Bilgi Bankası

Otomatik işlemler, satış sürecinizdeki olaylara göre e-postaları otomatik olarak göndermenizi sağlar. Örneğin bir anlaşmanın yeni bir aşamaya taşınması veya bir müşteri adayının oluşturulması gibi.

Otomatik e-postalar, bağlı e-posta hesapları üzerinden gönderilir. Otomatik işleminizin nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak e-postalar otomatik işlem sahibi, öğe sahibi, otomatik işlemi tetikleyen kişi veya bağlı bir Takım Gelen Kutusu üzerinden gönderilebilir.

E-posta otomatik işlemi ayarlama

Hesap menüsünü açın ve Araçlar ve uygulamalar > Otomatik işlemler bölümüne gidin, ardından “+ Otomatik işlem” seçeneğine tıklayın.

Bir tetikleyici olay seçin ve e-postanın ne zaman gönderileceğini daraltmak için koşullar ekleyin.

Tetikleyiciniz hazır olduğunda Bir eylem gerçekleştir > E-posta gönder bölümüne gidin.

Alıcı ve gönderen seçme

E-postayı kimin alacağını belirlemek için “Kime” alanını kullanın. Önceden tanımlanmış alıcılar ekleyebilir veya belirli e-posta adresleri girebilirsiniz.

E-postanın kimden gönderileceğini seçmek için “Gönderen hesabı” alanını kullanın. Kurulumunuza bağlı olarak şunlar arasından seçim yapabilirsiniz:

• Otomatik işlem sahibi – otomatik işlem sahibinin bağlı e-posta hesabından gönderir
• Öğe sahibi – öğenin mevcut sahibinin varsayılan e-posta hesabından gönderir
• Tetikleyen kullanıcı – otomatik işlemi tetikleyen kişinin varsayılan hesabından gönderir
• Takım Gelen Kutusu – bağlı bir Takım Gelen Kutusu hesabından gönderir

Öğe sahibi ve tetikleyen kullanıcı dinamik gönderen seçenekleridir; yani gönderen, otomatik işlem çalıştığında belirlenir. İlgili kullanıcının Pipedrive’a bağlı ve varsayılan e-posta hesabı olarak ayarlanmış kişisel bir e-posta hesabı olmalıdır. Değilse, otomasyon e-posta gönderme adımında başarısız olur.

Gönderen seçenekleri ve varsayılan e-posta hesapları hakkında daha fazla bilgi için Otomatik işlemlerde e-posta gönderenleri bölümüne bakın.

Yanıtların gönderen adresinden farklı bir adrese gitmesi gerekiyorsa “Alan ekle” menüsünü açın ve bir veya daha fazla e-posta adresi eklemek için “Yanıt e-posta adresi” seçeneğini belirleyin. Örneğin bir otomatik işlem, bir hesaptan e-posta gönderirken yanıtları anlaşma sahibine veya görüşmeden sorumlu başka bir takım üyesine yönlendirebilir.

Alan ekle menüsünden, karbon kopya ve gizli karbon kopya teslimi için Cc ve Bcc alıcıları da ekleyebilirsiniz.

Şablon kullanarak gönderme

“Şablon” sekmesini seçin, ardından kullanmak istediğiniz şablonu belirleyin. Doğru şablonu seçmenize yardımcı olması için e-posta içeriğinin tamamını önizleyebilirsiniz.

Şablonunuz anlaşmalar, müşteri adayları, projeler, kişiler veya organizasyonlar için birleştirme alanları içeriyorsa bunları otomatik işleminizdeki ilgili öğelere bağlamanız gerekir. Bu, otomatik işleme her bir birleştirme alanını doldurmak için kullanılan verileri nereden alacağını söyler.

Örneğin şablonunuz anlaşma birleştirme alanları içeriyorsa e-posta şablonu anlaşmasını otomatik işlemin kullanmasını istediğiniz anlaşmaya bağlayın. Birden fazla eşleşen öğe varsa e-posta için kullanmak istediğiniz öğeyi seçin.

