База знань

Автоматизації дають змогу автоматично надсилати листи на основі подій у вашому процесі продажів, наприклад коли угода переходить на новий етап або створюється лід.

Автоматизовані листи надсилаються через підключені облікові записи електронної пошти. Залежно від налаштувань автоматизації, листи можуть надсилатися від власника автоматизації, власника елемента, користувача, який запускає автоматизацію, або з підключеної Командної скриньки.

Налаштування автоматизації електронної пошти

Відкрийте меню облікового запису й перейдіть до Інструменти та додатки > Автоматизації, а потім натисніть “+ Автоматизація”.

Виберіть подію-тригер і додайте умови, щоб точніше визначити, коли має бути надіслано лист.

Коли тригер буде готовий, перейдіть до Виконати дію > Надіслати лист.

Виберіть одержувача й відправника

Використовуйте поле “Кому”, щоб визначити, хто отримає лист. Ви можете додати попередньо визначених одержувачів або вказати конкретні адреси електронної пошти.

Використовуйте поле “Обліковий запис відправника”, щоб вибрати, від кого надсилатиметься лист. Залежно від ваших налаштувань, ви можете вибрати:

• Власник автоматизації – надсилання з підключеного облікового запису електронної пошти власника автоматизації
• Власник елемента – надсилання з облікового запису електронної пошти за замовчуванням поточного власника елемента
• Користувач, який запустив тригер – надсилання з облікового запису за замовчуванням користувача, який запустив автоматизацію
• Командна скринька – надсилання з підключеного облікового запису Командної скриньки

Власник елемента і користувач, який запустив тригер — це динамічні варіанти відправника, тобто відправник визначається під час запуску автоматизації. Відповідний користувач повинен мати особистий обліковий запис електронної пошти, підключений до Pipedrive і встановлений як обліковий запис електронної пошти за замовчуванням. Якщо це не так, автоматизація не спрацює на кроці надсилання листа.

Докладніше про варіанти відправника й облікові записи електронної пошти за замовчуванням див. у статті Відправники листів в автоматизаціях.

Якщо відповіді мають надходити не на адресу відправника, відкрийте меню “Додати поля” і виберіть “Адреса електронної пошти для відповіді”, щоб додати одну або кілька адрес електронної пошти. Наприклад, автоматизація може надіслати лист з одного облікового запису, а відповіді спрямувати власнику угоди або іншому учаснику команди, відповідальному за розмову.

У меню Додати поля також можна додати одержувачів Cc і Bcc для надсилання копії та прихованої копії.

Надсилання за допомогою шаблону

Виберіть вкладку “Шаблон”, а потім виберіть шаблон, який хочете використати. Ви можете попередньо переглянути повний вміст листа, щоб вибрати потрібний шаблон.

Якщо ваш шаблон містить поля злиття для угод, лідів, проєктів, контактних осіб або організацій, вам потрібно пов’язати їх із відповідними елементами у вашій автоматизації. Так автоматизація розуміє, звідки брати дані для заповнення кожного поля злиття.

Наприклад, якщо ваш шаблон містить поля злиття угоди, пов’яжіть угоду шаблону листа з угодою, яку має використовувати автоматизація. Якщо доступно кілька відповідних елементів, виберіть той, який хочете використати для листа.

Створення з нуля

Виберіть вкладку “Створити”, щоб написати лист самостійно замість використання шаблону.

Введіть тему листа й створіть текст листа.

Ви також можете використовувати поля злиття, щоб вставляти інформацію з елементів, які вже використовуються у вашій автоматизації. Наприклад, якщо ваша автоматизація запускається від угоди, ви можете автоматично додати до листа такі дані, як ім’я контактної особи угоди, назва угоди, власник угоди та інша інформація про угоду.

Щоб після надсилання лист відображався в потрібних детальних переглядах, натисніть “+ Додати поля” і виберіть пов’язані елементи, у яких він має з’явитися. Наприклад, якщо пов’язати лист з угодою, він відображатиметься в детальному перегляді цієї угоди.

Відстежуйте взаємодію та додайте підпис

Під текстом листа ви знайдете три прапорці, які застосовуються незалежно від того, створюєте ви лист вручну чи використовуєте шаблон:

• Відстежувати відкриття листа – сповіщає вас, коли одержувач відкриває лист
• Відстежувати відкриття посилань – сповіщає вас, коли одержувач натискає посилання в листі
• Використовувати підпис електронної пошти – додає підпис, налаштований у параметрах синхронізації електронної пошти

Коли все буде готово, натисніть “Застосувати дію”.

Керуйте часом надсилання листа

Ви можете поєднати дію Надіслати лист з іншими кроками автоматизації, щоб точно контролювати, коли повідомлення буде надіслано або що станеться після надсилання. Перейдіть до Наступний крок > Очікування, а потім виберіть тип очікування.

Додати затримку

У розкривному меню виберіть тривалість затримки в хвилинах, годинах, днях або тижнях. Якщо ви вибрали дні або тижні, також можна встановити час завершення затримки.

Додати очікування на подію

Виберіть подію для відстеження, наприклад лист оновлено, а потім визначте умову, яка має запустити наступний крок.

Далі встановіть обмеження часу, протягом якого автоматизація чекатиме на вказану вами подію.

Відповідь у наявній розмові

Поширений спосіб подальшої взаємодії — додати крок очікувати на подію після першого листа, а потім надіслати ще один лист, якщо одержувач не відповість протягом заданого періоду.

Ви можете налаштувати наступний крок із листом, перейшовши до Виконати дію > Надіслати лист. Якщо ви не хочете створювати цей крок з нуля, можете скопіювати й вставити попередній крок Надіслати лист. Потім виберіть новий крок, щоб внести зміни.

Щоб надіслати відповідь у межах оригінальної розмови електронної пошти, увімкніть “Надіслати в ланцюжку” і пов’яжіть її з попереднім кроком листа.

Продовження автоматизації електронної пошти

Надсилання листа не обов’язково має бути останнім кроком у вашій автоматизації. Після надсилання ви можете продовжити налаштування, наприклад оновити пов’язану угоду або контактну особу чи створити завдання для подальшої взаємодії для вашої команди.

Якщо у вас виникли проблеми з надсиланням листів, перегляньте наш посібник з усунення несправностей.