Znalostní báze

Automatizace vám umožňují automaticky odesílat e-maily na základě událostí ve vašem obchodním procesu, například když se deal přesune do nové fáze nebo když se vytvoří lead.

Automatizované e-maily se odesílají přes připojené e-mailové účty. Podle toho, jak je automatizace nakonfigurovaná, se e-maily mohou odesílat od vlastníka automatizace, vlastníka položky, uživatele, který automatizaci spustí, nebo z připojené Týmové schránky.

Nastavení e-mailové automatizace

Otevřete nabídku účtu, přejděte na Nástroje a aplikace > Automatizace a klikněte na „+ Automatizace“.

Vyberte událost spouštěče a přidejte podmínky, které upřesní, kdy se má e-mail odeslat.

Jakmile bude spouštěč připravený, přejděte na Provést akci > Odeslat e-mail.

Výběr příjemce a odesílatele

Pomocí pole „Komu“ určete, kdo e-mail obdrží. Můžete přidat předdefinované příjemce nebo zadat konkrétní e-mailové adresy.

V poli „Účet odesílatele“ vyberte, od koho se e-mail odešle. Podle svého nastavení můžete vybrat z těchto možností:

• Vlastník automatizace – odesílá z připojeného e-mailového účtu vlastníka automatizace
• Vlastník položky – odesílá z výchozího e-mailového účtu aktuálního vlastníka položky
• Spouštějící uživatel – odesílá z výchozího účtu uživatele, který automatizaci spustil
• Týmová schránka – odesílá z připojeného účtu Týmové schránky

Možnosti Vlastník položky a spouštějící uživatel jsou dynamické možnosti odesílatele, což znamená, že se odesílatel určí až při spuštění automatizace. Příslušný uživatel musí mít k Pipedrive připojený osobní e-mailový účet a nastavený ho jako výchozí e-mailový účet. Pokud ho nemá, automatizace selže v kroku odesílání e-mailu.

Další informace o možnostech odesílatele a výchozích e-mailových účtech najdete v článku Odesílatelé e-mailů v automatizacích.

Pokud mají odpovědi chodit jinam než na adresu odesílatele, otevřete nabídku „Přidat pole“ a vyberte „E-mailová adresa pro odpověď“. Pak přidejte jednu nebo více e-mailových adres. Automatizace může například odeslat e-mail z jednoho účtu a zároveň směrovat odpovědi vlastníkovi dealu nebo jinému členovi týmu odpovědnému za konverzaci.

V nabídce Přidat pole můžete také přidat příjemce Kopie a Skrytá kopie pro doručení kopie a skryté kopie.

Odeslání pomocí šablony

Vyberte kartu „Šablona“ a pak zvolte šablonu, kterou chcete použít. Můžete si zobrazit náhled celého obsahu e-mailu, abyste snáze vybrali správnou šablonu.

Pokud vaše šablona obsahuje slučovací pole pro dealy, leady, projekty, osoby nebo organizace, budete je muset propojit s příslušnými položkami ve své automatizaci. Automatizace tak bude vědět, odkud má získat data pro vyplnění jednotlivých slučovacích polí.

Pokud například vaše šablona obsahuje slučovací pole dealu, propojte deal e-mailové šablony s dealem, který má automatizace použít. Pokud je k dispozici více odpovídajících položek, vyberte tu, kterou chcete pro e-mail použít.

Napsání od nuly

Vyberte kartu „Napsat“, pokud chcete e-mail napsat sami místo použití šablony.

Zadejte předmět e-mailu a napište jeho text.

Ke vložení informací z položek, které už v automatizaci používáte, můžete využít také slučovací pole. Pokud se například vaše automatizace spouští z dealu, můžete do e-mailu automaticky přidat údaje, jako je jméno kontaktní osoby dealu, název dealu, vlastník dealu a další informace o dealu.

Aby se e-mail po odeslání zobrazil ve správných detailních zobrazeních, klikněte na „+ Přidat pole“ a vyberte propojené položky, ve kterých se má zobrazit. Například propojením e-mailu s dealem zajistíte, že se zobrazí v detailním zobrazení daného dealu.

Sledování zapojení a přidání podpisu

Pod tělem e-mailu najdete tři zaškrtávací políčka, která platí bez ohledu na to, jestli e-mail píšete sami nebo používáte šablonu:

• Sledovat otevření e-mailu – upozorní vás, když příjemce e-mail otevře
• Sledovat otevření odkazu – upozorní vás, když příjemce klikne na odkaz v e-mailu
• Použít e-mailový podpis – přidá podpis nakonfigurovaný v nastavení synchronizace e-mailů

Až budete připraveni, klikněte na „Použít akci“.

Nastavení času odeslání e-mailu

Akci odeslat e-mail můžete zkombinovat s dalšími kroky automatizace a přesně určit, kdy se zpráva odešle nebo co se stane po jejím odeslání. Přejděte na Další krok > Čekat a potom vyberte typ čekání.

Přidání zpoždění

V rozbalovací nabídce vyberte, jak dlouho má zpoždění trvat – v minutách, hodinách, dnech nebo týdnech. Pokud jste vybrali dny nebo týdny, můžete také nastavit čas, kdy zpoždění skončí.

Přidání čekání na událost

Vyberte událost, kterou chcete sledovat, například e-mail aktualizován, a potom definujte podmínku, která má spustit další krok.

Potom nastavte časový limit, po který má automatizace čekat na zadanou událost.

Odpověď v existující konverzaci

Běžný způsob následné komunikace je přidat po prvním e-mailu krok počkat na událost a poté odeslat další e-mail, pokud příjemce v nastaveném časovém období neodpoví.

Další e-mailový krok nastavíte tak, že přejdete na Provést akci > Odeslat e-mail. Pokud tento krok nechcete vytvářet od nuly, můžete zkopírovat a vložit předchozí krok odeslat e-mail. Potom vyberte nový krok a proveďte úpravy.

Pokud chcete odpověď odeslat v rámci původní e-mailové konverzace, zapněte možnost „Odeslat ve vlákně“ a propojte ji s předchozím e-mailovým krokem.

Pokračování e-mailové automatizace

Odeslání e-mailu nemusí být posledním krokem vaší automatizace. Po odeslání můžete automatizaci dál rozšiřovat, například aktualizovat související deal nebo osobu, případně vytvořit pro svůj tým následnou aktivitu.

Pokud máte potíže s odesíláním e-mailů, podívejte se na našeho průvodce řešením potíží.