Sıfırdan oluşturma

Şablon kullanmak yerine e-postayı kendiniz yazmak için “Oluştur” sekmesini seçin.

E-posta konusunu girin ve e-posta gövdesini oluşturun.

Otomatik işleminizde zaten kullanılan öğelerden bilgi eklemek için birleştirme alanlarını da kullanabilirsiniz. Örneğin otomatik işleminiz bir anlaşmadan tetikleniyorsa anlaşmanın ilgili kişi adı, anlaşma başlığı, anlaşma sahibi ve diğer anlaşma bilgileri gibi ayrıntıları e-postanıza otomatik olarak ekleyebilirsiniz.

E-postanızın gönderildikten sonra doğru detaylı görünümlerde görünmesi için “+ Alan ekle” seçeneğine tıklayın ve görünmesini istediğiniz bağlı öğeleri seçin. Örneğin e-postayı bir anlaşmaya bağlamak, e-postanın o anlaşmanın detaylı görünümünde görünmesini sağlar.

Etkileşimi izleme ve imza ekleme

E-posta gövdesinin altında, e-postayı kendiniz oluştururken veya şablon kullanırken geçerli olan üç onay kutusu bulursunuz:

• E-posta açılmasını izle – alıcı e-postayı açtığında sizi bilgilendirir
• Bağlantı açılmasını izle – alıcı e-postadaki bir bağlantıya tıkladığında sizi bilgilendirir
• E-posta imzası kullan – e-posta eşitleme ayarlarınızda yapılandırılmış imzayı ekler

Hazır olduğunuzda “Eylemi uygula” seçeneğine tıklayın.

E-postanın ne zaman gönderileceğini kontrol etme

Mesajın tam olarak ne zaman gönderileceğini veya gönderildikten sonra ne olacağını kontrol etmek için e-posta gönder eyleminizi diğer otomatik işlem adımlarıyla birleştirebilirsiniz. Sonraki adım > Bekle bölümüne gidin, ardından bir bekleme türü seçin.

Gecikme ekleme

Gecikmenin dakika, saat, gün veya hafta cinsinden ne kadar süreceğini açılır menüden seçin. Gün veya hafta seçtiyseniz gecikmenin sona ereceği zamanı da ayarlayabilirsiniz.

Bir olayı bekleme ekleme

İzlenecek bir olay seçin (ör. e-posta güncellendi), ardından sonraki adımı tetiklemesi gereken koşulu tanımlayın.

Ardından otomatik işlemin belirttiğiniz olayı ne kadar süre bekleyeceği için zaman sınırını ayarlayın.

Mevcut bir görüşmede yanıt verme

Takip etmenin yaygın bir yolu, ilk e-postanızdan sonra bir olayı bekle adımı eklemek ve alıcı belirli bir süre içinde yanıt vermezse başka bir e-posta göndermektir.

Sonraki e-posta adımını Bir eylem gerçekleştir > E-posta gönder bölümüne giderek ayarlayabilirsiniz. Bu adımı sıfırdan oluşturmak istemiyorsanız önceki e-posta gönder adımını kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Ardından düzenlemeler yapmak için yeni adımı seçin.

Yanıtınızı orijinal e-postanın görüşmesi içinde göndermek için “Konu dizisinde gönder” seçeneğini açın ve önceki e-posta adımınızla bağlayın.

E-posta otomatik işlemine devam etme

E-posta göndermek, otomatik işleminizdeki son adım olmak zorunda değildir. E-posta gönderildikten sonra otomatik işlemi oluşturmaya devam edebilirsiniz. Örneğin ilgili anlaşmayı veya kişiyi güncelleyebilir ya da takımınız için bir takip etkinliği oluşturabilirsiniz.

E-posta gönderirken sorun yaşıyorsanız sorun giderme kılavuzumuzu ziyaret edin.