innehålla sina obligatoriska fält. Om de saknas importeras objekten inte.

Till exempel:

• Personer kräver ett namn (eller förnamn och efternamn)
• Organisationer kräver ett namn
• Affärer och leads kräver en länkad person eller organisation

För att minska antalet dubbletter bör du ta med ytterligare identifierare, till exempel e-postadress eller telefonnummer, när det är möjligt.

Matcha fält i Pipedrive

Se till att varje kolumn i kalkylbladet motsvarar ett fält i Pipedrive.

Om dina data inte matchar standardfält, skapa anpassade fält innan du importerar. Du kan göra detta i kontomenyn > Personliga inställningar > Datafält.

En lista över vilka fält som stöds och hur de mappas vid import hittar du i den här artikeln.

Kontrollera filkraven

Innan du laddar upp filen, kontrollera att den uppfyller dessa krav:

• XLS-, XLSX- eller CSV-format
• En flik per import
• En rubrikrad med kolumnnamn
• Högst 50 000 rader
• Filstorlek under 50 MB

Så fungerar importprocessen

Gå till kontomenyn > Verktyg och appar > Importera data > Importera från kalkylblad och klicka sedan på ”Kom igång.

Klicka på ”Nästa” för att fortsätta.

Steg 1: Filinformation

Välj de datatyper som ingår i filen. Pipedrive markerar obligatoriska fält och förväntad struktur.

Klicka på ”Nästa” för att fortsätta.

Steg 2: Ladda upp fil

Klicka på ”Ladda upp kalkylblad” och välj din fil.

När filen har laddats upp kontrollerar Pipedrive automatiskt vanliga problem, till exempel:

• filformat som inte stöds
• överskridna radgränser
• saknade rubrikrader
• tomma eller feljusterade kolumner

Om det finns ett problem visas ett felmeddelande med vägledning om vad du behöver åtgärda. Om allt ser korrekt ut kan du gå vidare till nästa steg.

Steg 3: Matcha fält

Pipedrive matchar automatiskt kolumnerna i kalkylbladet med fält baserat på kolumnnamnen.

Granska de matchade fälten noggrant. Om en kolumn inte matchas kan du dra den och tilldela den manuellt.

Om ett fält inte finns, lägg till ett anpassat fält.

När du är klar med kartläggningen, klicka på “Nästa.”

Steg 4: Förhandsgranska

Förhandsgranskningen visar hur dina data kommer att se ut efter importen.

Kontrollera att:

• Data har tilldelats rätt fält
• Objekten är korrekt länkade
• Ingen information saknas

Det här är din sista chans att upptäcka problem innan importen slutförs.

Steg 5: Slutför

Välj hur dubbletter ska hanteras. Om dubbletter upptäcks kan du slå ihop dem i stället för att skapa nya poster.

Klicka på ”Starta import” för att slutföra processen.

Efter din import

När importen är klar ser du en sammanfattning på fliken importhistorik.

Den visar hur många poster som lades till, uppdaterades, slogs ihop eller hoppades över. Klicka på ”Visa” för att se detaljer.

Åtgärda överhoppade poster

Om vissa rader inte importerades visas de i en skip-fil med orsaken till varje fel.

Rader kan till exempel hoppas över på grund av ett ogiltigt datumformat.

Så här åtgärdar du detta:

• Ladda ner skip-filen
• Korrigera problemen
• Importera filen på nytt

Återställ en import

Vid behov kan du återställa en import från fliken importhistorik inom 48 timmar.

Om knappen återställ inte är tillgänglig, kontakta vårt supportteam för hjälp.